Een basisrooster geeft collega’s voor een langere periode duidelijkheid over hun werkdagen, werktijden en vrije dagen. Toch past een vast roosterpatroon niet bij iedere organisatie.
In dit artikel lees je wat een basisrooster precies is en hoe het verschilt van een bezettingsplan en een definitief rooster. We leggen uit wanneer een basisrooster goed werkt, welke informatie je nodig hebt en hoe je een gezond en passend patroon maakt. Ook lees je wanneer een basisrooster juist gaat knellen en hoe het aansluit op de kwaliteitscirkel van Spril.
De term basisrooster wordt niet binnen iedere organisatie op dezelfde manier gebruikt. In dit artikel bedoelen we een individueel en herhalend rooster voor een vaste periode.
Iedere collega krijgt een eigen patroon met werk en vrije dagen. Zo kan iemand in de eerste week vooral vroege diensten werken, in de tweede week een combinatie van vroege en late diensten en in de derde week vrij zijn in het weekend. Na de afgesproken cyclus begint het patroon opnieuw.
De verschillende individuele patronen vormen samen de bezetting van het team.
Het basisrooster is het vertrekpunt voor de planning. Verlof, opleidingen, ziekte en tijdelijke veranderingen in het werk worden later verwerkt in het rooster voor de betreffende periode.
Een basisrooster is dus niet automatisch het definitieve rooster.
Deze begrippen worden regelmatig door elkaar gebruikt, terwijl ze iets anders laten zien.
Het bezettingsplan beschrijft hoeveel capaciteit op ieder moment nodig is.
Hierin staat bijvoorbeeld dat op maandagochtend vier collega’s nodig zijn, waaronder minimaal één collega met een bepaalde bevoegdheid. Er staan meestal nog geen namen in.
Het bezettingsplan ontstaat vanuit de prognose en het capaciteitsplan.
In het basisrooster worden de contracturen van collega’s verdeeld over een herhalend patroon.
Hier komen de benodigde bezetting, contractafspraken, beschikbaarheid, roosterregels en vaste wensen bij elkaar.
Het definitieve rooster laat zien wie tijdens een concrete periode werkt.
Hierin zijn verlof, opleidingen, ruilingen, tijdelijke wijzigingen en andere bijzonderheden verwerkt. Dit rooster wordt uiteindelijk gepubliceerd.
Door deze drie onderdelen uit elkaar te houden, wordt duidelijker waar een probleem ontstaat. Een basisrooster kan technisch goed zijn opgebouwd, terwijl de bezetting alsnog niet aansluit op het verwachte werk.
Een basisrooster past vooral bij werk dat redelijk voorspelbaar is.
Denk aan organisaties met herkenbare diensten, terugkerende openingstijden en een werkvraag die per week of roosterperiode beperkt verandert.
Een basisrooster kan ook goed werken wanneer collega’s behoefte hebben aan vaste patronen. Zij weten dan ruim van tevoren welke dagen en tijden zij meestal werken.
Het past minder goed wanneer het werkaanbod sterk wisselt en nauwelijks vooruit te voorspellen is. Ook bij veel tijdelijke inzet, snel veranderende teams of sterk wisselende openingstijden kan een vast patroon te weinig ruimte geven.
Dat betekent niet dat een basisrooster onmogelijk is. De lengte van de cyclus en de ruimte voor aanpassingen moeten dan wel bewust worden gekozen.
Een basisrooster maak je niet door eerst alle contracturen over diensten te verdelen.
Begin met een prognose, ook wel forecast genoemd. Daarmee breng je in beeld hoeveel werk je verwacht en wanneer dit werk plaatsvindt.
Vervolgens bepaal je welke bezetting nodig is. Hoeveel collega’s zijn per moment nodig? Welke functies, vaardigheden en bevoegdheden moeten aanwezig zijn?
Pas daarna vergelijk je de benodigde bezetting met de beschikbare capaciteit.
