Verlof hoort bij iedere Personeelsplanning en ieder WFM proces. Toch wordt het in veel organisaties pas echt een onderwerp zodra de aanvragen binnenkomen. Dan ontstaat de vraag hoeveel mensen vrij kunnen, welke aanvragen je kunt goedkeuren en hoe je voldoende capaciteit overhoudt.
Dat kan slimmer.
Door verlof vooraf mee te nemen in je capaciteitsplanning, duidelijke afspraken te maken en onderscheid te maken tussen verschillende verlofsoorten, voorkom je dat verlof iedere vakantieperiode opnieuw een capaciteitsprobleem wordt.
In de praktijk gebruiken we het woord verlof voor allerlei soorten afwezigheid. Voor de planning is het belangrijk om die niet allemaal hetzelfde te behandelen.
Bij vakantie vraagt een medewerker vakantie uren aan. Een werkgever moet zo'n aanvraag in principe goedkeuren. Alleen bij zwaarwegende bedrijfsbelangen kan daar bezwaar tegen worden gemaakt. Dat bezwaar moet binnen twee weken schriftelijk worden gemaakt.
Daarnaast zijn er wettelijke verlofregelingen, zoals ouderschapsverlof, geboorteverlof, zorgverlof en calamiteitenverlof. Bijzonder verlof, bijvoorbeeld voor een huwelijk of verhuizing, kan juist geregeld zijn in de cao, arbeidsovereenkomst of bedrijfsregeling.
Voor PP en WFM betekent dit dat je vooraf wilt weten welke soorten afwezigheid er zijn en welke invloed je daar als organisatie wel en niet op hebt.
Stel dat in augustus twintig medewerkers tegelijkertijd vakantie willen.
Je kunt dan op het moment van aanvragen gaan bepalen hoeveel mensen vrij mogen. Maar eigenlijk wil je die vraag al veel eerder beantwoorden:
Hoeveel verlofruimte hebben we in augustus?
Daarvoor kijk je naar het verwachte werk, de benodigde capaciteit en de capaciteit die daadwerkelijk beschikbaar blijft.
Binnen Personeelsplanning doe je dat bijvoorbeeld op week, maand of jaarbasis. Je kijkt naar formatie, contracturen, kwalificaties, vakantieperioden en andere vormen van afwezigheid.
Binnen WFM kan dat veel gedetailleerder. Daar kan verlof onderdeel zijn van de shrinkage waarmee je van betaalde uren naar daadwerkelijk inzetbare capaciteit rekent.
Lees ook Wat is shrinkage? en Bruto versus netto capaciteit.
Je weet misschien nog niet precies wie er over zes maanden vakantie neemt.
Maar je kunt vaak wél voorspellen hoeveel verlof ongeveer wordt opgenomen.
Schoolvakanties, zomermaanden, kerst en andere populaire perioden zijn ieder jaar zichtbaar. Ook historische verlofpatronen kunnen veel vertellen.
Binnen WFM kun je die informatie meenemen in de verwachte shrinkage. Binnen Personeelsplanning gebruik je dezelfde informatie om realistischer te bepalen hoeveel capaciteit straks beschikbaar is.
Dat maakt een groot verschil.
Als je in januari al weet dat je in augustus structureel minder netto capaciteit hebt, kun je daar eerder iets mee doen dan wanneer je daar in juni achter komt.
Sommige organisaties werken met een simpele regel: maximaal tien procent van het team mag tegelijkertijd vrij zijn.
Lekker duidelijk.
Maar niet altijd logisch.
Tien procent van honderd medewerkers is iets anders dan tien procent van een specialistisch team van tien mensen. En het aantal medewerkers zegt bovendien niet alles.
Binnen WFM kan bijvoorbeeld één ontbrekende skill ervoor zorgen dat de bezetting niet meer aansluit op de verwachte workload.
Binnen Personeelsplanning kan hetzelfde gebeuren wanneer bepaalde kwalificaties of functies noodzakelijk zijn om een dienst verantwoord te bezetten.
Kijk daarom niet alleen naar hoeveel mensen verlof hebben, maar naar welke capaciteit overblijft.
Een medewerker vraagt vakantie bij de planner aan, maar heeft van een teamleider eerder al gehoord dat het “wel moet lukken”.
Dat wordt lastig.
Wie bepaalt uiteindelijk of verlof wordt goedgekeurd?
Goede afspraken voorkomen dat verschillende teams, planners en leidinggevenden allemaal hun eigen werkwijze gebruiken.
Leg daarom vast wie aanvragen ontvangt, wie de beschikbare capaciteit controleert, wie beslist en waar de uitkomst wordt geregistreerd.
Dat kan per organisatie verschillen.
Binnen een contactcenter kan WFM bijvoorbeeld inzicht geven in de beschikbare verlofruimte, terwijl de leidinggevende de aanvraag formeel goedkeurt. In een andere organisatie ligt een groter deel van het proces bij Personeelsplanning.
De keuze is minder belangrijk dan één duidelijke werkwijze.
Wat doe je als meer mensen vakantie willen dan de beschikbare capaciteit toelaat?
“Wie het eerst komt, wie het eerst maalt” is één mogelijkheid, maar niet automatisch de eerlijkste.
Je kunt bijvoorbeeld ook werken met meerdere voorkeursperioden, rouleren rondom populaire weken of meewegen wie in voorgaande jaren in een bepaalde periode verlof heeft gehad.
Er bestaat niet één methode die overal werkt.
Wel moet vooraf duidelijk zijn welke regels je gebruikt.
