Capaciteitsplanning in de zorg helpt je om de verwachte zorgvraag en de beschikbare personele capaciteit op tijd bij elkaar te brengen. Niet pas wanneer het rooster gemaakt moet worden, maar weken en maanden vooruit.
Dat is belangrijk omdat voldoende medewerkers alleen niet genoeg is. Je hebt de juiste capaciteit nodig op het juiste moment, met de juiste kwalificaties en vaardigheden. Door vooruit te kijken zie je eerder waar tekorten of overschotten ontstaan en kun je keuzes maken voordat deze problemen zichtbaar worden in het rooster.
Capaciteitsplanning in de zorg is het vooruitkijken naar de hoeveelheid werk die je verwacht en bepalen hoeveel personele capaciteit daarvoor nodig is.
Je brengt de verwachte zorgvraag, benodigde uren en beschikbare capaciteit bij elkaar. Daarbij kijk je bijvoorbeeld naar contracturen, verlof, verzuim, opleidingen, vacatures, instroom en uitstroom.
Ook kwalificaties zijn belangrijk. Een totaal van 500 beschikbare uren zegt weinig als een deel van die uren niet inzetbaar is voor het werk dat gedaan moet worden.
Capaciteitsplanning geeft daarom niet alleen antwoord op de vraag hoeveel medewerkers je nodig hebt, maar vooral welke capaciteit je wanneer nodig hebt.
Binnen de zorg kan de personeelsvraag verschillen per afdeling, locatie, cliëntgroep, periode en moment van de week.
Tegelijkertijd is personele capaciteit niet onbeperkt beschikbaar. Medewerkers hebben contractafspraken, verlof, opleidingen en verschillende kwalificaties. Ook ziekte, vacatures en verloop hebben invloed op wat daadwerkelijk inzetbaar is.
Wanneer je hier pas tijdens het roosteren naar kijkt, ben je vaak te laat.
Een capaciteitsplan maakt eerder zichtbaar waar capaciteit ontbreekt of juist over is. Daardoor kun je vooraf bepalen welke maatregelen nodig zijn.
Denk aan anders verdelen van capaciteit, aanpassen van contracturen, opleiden van medewerkers, inzetten van flexibele capaciteit of tijdig starten met werving.
Een goede Capaciteitsplanning begint bij de zorgvraag.
Hoeveel werk verwacht je de komende periode? Welke werkzaamheden horen daarbij? Hoeveel tijd is daarvoor nodig en welke kwalificaties moeten beschikbaar zijn?
Vanuit die informatie bepaal je de benodigde capaciteit.
Dat klinkt eenvoudig, maar het is belangrijk om niet direct vanuit het bestaande rooster te rekenen. Een rooster laat vooral zien hoe je capaciteit op dit moment inzet. Een capaciteitsplan kijkt juist vooruit naar wat je daadwerkelijk nodig hebt.
Daarmee voorkom je dat historische keuzes automatisch de basis worden voor de toekomst.
Een veelgemaakte fout is rekenen met alleen contracturen.
Wanneer een team gezamenlijk 1.000 contracturen heeft, betekent dat niet dat er iedere week 1.000 uur beschikbaar is voor directe inzet.
Verlof, verzuim, opleidingen, overleg en andere activiteiten verminderen de inzetbare capaciteit.
Daarom maak je binnen een goede Capaciteitsplanning onderscheid tussen bruto en netto capaciteit.
De bruto capaciteit laat zien hoeveel contractuele capaciteit aanwezig is. De netto capaciteit laat zien wat daarvan daadwerkelijk inzetbaar is voor het werk.
Juist dat verschil is belangrijk. Een team kan op papier voldoende formatie hebben en in de praktijk toch structureel capaciteit tekortkomen.
Capaciteitsplanning in de zorg gaat niet alleen over aantallen medewerkers of FTE.
Ook de samenstelling van de medewerkerspool bepaalt of je voldoende capaciteit hebt.
Welke functies zijn nodig? Welke kwalificaties moeten aanwezig zijn? Wanneer zijn medewerkers beschikbaar? En hoeveel flexibiliteit is nodig om verschillen in de zorgvraag op te vangen?
Daarmee raakt Capaciteitsplanning direct aan Poolmanagement.
Poolmanagement helpt je om de omvang en samenstelling van je medewerkerspool zo in te richten dat deze aansluit op de verwachte personeelsvraag.
De kracht van een capaciteitsplan zit niet in het getal onderaan de berekening, maar in wat je ermee kunt doen.
