Het vakgebied van Workforce Management (WFM) is constant in beweging. En dat maakt het bijzonder interessant. Externe en interne kansen en bedreigingen bepalen de dynamiek in het speelveld van optimalisatie van personele-inzet. Nul-uren contracten verdwijnen, Cao’s veranderen, dienstverlening verschuift, werkprocessen worden verregaand gedigitaliseerd en AI-gestuurde algoritmen helpen organisaties de personele-inzet optimaliseren. Zo maar een greep uit al het moois wat momenteel binnen ons vakgebied speelt. De rol van WFM specialist en/of de functie van personeelsplanner heeft meer dan ooit een adviserend, data-gedreven, strategisch karakter gekregen. En de benodigde skill-set verandert doorlopend. Wie houdt de zaag scherp?
Steeds meer organisaties kiezen voor het intern opleiden en door-ontwikkelen van personeel. En een trend op dat gebied is het aanstellen van interne trainers. In de praktijk is dit met enige regelmaat een key-user of senior die de interne processen door-en-door kent en de eigen applicaties mee heeft helpen aanschaffen en/of implementeren. In sommige gevallen is de interne trainer een functioneel of applicatie beheerder die aan de wieg gestaan heeft van diverse modificaties in de planningstools of andere maatwerkoplossingen die alleen voor de eigen organisatie, in de dan geldende context, van meerwaarde waren. Enige mate van tunnelvisie is hierbij niet ondenkbaar. Terwijl er vanuit management juist behoefte is aan optimalisatie en innovatie.
De valkuil van: ‘als je doet wat je deed dan krijg je. . .’ En om in de quotes van Einstein te blijven: ‘Waanzin is steeds opnieuw hetzelfde doen, en dan verschillende uitkomsten verwachten.’ Maar laat dat nu in sommige organisaties de dagelijkse praktijk zijn als het gaat om het proces van personeelsplanning. De oorsprong van de vicieuze cirkel ligt vaak bij het aannemen en inwerken van nieuw personeel. De bestaande routines worden overgedragen, de heersende cultuur wordt uitgedragen en de gangbare denkbeelden over WFM zijn binnen no-time in de geheugens gegriefd. Een gesprek over planning verzand dan als snel in: ‘Zo gaat dat hier, de deadlines halen we toch niet, ons planningsproces is zo speciaal, de applicatie loopt altijd vast, geen idee waarom we het doen maar doe het maar zo. . . Misschien wat negatief, maar misschien helaas ook herkenbaar.
Vaak is de intern beschikbare kennis en kunde in beginsel door externe overgedragen en vervolgens in de organisatie van senior op senior doorgegeven met beperkte didactische kennis of theoretische onderbouwing. In veel gevallen komt de initiële externe kennis van een softwarebouwer of andere ICT-gerelateerde leverancier die ten tijden van de implementatie de software heeft uitgelegd. De focus ligt dan logischerwijs op de werking van de software. Zaken als procesinrichting, beleidsmatige keuzes, risicomanagement en organisatiekunde komen niet of onvoldoende aan bod.
En omwille van de voortgang, is het verleidelijk om de latere interne trainingen dan ook te reduceren tot het overdragen van de routinematige handelingen in de applicaties. Zo ontstaat een situatie waarbij gebaande paden verder worden uitgehold en de huidige gang der dingen klakkeloos wordt gecontinueerd. Een gemiste kans want weten waar de knopjes in de applicatie voor dienen en bekend zijn met de huidige processen is maar een klein, praktisch deel van het intern opleiden. De vraag die organisaties zich hierbij kunnen stellen is: wie traint de trainer?
Voordat collega’s elkaar gaan trainen, is het zaak te onderzoeken welk profiel past bij de rol van trainer. De beste planner is niet altijd de beste trainer. En door de beste planner de rol van trainer te geven, kan de situatie ontstaan waarbij een goede planner wordt ingeruild voor een onvoldoende toegeruste trainer. Kennis overbrengen vraagt om een speciaal soort medewerker. Boeiend, bevlogen en prikkelend kunnen trainen en onderwijzen is een vak apart. Het vraagt om een combinatie van kwaliteiten waarvan op voorhand niet automatisch verwacht mag worden dat die aansluit bij het profiel van menig roostermaker of planner. En de trainer hoeft ook niet de beste te zijn in de dagelijkse uitvoering van het vak of altijd een senior rol te vervullen. Om tunnelvisie te voorkomen: bij voorkeur juist niet. Een assessment kan uitkomst bieden bij het intern aanstellen van trainers.
Vaardig en competent zijn stelt medewerkers in staat vakbekwaamheid de eigen successen te verwezenlijk. Dat geldt ook voor de trainer. Daar past een leven lang leren met als doel het vitaal houden van de gemotiveerde medewerker. Dit vraagt om een kennisbudget wat als randvoorwaarde voor de kwaliteit van een vakgroep, jaarlijks gealloceerd en geïnvesteerd dient te worden. Budget waarmee processen ingericht kunnen worden om data met betekenis te verrijken tot informatie, informatie aan ervaring te koppelen tot kennis en kennis in context uit te laten groeien tot wijsheid.
Denk hierbij aan kennisborging in databanken waarin de vakgroep gezamenlijk het databeheer verzorgt. Databanken met bijvoorbeeld:
Ook de juiste positionering van de trainer in de organisatie verdient extra aandacht. Wat doet de trainer nu precies, welke verwachting heeft de organisatie hierbij en wanneer doet de trainer het goed. De interne trainer is hierin te coachen en te onderwijzen. Ogen hebben of krijgen voor terugkerende kennissessies over nut en noodzaak van de PDCA-cirkel, doelen SMART maken of Time- en risicomanagement. Algemene zaken die de medewerkers en de interne trainer allemaal wel weten en toch van tijd tot tijd weer eens aandacht behoeven. En zeker ook specialisatie op WFM thema’s. Workshops over nieuwe cao’s, wet & regelgeving en HR-vraagstukken op het gebied van personele inzet. Tezamen ontstaat een compleet, jaarlijks terugkerend leertraject met interne en externe inbreng om medewerker en trainer taakvolwassen, professioneel, zelfredzaam en gemotiveerd te houden.
Wilt je meer weten over hoe je het trainen van de trainer kunt toepassen binnen jouw organisatie of hoe een assessment kan helpen bij de keuze voor een trainer? Spril kan je hierbij helpen. Wij bieden een Workforce Management Quickscan aan waarin we de huidige situatie in kaart brengen en aanbevelingen doen voor verbeteringen. Voor specifiekere vragen bieden we ook consultancy diensten aan.
In een wereld waar Workforce Management voortdurend evolueert, is het cruciaal dat organisaties investeren in effectieve training en ontwikkeling van hun personeel. Het selecteren van de juiste trainers, het optimaliseren van kennisoverdracht en het blijven ontwikkelen van vaardigheden zijn essentiële componenten van een succesvol WFM-trainingsprogramma. Aanvullende diensten zoals consultancy, opleidingen en assessments kunnen een belangrijke rol spelen bij het versterken van de WFM-capaciteiten van een organisatie. Spril's Workforce Management Quickscan kan een nuttig hulpmiddel zijn om inzicht te krijgen in de huidige staat van jouw WFM-processen en om aanbevelingen te ontvangen voor verdere verbetering.
Spril
Microfoonstraat 5
1322 BN Almere [route]
Spril
Microfoonstraat 5
1322 BN Almere
Copyright © 2024 Spril - Made by TRGR