Roosterregels; goed of slecht?

Praktijkvoorbeeld: drie regels

Laten we kijken naar een praktijkvoorbeeld. In het verleden heb ik zelf roosters gemaakt bij een grote organisatie en één van de criteria was dat de roosters moesten voldoen aan de roosterregels zoals die in de CAO stonden. Die regels waren redelijk duidelijk geformuleerd en de gedachten daarachter leken ook duidelijk. Dit resulteerde in drie regels: 

1. De eerste die zegt dat je niet van een late dienst naar een vroege dienst mag gaan.
2. De tweede die zegt dat werkdagen zoveel mogelijk opbouwend geroosterd moeten worden.
3. De derde die zegt dat diensten eerlijk verdeeld moeten worden, dit in verband met toeslagen voor diensten in de nacht, in de avonden en in de weekenden.  

De eerste regel, dat je niet van een late dienst naar een vroege dienst mag gaan was gemaakt op basis van de ATW. Ook was het een verzoek van de medewerkers, want de impact op het privéleven is erg groot als je van laat naar vroeg gaat. Ook vanuit de werkgever is dat niet wenselijk, want medewerkers die zo’n dienst draaien raken eerder vermoeid en hebben een grotere kans op uitval. Dus logisch dat we op papier afspreken om niet van laat naar vroeg te gaan, toch? 

De tweede regel was dat diensten opbouwend geroosterd moeten worden. Dit betekent dus eerst diensten van vroeg, daarna naar dag daarna tussen en uiteindelijk naar late  en nachtdiensten. Dit klinkt ook logisch, want dan kan je lichaam wennen aan de begintijden, en je hebt niet teveel heen en weer schommelingen in je werkweek. Dit was al een voorkeur van veel, zo niet alle medewerkers.  

De regel over eerlijke verdeling van diensten was heel natuurlijk ontstaan, want het is niet eerlijk als één iemand alle avonddiensten op zondag krijgt met alle toeslagen van dien, wederom logisch toch? 

Het probleem bij roosterregels

Wat was alleen een gevolg van alle regels bij elkaar? Bij het maken van de roosters liepen we tegen een aantal problemen aan.  

Als je op maandag begon met werken wist je zeker dat je op vrijdag een avonddienst had, immers, je moest opbouwend roosteren. Om te voorkomen dat er teveel mensen op vrijdagavond zaten moesten we iets verzinnen. We konden niet iemand alleen maar vroege diensten geven de hele week, want we moesten de avonddiensten met toeslagen eerlijk verdelen. Maar mensen met avonddiensten op maandag konden we niet op dinsdagochtend inzetten.  

Om dus te voldoen aan alle drie de regels kwamen we uit op het volgende: sommige medewerkers kregen een avonddienst op maandag en dinsdagavond. Vervolgens de woensdag vrij, gevolgd door twee vroege diensten op donderdag en vrijdag.  Bij andere medewerkers weer precies andersom in die week, maar wel een vrije dag ergens ertussen.  

Dit rooster voldeed aan alle drie de opgestelde regels en was weliswaar beter voor de bezetting. Echter verdiende het absoluut geen schoonheidsprijs. Het was echter meer een gatenkaas rooster en zowel de planners als de medewerkers hadden het idee dat dit mooier kon. De regels hadden dus niet een beter rooster opgeleverd voor de medewerker en zorgden voor meer werk bij de planners. Hoe was het zover gekomen? 

 Waar moet je rekening mee houden?

Het opstellen van de regels was met de beste bedoelingen gedaan. De reden dat de uitkomst niet het gewenste resultaat opleverde kwam omdat er geen rekening gehouden werd met het feit dat niet iedereen dezelfde voorkeuren of behoeftes heeft. Ook was een belangrijk aspect, de klant, niet meegenomen. Want diensten eerlijk verdelen is in theorie heel mooi, maar de klant neemt niet gelijkmatig contact op in de week. En als een medewerker graag in de ochtend  wil werken, heeft deze medewerker  helemaal  geen interesse in een eerlijke verdeling van diensten.  

Dus hoe konden we ervoor zorgen dat dit in de toekomst niet meer voorkomt? Er werden meerdere dingen geprobeerd, door meerdere afdelingen, maar de beste bleek uiteindelijk ook de simpelste te zijn.  Namelijk een goede uitleg aan de medewerkers wat die regels betekenen voor hun in de praktijk en er meer maatwerk van maken. Dus heb je een voorkeur voor vroege diensten? Dan is de evenredige verdeling voor avonddiensten misschien niet voor jou. Zo werden vaste roosterregels meer streefregels en kwamen er meer individuele voorkeuren in het rooster.  

Communicatie bleek het belangrijkste ingrediënt te zijn voor goed georganiseerd werk. Voor zowel de planner, als de medewerker en zo ook de klant en de organisatie.  

Leeft bij jou op de afdeling ook het gevoel dat de roosters niet altijd passend zijn voor jou organisatie. Neem dan contact op met Spril voor een scan of volg een van onze trainingen over (zelf)roosteren.