Schep orde in de chaos met integrale capaciteitsplanning

Alleen maar voordelen?

Waarom is dit de moeite waard? Integrale capaciteitsplanning is cruciaal omdat het helpt om middelen efficiënt te gebruiken, kosten te besparen en de algehele productiviteit te verbeteren. Het zorgt ervoor dat bedrijven kunnen voldoen aan de werkvraag én rekening kunnen houden met schaarse middelen zoals personeel en materiaal.  Daarnaast helpen de verkregen inzichten om beter voorbereid te zijn op toekomstige veranderingen in vraag en aanbod, wat leidt tot meer robuuste en flexibele Personeelsplanning. Kortom: voor elke organisatie de moeite waard om te verkennen wat integraal capaciteitsmanagement kan opleveren. Integraal capaciteitsmanagement is al flink ingeburgerd binnen ziekenhuizen. Dit komt doordat de positieve effecten ervan nog meer versterkt worden:

Is het dan alleen maar positief?

Nee, er zijn een aantal uitdagingen om rekening mee te houden. Eén van de grootste uitdagingen is het verzamelen en analyseren van de benodigde data. Het is niet altijd vanzelfsprekend dat alle gegevens beschikbaar zijn en, als de data er wel is, is er vraag of dit goed geanalyseerd kan worden. Mogelijk moet eerst de rest van het planproces op orde zijn voordat er gestart kan worden met integrale capaciteitsplanning. Hiermee hangt samen de vraag of er genoeg middelen zijn om integraal capaciteitsmanagement uit te voeren. Omdat deze benadering alle onderdelen van de bedrijfsvoering raakt, betekent dit ook dat alle afdelingen hiervoor tijd moeten vrij maken, informatie moeten aanleveren en betrokken moeten zijn bij het proces. Mogelijk is er ook weerstand tegen verandering en zijn er andere werkwijzen in verschillende afdelingen. Dit zijn allemaal zaken die optimaal integraal capaciteitsmanagement in de weg kunnen staan en waar dus rekening mee gehouden moet worden.

Uiteindelijk gedijt integrale capaciteitsplanning bij een cultuur die flexibiliteit en innovatie aanmoedigt, maar deze cultuur ontstaat niet van de één op de andere dag. Binnen ziekenhuizen heb je daarnaast ook te maken met een aantal specifieke uitdagingen, zoals de onvoorspelbaarheid van de zorgvraag, de beperkte beschikbaarheid van personeel en middelen en veranderende regelgeving en beleid in de zorg. Integrale capaciteitsplanning zal deze vraagstukken niet oplossen maar het kan wel de implementatie ervan bemoeilijken. Een plan van aanpak hiervoor is dus nodig om te zorgen dat je implementatie ook écht integraal is.

Van theorie naar praktijk

Integraal capaciteitsmanagement kan in elke organisatie er anders uit zien, maar de stappen die gevolgd worden zijn vergelijkbaar, ook al zijn de details anders. Hieronder ter inspiratie uitgewerkt hoe integrale capaciteitsplanning wordt uitgevoerd binnen een ziekenhuis, waarbij het gaat om het zorgvuldig plannen en beheren van de benodigde middelen, zoals personeel, bedden, operatiekamers en medische apparatuur, om aan de vraag van patiënten te voldoen.

Stap 1: analyse van huidige capaciteit

Als eerste is het belangrijk om een inventarisatie te maken van alle middelen die nodig zijn om zorg te leveren en vast te stellen welke normen en kwaliteitseisen er zijn, bijvoorbeeld over wat wenselijk is qua bezettingsgraad.

Inventarisatie:

In dit ziekenhuis is vastgesteld dat het optimaal is als er 180 bedden bezet zijn per dag, om ook ruimte te houden voor spoedgevallen. Dit betekent dat de gewenste bezettingsgraad 90% is.

Stap 2: voorspelling van toekomstige vraag

Alle middelen zijn geïnventariseerd, nu is het zaak om te kijken naar wat de verwachte behoefte is. Dit doe je eerst door historische gegevens te analyseren:

• Wat zijn de gemiddelde opnames per week in de afgelopen 6 tot 12 maanden?
• Zijn er seizoensgebonden trends zoals een hogere zorgvraag in de winter?
• Welke organisatorische veranderingen kunnen effect hebben op de voorspelling? Denk aan een verbouwing of aanpassing in dienstverlening in de regio.

Wanneer je alle historische gegevens hebt uitgewerkt, kun je op basis hiervan een forecast maken van verwachte opnames voor de komende maanden.

Stap 3: ontwikkelen van het capaciteitsplan

In de ontwikkeling van het capaciteitsplan houd je rekening met personen en materiaal. Voor personen is het belangrijk om zicht te hebben op:

• Wat zijn de piekperiodes qua afwezigheid en drukte?
• Wat zijn de kaders voor overwerk of plusuren?
• Welke escalaties zijn er mogelijk voor onverwacht uitval van personeel?

Voor materiaal zijn de volgende zaken van belang:

• Wanneer moeten apparaten of locaties onderhoud hebben? Zijn er upgrades gepland en wanneer komen deze voor?
• Wanneer worden medische hulpmiddelen ingekocht en is dit te besturen?
• In hoeverre is het mogelijk om een voorraad aan te leggen van essentiële hulpmiddelen?
• Welk noodplan is er voor uitval van apparatuur?

Stap 4: implementatie van het capaciteitsplan

Daarna is het tijd om het capaciteitsplan te gaan uitvoeren. Hiervoor is het belangrijk om alle relevante stakeholders en medewerkers mee te nemen in de opzet van het capaciteitsplan. Eventuele feedback of benodigde aanpassingen kunnen in deze stap worden uitgevoerd. Op basis van het capaciteitsplan volgen aanpassingen aan het dienstrooster en onderhoudsschema, dit moet geborgd worden in het regulier proces.

Stap 5: monitoring en aanpassing

Een capaciteitsplan is een levend document, wat betekent dat het zaak is om het actueel te houden en bij te stellen waar nodig. Doe dit door feedback te verzamelen: zijn er onbedoelde effecten die niet zijn ingecalculeerd? Het monitoren van de forecast is hierbij het startpunt: wijkt de bedbezetting of aantal opnames sterk af van wat er is verwacht? Een periodieke evaluatiestructuur zorgt ervoor dat het monitoren van het capaciteitsplan op de agenda blijft en dat het capaciteitsplan continu wordt verbeterd.

Klein beginnen

Kortom: het is zaak om klein te beginnen en vast te stellen waar knelpunten zitten, om zo stapsgewijs integraal capaciteitsmanagement verder uit te rollen. Rome is niet in één dag gebouwd en deze aanpak is gebaat bij een gecontroleerde cadans in plaats van een snelle spurt. Hulp nodig of sparren met een ervaringsdeskundige? Neem contact met ons op!

Download:

Whitepaper: Centraal of decentraal gestuurde planning?

Lees meer:

Wat is capaciteitsplanning?

Capaciteitsplanning in de Zorg

Capaciteitsplanning: Centraal of decentraal

Hulp nodig bij:

Ondersteuning

Advies