Eerlijkheid zit namelijk niet alleen in wie uiteindelijk vrij krijgt. Het zit ook in een proces dat voor medewerkers voorspelbaar en uitlegbaar is.
Dit is voor planners belangrijk.
Niet iedere verlofaanvraag kun je afwegen tegen een maximum aantal mensen dat tegelijkertijd afwezig mag zijn.
Bij ouderschapsverlof bijvoorbeeld mag een werkgever het verlof zelf niet weigeren. Alleen de gewenste verdeling van de uren kan onder voorwaarden worden aangepast wanneer die verdeling de organisatie ernstig in de problemen brengt.
Ook zorgverlof, zwangerschapsverlof, geboorteverlof en calamiteitenverlof kennen eigen regels.
Dat betekent dat PP en WFM niet alleen moeten weten hoeveel afwezigheid wordt verwacht, maar ook welke afwezigheid beïnvloedbaar is en welke niet.
Voor WFM is verlof één van de factoren die bepalen hoeveel betaalde capaciteit uiteindelijk beschikbaar is voor het verwerken van werk.
Stel dat je 1.000 betaalde uren hebt.
Daar gaan bijvoorbeeld vakantie, ziekte, training, overleg en andere vormen van niet productieve tijd vanaf.
Als je die shrinkage te laag inschat, lijkt er op papier voldoende capaciteit beschikbaar terwijl die er in de operatie niet is.
Te hoog inschatten heeft het tegenovergestelde effect.
Daarom wil je verlof niet alleen registreren.
Je wilt ook analyseren hoe goed je aannames vooraf waren.
Was het vakantiepercentage in augustus hoger dan verwacht? Was er juist minder verlof? Zie je verschillen per team? En moet je de aannames voor volgend jaar aanpassen?
Dan wordt verlof onderdeel van de volledige WFM cyclus.
Binnen Personeelsplanning ligt de nadruk vaak iets anders.
Daar zie je vooral het effect op de beschikbare bezetting.
Kunnen we alle diensten vullen? Zijn de juiste kwalificaties aanwezig? Hoeveel ruimte is er voor vakantie zonder dat we structureel externen nodig hebben of diensten open laten staan?
Daarom hoort verlof al thuis in het capaciteitsplan, ruim voordat het rooster wordt gemaakt.
Een structureel probleem met verlof in de zomer los je namelijk niet op met beter roosteren.
Dan is er waarschijnlijk eerder in het proces iets nodig.
De zomervakantie komt ieder jaar terug.
Kerst ook.
Toch beginnen organisaties soms pas laat met het organiseren van deze perioden.
Dat zorgt voor onnodige druk.
Je kunt veel eerder bepalen hoeveel capaciteit minimaal nodig is, hoeveel verlofruimte beschikbaar is en wanneer medewerkers hun voorkeuren moeten indienen.
Daarmee ontstaat ook eerder zicht op een eventueel tekort.
En hoe eerder je dat ziet, hoe meer mogelijkheden je hebt.
Misschien kun je capaciteit anders verdelen, werkzaamheden verschuiven, flexibele capaciteit inzetten of medewerkers vrijwillig andere perioden laten kiezen.
Lees ook Flexibiliteit inregelen.
Verlofplanning stopt niet wanneer de vakantie voorbij is.
Juist daarna kun je veel leren.
Hoeveel verlof hadden we verwacht en hoeveel werd daadwerkelijk opgenomen? Hoe vaak moesten aanvragen worden afgewezen? Hoeveel extra capaciteit was nodig? Waren bepaalde weken structureel te krap?
Binnen WFM kun je die informatie gebruiken om shrinkage en forecastaannames te verbeteren.
Binnen Personeelsplanning kan het aanleiding zijn om verlofpercentages, capaciteit, flexibele inzet of afspraken opnieuw te bekijken.
Daarmee komt verlof ook terug in de stappen Rapportage en Optimalisatie van de kwaliteitscirkel.
Dat is een belangrijk verschil.
Het doel is niet om zoveel mogelijk medewerkers aan het werk te houden.
Werknemers hebben recht op wettelijke vakantiedagen en moeten ieder jaar de mogelijkheid krijgen deze op te nemen.
Goede verlofplanning betekent daarom dat je ruimte organiseert voor verlof én tegelijkertijd zorgt dat voldoende capaciteit beschikbaar blijft.
Dat vraagt om vooruitkijken.
Niet om achteraf zoveel mogelijk aanvragen tegenhouden.
Wanneer verlof ieder jaar opnieuw tot dezelfde discussies leidt, zit het probleem lang niet altijd bij de medewerkers die tegelijk vrij willen.
Misschien is de verlofruimte vooraf nooit bepaald. Misschien wordt shrinkage te optimistisch ingeschat. Misschien ontbreekt een capaciteitsplan. Of misschien zijn verantwoordelijkheden en spelregels niet duidelijk.
Daarom kijken we bij Spril naar verlof als onderdeel van het grotere planproces.
Binnen Personeelsplanning én Workforce Management.
Met onze consultancy helpen we organisaties bijvoorbeeld bij capaciteitsmanagement, processen, afspraken en de inrichting van PP en WFM.
Zo wordt verlof niet iets wat je iedere vakantieperiode opnieuw moet oplossen, maar gewoon onderdeel van goed georganiseerd werk.
Voor de wettelijke informatie in dit artikel gebruiken we actuele informatie van Rijksoverheid. Voor specifieke situaties kunnen aanvullende afspraken uit een cao, arbeidsovereenkomst of bedrijfsregeling gelden.