De Arbeidstijdenwet, ATW, bepaalt de kaders voor werktijden, rusttijden, pauzes, nachtdiensten en bijzondere vormen van inzet.
Daarmee is de ATW belangrijk binnen zowel Workforce Management als Personeelsplanning. De regels spelen namelijk niet alleen een rol wanneer het rooster wordt gemaakt. Ze hebben ook invloed op capaciteitskeuzes, diensttijden, flexibele inzet en de manier waarop je dagelijks bijstuurt.
Een goede inrichting zorgt ervoor dat je niet pas aan het einde controleert of een rooster mag, maar al eerder keuzes maakt die uitvoerbaar én gezond zijn.
De Arbeidstijdenwet bevat regels over hoeveel medewerkers mogen werken en hoeveel rust daar tegenover moet staan. Het doel is medewerkers beschermen tegen te lange werktijden en onvoldoende herstel.
Voor werknemers van 18 jaar en ouder gelden algemene regels. Voor bepaalde sectoren, beroepen en situaties kunnen aanvullende of afwijkende regels gelden vanuit het Arbeidstijdenbesluit, een cao of andere collectieve afspraken.
Dat maakt de ATW voor planners soms best uitgebreid. Daarom hebben we de belangrijkste regels ook apart verzameld in onze samenvatting Arbeidstijdenwet en FAQ Arbeidstijdenwet.
Binnen WFM bepaal je hoeveel capaciteit nodig is, wanneer deze nodig is en welke medewerkers en vaardigheden daarbij passen. Binnen Personeelsplanning vertaal je dit steeds verder naar concrete inzet, diensten en roosters.
De Arbeidstijdenwet bepaalt mede hoeveel van de beschikbare capaciteit daadwerkelijk inzetbaar is.
Stel dat je op papier voldoende contracturen beschikbaar hebt. Dat betekent nog niet automatisch dat al die uren inzetbaar zijn op de momenten waarop je ze nodig hebt. Rusttijden, nachtdiensten, pauzes en eerder gewerkte uren kunnen de mogelijkheden beperken.
Wanneer je daar pas tijdens het roosteren achter komt, ben je eigenlijk te laat.
Door de ATW eerder mee te nemen, worden capaciteitsplannen realistischer en ontstaat er meer ruimte om goede keuzes te maken.
Een aantal regels speelt binnen WFM en Personeelsplanning regelmatig een rol.
Een medewerker van 18 jaar of ouder mag volgens de algemene regels maximaal 12 uur per dienst werken en maximaal 60 uur in één week.
Die 60 uur kun je niet structureel gebruiken. Over langere periodes gelden lagere gemiddelden.
Na een werkdag geldt in principe minimaal 11 uur aaneengesloten rust.
Eén keer per periode van 7 dagen mag deze rust worden verkort naar minimaal 8 uur, wanneer dit nodig is voor het werk.
Dat iets volgens de wet mag, betekent natuurlijk niet automatisch dat het ook de beste keuze voor een gezond rooster is.
Bij meer dan 5,5 uur werken geldt in principe minimaal 30 minuten pauze.
Bij meer dan 10 uur werken geldt minimaal 45 minuten pauze.
Via een cao of bedrijfsregeling kunnen op onderdelen andere afspraken gelden.
Voor nachtdiensten gelden aanvullende regels, omdat werken in de nacht extra belastend is.
Eindigt een nachtdienst na 02.00 uur, dan geldt in principe minimaal 14 uur rust. Na een reeks van drie of meer nachtdiensten geldt minimaal 46 uur rust.
Wie regelmatig met nachtdiensten werkt, moet daarnaast rekening houden met aanvullende grenzen aan de lengte en het aantal nachtdiensten.
Een overtreding ontstaat lang niet altijd doordat een planner een verkeerde keuze maakt. Regelmatig ligt de oorzaak eerder in het proces.
De bezetting wordt eerst passend gemaakt en daarna controleert het plansysteem of alle diensten aan de regels voldoen.