Meer hierover lees je in Wat is forecasting? en Wat is capaciteitsmanagement?.
Wanneer je deze stappen overslaat, kan een rustig en regelmatig rooster ontstaan dat niet past bij het werk.
Voor het maken van een basisrooster heb je betrouwbare informatie nodig over het werk én over de beschikbare collega’s.
Denk aan contracturen, functies, vaardigheden, vaste beschikbaarheid, openingstijden en geldende roosterregels. Ook structurele overlegmomenten, opleidingen en werkzaamheden buiten de normale bezetting moeten worden meegenomen.
Maak daarbij onderscheid tussen harde afspraken en voorkeuren.
Een contractafspraak of medische beperking kan een harde voorwaarde zijn. Een voorkeur voor een vrije vrijdag is een wens waarmee je rekening probeert te houden, maar die niet altijd kan worden uitgevoerd.
Wanneer alles als harde afspraak wordt behandeld, blijft er weinig ruimte over om een passend rooster te maken.
Een basisrooster ontstaat in een aantal stappen:
Een cyclus van vier weken is niet automatisch beter dan een cyclus van zes of acht weken. De juiste lengte hangt af van de soorten diensten, contracten, weekendverdeling en afspraken binnen de organisatie.
Een langere cyclus biedt vaak meer ruimte om diensten evenwichtig te verdelen. Het patroon kan daardoor wel lastiger te onthouden zijn.
Het grootste voordeel van een basisrooster is voorspelbaarheid.
Collega’s weten welk patroon zij meestal werken en kunnen daar rekening mee houden bij afspraken buiten het werk. Ook planners hoeven niet iedere roosterperiode volledig opnieuw te beginnen.
Een vast patroon kan daarnaast helpen bij een eerlijke verdeling van avond, nacht en weekenddiensten. Die verdeling moet dan wel bewust in de cyclus zijn opgenomen.
Voor de organisatie wordt eerder zichtbaar of de contracturen aansluiten op de benodigde bezetting. Structurele open diensten of overschotten komen daardoor sneller naar voren.
Een basisrooster is geen oplossing voor ieder planningsprobleem.
Wanneer het patroon niet goed aansluit op de werkvraag, ontstaan steeds dezelfde tekorten en overschotten. De planner moet het basisrooster dan iedere periode opnieuw aanpassen.
Ook kunnen vaste patronen na verloop van tijd niet meer passen bij de wensen of situatie van collega’s. Teams veranderen, contracten worden aangepast en het werkaanbod verschuift.
Een basisrooster moet daarom niet jarenlang ongewijzigd blijven omdat het ooit goed werkte.
Bekijk regelmatig of de uitgangspunten nog kloppen. Denk aan de prognose, openingstijden, contractmix, vaardigheden en roosterwensen.
Een voorspelbaar rooster is niet automatisch een gezond rooster.
Een patroon kan zich keurig herhalen en toch veel wisselingen tussen vroege, late en nachtdiensten bevatten. Ook kunnen rustmomenten ongelijk zijn verdeeld of kunnen dezelfde collega’s steeds de zwaarste diensten werken.
Kijk daarom verder dan de minimale regels.
Beoordeel hoeveel opeenvolgende diensten iemand werkt, hoe snel diensten wisselen en hoeveel tijd er is om te herstellen. Kijk ook naar de verdeling van weekenden, feestdagen en belastende diensten over de volledige cyclus.
Het definitieve rooster moet voldoen aan de Arbeidstijdenwet, het Arbeidstijdenbesluit, de geldende cao en de afspraken binnen de organisatie.
Meer over de afweging tussen bezetting en gezond plannen lees je in Is gezond roosteren duur?.
Een basisrooster raakt de dagelijkse agenda van collega’s. Betrek het team daarom bij de inrichting en niet pas wanneer het rooster klaar is.
Dat betekent niet dat iedereen het eigen ideale patroon krijgt. Het betekent wel dat wensen zichtbaar worden, keuzes worden uitgelegd en duidelijk is welke voorwaarden voor iedereen gelden.
