Strategische Personeelsplanning helpt je vooruit te kijken. Niet alleen naar hoeveel medewerkers je vandaag nodig hebt, maar vooral naar de mensen, kennis en capaciteit die je organisatie in de toekomst nodig heeft.
Waar wil je organisatie over een paar jaar staan? Welke werkzaamheden veranderen? Welke kennis en vaardigheden zijn dan nodig? En sluit je huidige personeelsbestand daar nog op aan?
Met strategische Personeelsplanning, vaak afgekort als SPP, maak je die vragen concreet. Zo kun je vandaag al keuzes maken voor de personeelsbezetting van morgen.
Strategische Personeelsplanning is het vertalen van de koers van een organisatie naar de toekomstige personeelsbehoefte.
Daarbij kijk je naar twee kanten.
Kwantitatief, hoeveel capaciteit heb je straks nodig?
Kwalitatief, welke kennis, vaardigheden en competenties zijn nodig om het werk goed uit te voeren?
Vervolgens vergelijk je die toekomstige behoefte met je huidige personeelsbestand. Waar ontstaan verschillen? Heb je straks te weinig capaciteit, ontbreekt bepaalde kennis of verwacht je juist een overschot?
Op basis daarvan kun je keuzes maken over bijvoorbeeld instroom, ontwikkeling, doorstroom, flexibiliteit en de inrichting van functies.
Strategische Personeelsplanning vormt daarmee een belangrijke basis voor goede Personeelsplanning.
Veel personeelsvraagstukken zie je ruim van tevoren aankomen, als je ernaar kijkt.
Denk aan een grote groep medewerkers die de komende jaren uitstroomt, groei van de organisatie, veranderende werkzaamheden of nieuwe technologie die andere kennis vraagt.
Zonder strategische Personeelsplanning worden zulke ontwikkelingen soms pas zichtbaar wanneer het probleem al speelt.
Met SPP kijk je eerder vooruit. Daardoor ontstaat meer tijd om medewerkers te ontwikkelen, nieuwe collega's te vinden, kennis te behouden en bewuste keuzes te maken over vaste en flexibele capaciteit.
Het doel is niet om precies te voorspellen hoe de organisatie er over vijf jaar uitziet. Het doel is om beter voorbereid te zijn op wat er kan veranderen.
Een goede strategische Personeelsplanning begint bij de richting van de organisatie.
Waar willen we naartoe? Welke groei of verandering verwachten we? Welke dienstverlening willen we straks bieden? En wat betekent dat voor het werk?
Daarna vertaal je die ontwikkelingen naar personeel.
Hoeveel medewerkers zijn straks nodig? Welke functies worden belangrijker? Welke kennis verdwijnt mogelijk door uitstroom? Welke medewerkers kunnen doorgroeien? En welke expertise moet misschien van buiten komen?
Vervolgens kijk je naar wat je nu hebt.
Het verschil tussen de huidige situatie en de toekomstige behoefte laat zien waar actie nodig is.
Strategische Personeelsplanning blijft niet hangen bij een visie voor over drie of vijf jaar.
De keuzes die je maakt, moeten uiteindelijk worden vertaald naar concrete capaciteit.
Daar komt capaciteitsplanning in beeld.
Binnen strategische Personeelsplanning bepaal je bijvoorbeeld welke functies, kennis en personele capaciteit in de toekomst nodig zijn. Binnen capaciteitsplanning maak je vervolgens concreter hoeveel capaciteit nodig is om de verwachte hoeveelheid werk uit te voeren.
Zo ontstaat een duidelijke verbinding tussen organisatiedoelen, personeelsbehoefte en de daadwerkelijke inzet van medewerkers.
Strategische Personeelsplanning staat niet los van de dagelijkse Personeelsplanning.
Op strategisch niveau kijk je meerdere jaren vooruit. Welke capaciteit en kennis heeft de organisatie straks nodig?
Op tactisch niveau vertaal je dit naar bijvoorbeeld formatie, capaciteitsplannen, opleidingsbehoefte en de gewenste flexibiliteit.
Op operationeel niveau komt dit uiteindelijk terug in roosters en de dagelijkse inzet van medewerkers.
Deze niveaus horen bij elkaar. Een rooster kan nog zo goed zijn, maar als structureel te weinig capaciteit beschikbaar is, blijf je tegen dezelfde problemen aanlopen.
Binnen Workforce Management en Personeelsplanning draait het daarom om de verbinding tussen lange termijn, capaciteit, roostering en dagelijkse sturing.
Strategische Personeelsplanning is niet alleen een onderwerp voor HR.
HR beschikt over informatie over het personeelsbestand, instroom, uitstroom en ontwikkeling. Finance kijkt naar kosten en budget. Operations weet welke werkzaamheden veranderen en het management bepaalt de richting van de organisatie.
Ook de planorganisatie heeft waardevolle informatie. Daar wordt vaak als eerste zichtbaar waar structurele tekorten ontstaan, welke inzet moeilijk te organiseren is en waar de beschikbare capaciteit niet goed aansluit op de personeelsvraag.
Door die informatie samen te brengen, ontstaat een realistischer beeld van wat de organisatie straks nodig heeft.
Je hoeft niet direct een volledig uitgewerkt plan voor de komende vijf jaar te hebben.
Begin met de informatie die al beschikbaar is.
Kijk naar de strategie van de organisatie, de verwachte ontwikkeling van het werk, het huidige personeelsbestand en de belangrijkste ontwikkelingen in instroom en uitstroom.
Maak daarna een aantal realistische scenario's.
Wat gebeurt er als de vraag groeit? Wat betekent verwachte uitstroom voor bepaalde functies? Welke kennis wordt schaarser? En hoeveel tijd is nodig om medewerkers te ontwikkelen of nieuwe collega's te vinden?
Door deze vragen regelmatig opnieuw te bekijken, wordt strategische Personeelsplanning geen eenmalig project, maar een vast onderdeel van de sturing van je organisatie.
Een strategisch personeelsplan heeft pas waarde wanneer je de uitkomsten vertaalt naar keuzes.
Welke capaciteit moet je opbouwen? Welke kennis wil je behouden? Waar zijn opleidingen nodig? Welke functies veranderen? En wat betekent dat voor je capaciteitsplanning en dagelijkse Personeelsplanning?
Juist die vertaling van lange termijn naar de praktijk maakt strategische Personeelsplanning waardevol.
Spril helpt organisaties om strategie, capaciteit en Personeelsplanning met elkaar te verbinden. We brengen de huidige en toekomstige situatie in beeld en helpen om die te vertalen naar concrete keuzes voor de organisatie.
Wil je hiermee aan de slag? Bekijk dan wat onze consultants voor jouw organisatie kunnen betekenen.