Capaciteitsplanning in de zorg

Capaciteitsplanning in de zorgorganisatie

Capaciteitsplanning in de zorg is een belangrijk onderdeel van een goede besturing van de zorgorganisatie. Iedere zorgorganisatie zou het periodiek opstellen van benodigde formatie (lees: capaciteitsplan) door een capaciteitsmanager moeten borgen in de organisatie als deel van de doelstellingen.

Behalve dat een capaciteitsplan (zie “1.0 Schema proces capaciteitsplanning” hierboven) inzicht geeft in uitval en beschikbare capaciteit kunnen organisaties in de zorg deze gegevens gebruiken om het  volledige proces in te richten. Dit is een belangrijk onderdeel van capaciteitsmanagement in de zorg. Een capaciteitsplan in de zorg helpt om beleid te vertalen naar doelstellingen en om sturen op de gegevens. Ook voor kleine teams zoals in de zorg.

Capaciteitsmanagement in de zorg

Het proces capaciteitsplanning is slechts een deel van wat we capaciteitsmanagement in de zorg noemen. Het proces wordt aangevuld door de inhoud van de planning en de organisatie van de planning.

De inhoud van de planning bestaat uit:

• De formatie en de contactenmix
• Beschikbaarheid van de medewerkers
• De benodigde capaciteit
• Het netto benodigd werk
• Het bruto benodigd werk
• Een vertaling van bruto werk naar taken of diensten

De organisatie van de planning omvat:

• Welke software en hulpmiddelen zijn er voor handen
• Hoe is de (plan)organisatie ingericht
• De benodigde competenties en vaardigheden
• Op welke wijze wordt er gepland
• De benodigde informatie
• De hiërarchische inrichting

Capaciteitsmanagement in ziekenhuizen

Ziekenhuizen en zorgorganisaties die capaciteitsmanagement hebben ingericht zien de kwaliteit van de zorg stijgen en de kosten dalen. Ook zien ze de medewerkerstevredenheid stijgen om dat de medewerkers eerder weten waar ze aan toe zijn en vooral minder met wijzigingen in roosters worden geconfronteerd. Dat laatste helpt in de balans tussen werk en privé.

Praktisch: het beperkt onder- of overbezetting, omdat het in een vroeg stadium al inzicht geeft in de benodigde formatie of diensten. Sturing op capaciteit draagt wezenlijk bij aan de doelstellingen van de organisatie.

Capaciteitsplanning maken

Het proces capaciteitsplanning is een essentieel onderdeel van personeelsplanning op tactisch en operationeel niveau. Het geeft de mogelijkheid om uw visie naar arbeid te vertalen en om doelstellingen te realiseren. In het proces bepaald u de koers van de planning en de organisatie voor het komende jaar. Het is een daadkrachtig middel welke op hoofdlijnen de inzet van medewerkers laat aansluiten bij de voorspelde zorgvraag. Het minimale niveau waarop capaciteitsmanagement plaatsvindt is op weekbasis. Te veel inzoomen op detail is hier niet van toepassing, dat vindt verderop in het planproces plaats. Op het operationele vlak vindt juist de fijnmazige personeelsplanning plaats. Welke kwalificaties zijn er op de dag nodig en voldoet het rooster hier aan? Hoeveel mensen kunnen er per week en per dag met vakantie in juli en augustus? Het is van belang voldoende capaciteit in huis te hebben om aan de trainings- en opleidingsbehoefte te voldoen.

Effecten van het capaciteitsplanning en -management:

• Inzicht in procestijden en aantallen
• een duidelijk beleidskader
• het geeft richting aan sturing op uitval
• het geeft een referentiekader
• een uitstekende basis voor het planproces
• stabielere roosters en minder kans op overwerk

Capaciteitsplanning vaak onderdeel planningssoftware

Capaciteitsplanning is vaak onderdeel van bestaande planningssoftware. Ieder pakket heeft zijn eigen uitgangspunten en verschillen, maar allen voldoen ze aan de belangrijkste voorwaarden: ze combineren werk, personeel, uitval, historische gegevens en het financieel aspect. Ook in Excel is een goed capaciteitsplan te bouwen.

Een capaciteitsplan geeft u de mogelijkheid om aan de knoppen te draaien en de tactische keuzes voor uw organisatie te maken. Een waardevolle investering dus.

Capaciteitsplan

Het opstellen van een capaciteitsplan is een specialisme binnen personeelsplanning waarin veel organisaties hebben geïnvesteerd en deze investering is het waard. Een capaciteitsplan geeft uw organisatie naast inzicht in uitval een mogelijkheid om het werk te flexibiliseren de volgende mogelijkheden:

• Sturing op uitval
• Direct inzicht in de beschikbaarheid van uw medewerkers
• De zorgvraag op functieniveau en op weekbasis
• De bruto en netto beschikbare capaciteit

''Edwin van der Hilst is iemand die in kansen denkt ipv problemen. Hij is snel, deskundig en met de nodige humor! Prettig mee samen te werken.''
- Zorggroep Meander