Wat voor soort rooster past het beste bij jouw organisatie?

Er is genoeg te kiezen in het rooster

Als het gaat om het soort rooster dat je gaat uitvoeren met je planorganisatie, dan zijn er altijd keuzes die gemaakt moeten worden. Als eerste is het belangrijk om vast te stellen hoe veel inspraak medewerkers krijgen in het rooster. Er is een breed spectrum van keuzes die je kunt maken als het gaat om zeggenschap en de vorm van zelfroosteren die past bij de organisatie. Hieronder zie je een aantal mogelijkheden, wil je hier mee over weten dan kun je onze artikelen over zelfroosteren raadplegen.

De volgende keuze betreft of je het rooster per individu gaat maken of per groep. Er zijn hier uiteraard mengvormen in mogelijk, maar het is belangrijk om een duidelijk kader in op te stellen. Welke roostergroepen zijn er? Welke voorwaarden voor het rooster zijn er per roostergroep? Wanneer past een medewerker niet meer in roostergroep, bijvoorbeeld qua beschikbaarheid of qua functie?

Vervolgens is het belangrijk om de keuze te maken of je gaat roosteren per periode of dat je een cyclisch rooster gaat uitrollen. Deze keuze heeft veel impact op de werkdruk binnen je planorganisatie. In de casus aan het slot van dit artikel lees je meer over wat de keuze om cyclisch te roosteren kan opleveren voor jouw organisatie.

Als laatste is het nodig om te kiezen of je in het rooster alle diensten gaat publiceren of een deel van de diensten en, indien het laatste, hoeveel diensten op welk moment? Een veel gebruikt roostermethodiek is het plannen van 80% langer voorruit, om de laatste 20% korter vooruit te plannen. De verdeling en de planhorizon kunnen verschillen en moeten ook weer vanuit een goede onderbouwing wordt opgezet.

Een rooster kiezen dat past bij de organisatie

De vraag op ieders lippen is dan: hoe besluit je wat een passend rooster is voor jouw organisatie? Hierin is het belangrijk om een aantal zaken in kaart te brengen:

• Wat is de behoefte van de organisatie als het gaat om dienstverlening? Is het werkpakket voorspelbaar? Zo ja, hoe ver voorruit is een goede voorspelling te maken? Indien lastig voorspelbaar, welke elementen zijn het meest onvoorspelbaar en hoe groot zijn de fluctuaties? Een werkaanbod dat meer voorspelbaar is leent zich voor een rooster dat verder voorruit wordt gepland, een onvoorspelbaar werkpakket leent zich daarentegen goed voor een rooster dat steeds korter van tevoren wordt gepland.
• Wat is de behoefte van de medewerkers? Hebben die behoefte aan veel inspraak en flexibiliteit? Of juist aan regelmaat en stabiliteit? Zijn er verschillen hierin te ontdekken binnen de medewerkerspoule? Mogelijk kunnen verschillende roostergroepen dan uitkomst bieden. Een medewerkerspoule die behoefte heeft aan regelmatigheid zal meer tevredenheid ervaren bij een cyclisch rooster. Daarnaast is het belangrijk om te inventariseren hoeveel tijd en inspraak medewerkers kunnen geven in het rooster. Een rooster dat veel verandert met een hoge mate van inspraak vraagt veel tijd van medewerkers die ze niet altijd hebben.
• Tenslotte is het belangrijk om in kaart te brengen wat de mogelijkheden zijn van de planorganisatie. Hoeveel planners zijn er om het rooster uit te voeren? Een rooster dat per individu verschilt en steeds opnieuw moet worden gemaakt vraagt meer werk van de planners. Een repeterend rooster dat veel gewijzigd moet worden zal ook veel vragen van planners. Daarnaast is het belangrijk om in kaart te hebben hoe het systeem kan ondersteunen verschillende soorten roosters.