Bij een overtreding moet de planner vervolgens opnieuw schuiven.
Dat maakt de ATW een controle achteraf, terwijl je de regels juist eerder in het proces wilt meenemen.
Op papier kan de beschikbare capaciteit precies aansluiten op de benodigde capaciteit.
In de praktijk kunnen medewerkers door eerdere diensten, nachtarbeid of verplichte rust niet beschikbaar zijn op de momenten waarop je ze nodig hebt.
Dan klopt je capaciteitsberekening in uren, maar niet je daadwerkelijke inzetbaarheid.
Sommige ATW regels bieden ruimte voor uitzonderingen.
Die ruimte is handig wanneer de situatie daarom vraagt. Maar wanneer je uitzonderingen structureel nodig hebt om de planning rond te krijgen, is het interessant om verder te kijken.
Misschien past de formatie niet bij de personeelsvraag, zijn diensttijden niet goed ingericht of ontbreekt er flexibiliteit in de beschikbare capaciteit.
Extra diensten, lastminute wijzigingen en het verschuiven van medewerkers kunnen een tekort tijdelijk oplossen.
Maar wanneer dit steeds opnieuw nodig is, zit het probleem mogelijk eerder in het WFM proces.
Een rooster kan niet structureel oplossen wat in forecasting, capaciteitsmanagement of formatie al niet goed aansluit.
Naast de ATW kunnen er regels gelden vanuit een cao, bedrijfsregeling of eigen organisatiebeleid.
Wanneer deze regels niet goed in het plansysteem zijn ingericht, kan een systeem iets toestaan wat volgens de afspraken niet wenselijk of toegestaan is.
Duidelijke roosterregels en een goede inrichting van het plansysteem zijn daarom belangrijk.
Een plansysteem dat een melding geeft bij een overtreding is handig. Maar goede ATW borging gaat verder.
Kijk bijvoorbeeld niet alleen naar het aantal overtredingen, maar ook naar het soort overtreding, waar deze ontstaat en hoe vaak dezelfde situatie terugkomt.
Zie je binnen een team bijvoorbeeld regelmatig te korte rusttijden? Worden bepaalde diensten steeds lastig ingevuld? Zijn veel roosterwijzigingen nodig om overtredingen te voorkomen? Of neemt het aantal problemen toe tijdens vakantieperiodes?
Dan vertelt de data je iets over de inrichting van het proces.
Door gegevens over werktijden, roosters, capaciteit, verzuim en afwijkingen met elkaar te verbinden, kun je patronen herkennen en eerder verbeteren.
Binnen de kwaliteitscirkel van Spril gebruik je informatie uit rapportage en uitvoering daarom weer om forecasting, capaciteit en roostering te verbeteren.
Wanneer de Arbeidstijdenwet vanaf het begin onderdeel is van WFM en Personeelsplanning, ontstaat meer duidelijkheid over wat daadwerkelijk mogelijk is.
Capaciteitsplannen worden realistischer, roosters zijn beter uitvoerbaar en planners hoeven minder vaak achteraf te corrigeren.
Ook zie je eerder wanneer een probleem niet in het rooster zit, maar bijvoorbeeld in formatie, diensttijden of beschikbare flexibiliteit.
Daarnaast draagt een goede inrichting bij aan gezonde werktijden en voldoende herstel voor medewerkers. De wettelijke grenzen zijn daarbij het minimum. Een goed rooster kijkt verder dan alleen de vraag of iets volgens de wet mag.
Meer daarover lees je in ons artikel over gezond roosteren en de biologische klok.
Wil je snel controleren welke regels gelden? Bekijk dan onze samenvatting Arbeidstijdenwet of de uitgebreide FAQ Arbeidstijdenwet.
Werk je met bereikbaarheidsdiensten? Lees dan ook alles over consignatie en de bijbehorende regels.
Wil je weten of de ATW goed is ingericht binnen jullie WFM of Personeelsplanning? Spril helpt je om regels, processen, systemen en de dagelijkse praktijk goed op elkaar aan te laten sluiten.