Bespreek bijvoorbeeld hoe weekenden en nachtdiensten worden verdeeld, welke vaste wensen mogelijk zijn en hoe vaak het basisrooster wordt beoordeeld.
Een basisrooster kan ook worden gecombineerd met vormen van zelfroosteren. Het basisrooster kan dan de vaste basis vormen, terwijl collega’s binnen afgesproken kaders invloed krijgen op een deel van hun werktijden.
Een basisrooster blijft het uitgangspunt. Het definitieve rooster kan per periode afwijken.
Verlof, opleidingen en bekende afwezigheid verwerk je zo vroeg mogelijk. Bekijk vervolgens of de bezetting nog klopt en welke oplossing nodig is.
Probeer niet iedere afwijking direct op te lossen door het rooster van andere collega’s te wijzigen. Kijk eerst of flexibele capaciteit beschikbaar is, werk kan worden verschoven of diensten anders kunnen worden verdeeld.
Maak vooraf duidelijk wanneer een gepubliceerd rooster nog kan veranderen en wie daarover beslist. Houd daarbij rekening met de arbeidsovereenkomst, de cao, bedrijfsafspraken en de regels voor werk en rusttijden.
Een basisrooster vraagt aandacht wanneer planners iedere periode veel handmatig moeten aanpassen.
Andere signalen zijn terugkerende open diensten, structureel overwerk, grote verschillen tussen geplande en gewerkte uren en collega’s die regelmatig buiten het basispatroon werken.
Kijk dan niet alleen naar losse diensten. Onderzoek waarom het patroon niet meer aansluit.
Mogelijk is de prognose veranderd, zijn er onvoldoende contracturen beschikbaar of ontbreken bepaalde vaardigheden. Het kan ook zijn dat de gekozen cyclus te kort is of dat er te veel vaste wensen zijn opgenomen.
Soms moet het basisrooster worden aangepast. In andere situaties ligt de oplossing eerder bij capaciteitsmanagement, contracten of de manier waarop het werk wordt georganiseerd.
Een basisrooster hoort vooral bij Rooster maken, maar kan niet los worden gezien van de andere stappen binnen de kwaliteitscirkel van Spril.
Bij Prognose maken breng je het verwachte werk in beeld.
Bij Capaciteit beheren bepaal je welke collega’s, uren en vaardigheden beschikbaar zijn.
Tijdens Rooster maken vertaal je deze informatie naar individuele en herhalende roosterpatronen.
Bij Dagsturing uitvoeren reageer je op afwijkingen in het werk en de aanwezige capaciteit.
Met Rapportage opstellen maak je zichtbaar hoe vaak van het basisrooster is afgeweken en waardoor dat kwam.
Bij Optimalisatie adviseren gebruik je deze inzichten om het roosterpatroon, de capaciteit of de afspraken te verbeteren.
Wanneer het basisrooster vaak moet worden aangepast, is dat dus niet alleen een roosterprobleem. Het kan een signaal zijn dat een eerdere stap binnen de kwaliteitscirkel aandacht nodig heeft.
Een basisrooster kan veel duidelijkheid geven, maar moet passen bij het werk en de organisatie.
Stel daarom vooraf deze vragen:
Zijn veel aanpassingen nodig voordat een rooster kan worden gepubliceerd, dan is een andere roostermethode mogelijk passender.
In Wat voor soort rooster past het beste bij jouw organisatie? lees je meer over verschillende roostermethoden.
Spril helpt organisaties bij het ontwerpen, beoordelen en verbeteren van basisroosters.
We kijken niet alleen naar het roosterpatroon. We onderzoeken ook de prognose, benodigde bezetting, beschikbare capaciteit, roosterregels en wensen van collega’s.
Zo ontstaat een basisrooster dat duidelijkheid geeft én aansluit op het werk dat gedaan moet worden.