Wat kan een passende roosterkeuze opleveren? Cyclisch roosteren als casus

Een rooster dat goed aansluit bij de behoefte van de organisatie en de medewerkers is van toegevoegde waarde voor het hele planproces. Een roostermethodiek die niet overal even bekend is cyclisch roosteren, terwijl de keuze om het rooster te laten repeteren veel frustraties van de organisatie en medewerkers kan verzachten.  Bij een cyclisch rooster worden medewerkers gepland volgens een vooraf bepaald patroon, dat wekelijks, maandelijks of zelf jaarlijks kan worden ingepland. Dit verschilt van een roostermethodiek waarbij per periode een rooster vanaf nul moet worden opgebouwd.

Cyclisch roosteren, mits goed uitgewerkt en geborgd, kan een aantal oplossing bieden voor hardnekkige problemen. Zo kunnen piekuren en moeilijk op te vullen diensten worden afgedekt, omdat dit vooraf is afgestemd met de medewerkerspoule. Daarnaast biedt deze methode een betere balans tussen werk- en privéleven voor werknemers omdat ze een regelmatig en voorspelbaar rooster hebben. Tot slot, zorgt cyclisch roosteren ervoor dat de personeelsbezetting wordt afgestemd op de daadwerkelijke behoefte van de organisatie, omdat er genoeg tijd is dit in kaart te brengen.  Hierdoor wordt de bezetting zo effectief mogelijk ingezet en kunnen personeelskosten worden geoptimaliseerd. Voorwaarde is wel dat de fluctuaties in het werkaanbod minimaal zijn en mutaties in het personeelsbestand inzichtelijk zijn.

Enthousiast? Om in kaart te brengen of een cyclisch rooster past bij jouw organisatie, kun je de volgende drie stappen doorlopen:

1. Analyse van benodigde uren
   De eerste stap in het ontwerpen van een cyclisch rooster is het analyseren van de daadwerkelijke benodigde uren. Dit omvat het identificeren van piekuren, het vaststellen van het minimale aantal benodigde werknemers, en het begrijpen van de verschillende rollen, vaardigheden en niveaus binnen het team.
2. Bepaling van beschikbaarheid
   Vervolgens wordt de beschikbaarheid van werknemers in kaart gebracht. Dit zorgt ervoor dat het rooster rekening houdt met persoonlijke voorkeuren en verplichtingen buiten het werk. Sluiten de benodigde diensten aan bij de beschikbaarheid binnen de poule?
3. Ontwikkeling van het roosterpatroon
   Met de verzamelde informatie wordt een roosterpatroon ontwikkeld dat cyclisch zal worden herhaald. Dit patroon moet flexibel genoeg zijn om aan te passen aan veranderende omstandigheden, maar ook gestructureerd genoeg om stabiliteit en voorspelbaarheid te bieden. Er moet hierin bovendien goed rekening worden gehouden met afwezigheid en indirecte uren van medewerkers.

Maar met een mooi ontwerp ben je er niet. Hoe zorg je ervoor dat een repeterend rooster gaat werken in de organisatie en echt toegevoegde waarde levert? Essentieel voor het succes van cyclisch roosteren is flexibiliteit belangrijk: het rooster moet kunnen worden aangepast aan veranderende omstandigheden. Hiervoor moet een duidelijk kader zijn, zodat medewerkers én de planorganisatie weet waar ze aan toe zijn. Daarnaast moet een cyclisch rooster regelmatig worden geëvalueerd en zo nodig aangepast. Dit zorgt ervoor dat het rooster blijft voldoen aan zowel de behoeften van de organisatie als die van de medewerkers.

Cyclisch Roosteren

Cyclisch roosteren biedt een flexibele en efficiënte oplossing voor het maken van planningen wanneer deze roostermethodiek aansluit bij de behoeftes van de organisatie en medewerkers. Een passende roostermethodiek kan zorgen voor een betere balans tussen werk en privé, hogere werknemerstevredenheid en verbeterde bedrijfsresultaten. Kortom: door goed onderbouwd keuzes te maken over het soort rooster dat wordt uitgevoerd kan je met goed georganiseerd werk toegevoegde waarde leveren voor de gehele organisatie.

Wil je meer weten of heb je ondersteuning nodig bij het implementeren hiervan? Neem hiervoor contact met ons op via https://spril.nl/contact/