Goede Personeelsplanning zorgt ervoor dat de personeelsvraag en beschikbare capaciteit zo goed mogelijk op elkaar aansluiten.
Niet alleen vandaag, maar ook over een paar weken en maanden.
Hoeveel medewerkers heb je nodig? Wanneer heb je ze nodig? Welke kennis en vaardigheden moeten beschikbaar zijn? En hoe zorg je dat de inzet ook past binnen contracten, wetgeving en de wensen van medewerkers?
Wanneer die keuzes goed op elkaar aansluiten, wordt roosteren een stuk eenvoudiger.
Personeelsplanning draait om het afstemmen van de personeelsvraag op de beschikbare medewerkers.
Je kijkt naar hoeveel capaciteit nodig is, wanneer deze nodig is en welke kennis en vaardigheden daarbij horen. Het rooster is daar een belangrijk onderdeel van, maar goede Personeelsplanning begint al veel eerder.
Wil je eerst uitgebreider de basis induiken? Lees dan wat Personeelsplanning is.
Personeel is schaars en organisaties hebben steeds meer te maken met wisselende personeelsvragen, verschillende contractvormen, verlof, verzuim en wensen van medewerkers.
Tegelijkertijd wil je voorkomen dat planners iedere dag opnieuw tekorten moeten oplossen.
Dat vraagt om verder vooruitkijken.
Wanneer je eerder ziet waar tekorten of overschotten ontstaan, heb je meer mogelijkheden om bij te sturen. Bijvoorbeeld door contracturen anders in te zetten, medewerkers op te leiden, flexibele capaciteit te organiseren of recruitment eerder te starten.
Personeelsplanning wordt daarmee steeds minder een activiteit aan het einde van het proces en steeds meer een belangrijk onderdeel van de bedrijfsvoering.
Personeelsplanning speelt op verschillende momenten.
Op langere termijn maak je keuzes over formatie, vaardigheden en toekomstige personeelsbehoefte.
Vervolgens bepaal je hoeveel capaciteit de komende maanden nodig is en welke capaciteit beschikbaar komt.
Daarna vertaal je dat naar concrete diensten en roosters.
Hoe beter die niveaus met elkaar verbonden zijn, hoe minder problemen uiteindelijk bij de planner terechtkomen.
Lees ook meer over strategische Personeelsplanning en capaciteitsplanning.
Veel problemen worden pas zichtbaar wanneer het rooster wordt gemaakt.
De oorzaak ligt vaak eerder.
Op papier zijn voldoende medewerkers en contracturen aanwezig, maar juist op de drukste momenten ontbreekt capaciteit.
Dan heb je niet per se te weinig personeel. De beschikbaarheid sluit vooral niet goed aan op de vraag.
Contracturen zijn niet hetzelfde als uren die je daadwerkelijk kunt inplannen.
Verlof, verzuim, opleidingen, overleg en andere activiteiten verminderen de inzetbare capaciteit.
Wanneer daar onvoldoende rekening mee wordt gehouden, ontstaat een capaciteitsplan dat op papier klopt, maar in het rooster niet uitvoerbaar blijkt.
Een team kan genoeg medewerkers hebben en toch onvoldoende capaciteit.
Als specifieke werkzaamheden alleen door medewerkers met bepaalde kennis of kwalificaties uitgevoerd mogen worden, moet je daar al eerder rekening mee houden.
Een extra dienst, flexmedewerker of externe collega kan een tekort prima oplossen.
Maar als dat iedere week nodig is, is het interessant om verder terug te kijken.
Past de formatie nog bij de personeelsvraag? Zijn contracten goed verdeeld? Is er voldoende flexibiliteit? Of ontstaat het tekort steeds op dezelfde momenten?
Soms wordt pas tijdens het roosteren duidelijk dat er simpelweg onvoldoende capaciteit beschikbaar is.
Van de planner wordt vervolgens verwacht dat het rooster toch rondkomt.
Maar een goed rooster kan een structureel capaciteitsprobleem niet oplossen.
Goede Personeelsplanning vraagt om inzicht.
Denk aan gegevens over personeelsvraag, contracturen, verlof, verzuim, beschikbaarheid, kwalificaties, flexibele inzet en roosterwijzigingen.
Door die informatie met elkaar te verbinden, zie je eerder waar het verschil ontstaat tussen wat je nodig hebt en wat beschikbaar is.
Bijvoorbeeld wanneer:
Data helpt je dan om niet alleen het roosterprobleem te zien, maar ook de oorzaak erachter.
Goede Personeelsplanning geeft je eerder inzicht in wat eraan komt.
Daardoor kun je eerder keuzes maken en hoef je minder vaak op het laatste moment te reageren.
Het levert onder andere op:
Het doel is niet om iedere verandering te voorkomen.
Het doel is dat je eerder ziet wat er verandert en voldoende mogelijkheden hebt om daarop te reageren.
Personeelsplanning en Workforce Management zijn nauw met elkaar verbonden.
Personeelsplanning richt zich sterk op de personele capaciteit en de manier waarop je medewerkers inzet.
Workforce Management kijkt breder naar het hele proces waarin de personeelsvraag, beschikbare capaciteit en werkaanbod voortdurend op elkaar worden afgestemd.
Daarbij komen onder andere prognose, capaciteitsmanagement, roostering, dagsturing, rapportage en optimalisatie samen.
Soms heb je tijdelijk extra kennis of capaciteit nodig. Soms wil je juist het hele planningsproces verbeteren.
Spril is gespecialiseerd in Personeelsplanning en Workforce Management.
We helpen organisaties met interim ondersteuning, Consultancy, Werving & Selectie en opleidingen via de Spril Academie.
Zo kunnen we helpen met de uitdaging van vandaag én met het verder verbeteren van Personeelsplanning voor morgen.