Door de benodigde en beschikbare capaciteit naast elkaar te zetten, zie je waar verschillen ontstaan.
Misschien verwacht je over drie maanden een tekort aan een bepaalde kwalificatie. Misschien is er tijdens de zomerperiode structureel minder capaciteit beschikbaar. Of misschien blijkt dat een afdeling op sommige momenten capaciteit over heeft terwijl een andere afdeling juist tekortkomt.
Wanneer je dit vroeg ziet, heb je meer mogelijkheden om te handelen.
Je kunt scenario's vergelijken en bepalen welke oplossing het beste past bij de organisatie.
Capaciteitsplanning en roosteren worden regelmatig door elkaar gehaald, maar hebben een andere functie.
Met Capaciteitsplanning kijk je vooruit naar hoeveel capaciteit nodig is en beschikbaar komt.
Bij roosteren verdeel je die capaciteit vervolgens over concrete dagen en diensten.
Een rooster kan dus technisch helemaal gevuld zijn, terwijl er onderliggend toch een capaciteitsprobleem bestaat. Bijvoorbeeld omdat medewerkers veel extra werken, verlof moeilijk opgenomen kan worden of steeds externe capaciteit nodig is.
Andersom kan een goed capaciteitsplan richting geven aan het roosterproces. Je weet dan vooraf hoeveel ruimte er is voor verlof, welke kwalificaties nodig zijn en waar mogelijk tekorten ontstaan.
De juiste periode en het juiste detailniveau hangen af van de organisatie.
Voor Capaciteitsplanning wil je voldoende vooruitkijken om nog keuzes te kunnen maken. Tegelijkertijd heeft het weinig waarde om maanden vooruit al op het niveau van individuele diensten te plannen.
Je kijkt daarom eerst naar grotere tijdseenheden en vertaalt deze later naar het rooster.
Op strategisch niveau kijk je naar ontwikkelingen voor de langere termijn. Welke zorgvraag verwacht je en welke medewerkers en vaardigheden zijn straks nodig?
Op tactisch niveau vertaal je dit naar de komende maanden. Hoeveel capaciteit heb je nodig, hoeveel is beschikbaar en waar ontstaan verschillen?
Operationeel worden deze keuzes uiteindelijk zichtbaar in de roosters en dagelijkse inzet.
Zo vormen de verschillende niveaus samen één proces binnen Personeelsplanning en Workforce Management.
Ook de manier waarop Capaciteitsplanning is georganiseerd heeft invloed op de kwaliteit ervan.
Sommige zorgorganisaties werken met centrale capaciteitsplanners. Andere leggen een groot deel van de verantwoordelijkheid bij teams, locaties of leidinggevenden.
Beide vormen hebben voordelen en aandachtspunten. Een centrale inrichting geeft meer overzicht over meerdere teams en locaties. Decentraal plannen zorgt ervoor dat kennis van het dagelijkse werk dichtbij blijft.
Veel organisaties kiezen daarom voor een combinatie.
Meer hierover lees je in Capaciteitsplanning centraal, decentraal of gecombineerd organiseren?.
Een capaciteitsplan één keer maken is niet genoeg.
De zorgvraag verandert, medewerkers komen en gaan, verzuim ontwikkelt zich anders dan verwacht en vacatures worden eerder of later ingevuld.
Daarom wil je het capaciteitsplan regelmatig actualiseren.
Je vergelijkt de verwachting met wat daadwerkelijk gebeurt, onderzoekt afwijkingen en past uitgangspunten aan wanneer dat nodig is.
Daarmee wordt Capaciteitsplanning geen los Excelbestand, maar een vast onderdeel van de besturing van de organisatie.
Dat sluit aan op Capaciteitsmanagement, waarbij niet alleen het maken van het plan centraal staat, maar ook het organiseren, uitvoeren en continu verbeteren ervan.
Een goede Capaciteitsplanning geeft eerder inzicht in wat eraan komt en welke keuzes nodig zijn.
Dat helpt om minder afhankelijk te zijn van oplossingen op het laatste moment en om betere afspraken te maken over formatie, flexibele capaciteit, verlof, opleidingen en werving.
Spril helpt zorgorganisaties met het opzetten en verbeteren van Capaciteitsplanning, Personeelsplanning en Workforce Management.
Met onze Consultancy kijken we samen naar het huidige proces, de berekeningen, rollen en verantwoordelijkheden en zorgen we dat Capaciteitsplanning niet alleen wordt gemaakt, maar ook daadwerkelijk wordt gebruikt.