Een vast rooster, iedere periode opnieuw plannen, medewerkers voorkeuren laten doorgeven of juist veel ruimte geven om zelf diensten te kiezen. Er zijn verschillende manieren om een rooster te maken.
Maar welke roostermethode past het beste bij jouw organisatie?
Daar bestaat geen standaardantwoord op. De juiste keuze hangt onder andere af van de voorspelbaarheid van het werk, de benodigde bezetting, de wensen van medewerkers en de ruimte die je hebt om mee te bewegen.
Een goed rooster begint daarom niet met de vraag welke roostermethode populair is, maar met de vraag wat je met het rooster wilt bereiken.
Roostermethodes worden vaak als losse keuzes gepresenteerd.
Cyclisch roosteren óf perioderoosteren. Individueel óf per groep. Centraal plannen óf medewerkers meer invloed geven.
In de praktijk lopen deze keuzes door elkaar.
Zo kan een organisatie werken met een repeterend basisrooster en medewerkers tegelijkertijd invloed geven op bepaalde diensten. Tegelijkertijd kan een ander team iedere periode opnieuw worden gepland, maar wel met vaste beschikbaarheidsafspraken.
Het is daarom slimmer om naar verschillende onderdelen van je roosterproces te kijken.
Hoe voorspelbaar is het rooster? Hoeveel invloed krijgen medewerkers? Hoe ver vooruit plan je? En hoeveel ruimte wil je houden om later nog aan te passen?
De combinatie van die keuzes bepaalt uiteindelijk welke roostermethode bij jouw organisatie past.
Binnen Personeelsplanning is een rooster niet het startpunt.
Eerst wil je weten hoeveel werk je verwacht en hoeveel capaciteit daarvoor nodig is. Binnen de kwaliteitscirkel komen daarom Prognose en Capaciteit vóór Rooster.
Dat is belangrijk.
Een roostermethode kan goed aansluiten bij de wensen van medewerkers. Toch krijg je het rooster moeilijk rond wanneer de beschikbare capaciteit niet past bij de personeelsvraag.
Daarom begin je met duidelijke kaders. Bepaal wanneer je mensen nodig hebt, hoeveel capaciteit nodig is en welke functies en skills aanwezig moeten zijn. Kijk vervolgens hoeveel ruimte er binnen de beschikbare capaciteit overblijft.
Pas daarna bepaal je hoe je die benodigde inzet het beste over medewerkers verdeelt.
Bij een vast of cyclisch rooster werken medewerkers volgens een patroon dat zich herhaalt.
Bijvoorbeeld:
| Week | Maandag | Dinsdag | Woensdag | Donderdag | Vrijdag |
|---|---|---|---|---|---|
| Medewerker A | Vroeg | Vroeg | Vrij | Laat | Laat |
| Medewerker B | Laat | Laat | Vroeg | Vroeg | Vrij |
Na een bepaalde periode begint het patroon opnieuw.
Deze aanpak kan goed werken wanneer de personeelsvraag redelijk voorspelbaar is.
Cyclisch roosteren kan interessant zijn wanneer:
Het grote voordeel is duidelijkheid. Daardoor weten medewerkers vaak verder vooruit wanneer ze werken. Bovendien hoef je niet iedere roosterperiode volledig opnieuw te beginnen.
Maar een cyclisch rooster moet wel blijven aansluiten op de werkelijkheid.
Wanneer de personeelsvraag verandert, kan een patroon dat ooit goed werkte langzaam uit balans raken.
Controleer daarom regelmatig of het rooster nog aansluit op je actuele Prognose en Capaciteit.
Bij perioderoosteren maak je voor iedere roosterperiode opnieuw een rooster.
Dat kan bijvoorbeeld iedere vier weken of iedere maand zijn.
Je kunt daardoor per periode rekening houden met de actuele personeelsvraag, beschikbaarheid, verlof en andere veranderingen.
Perioderoosteren kan logisch zijn wanneer:
Het voordeel is vooral de flexibiliteit. Je kunt iedere periode opnieuw aansluiten op de actuele situatie. Daar staat tegenover dat je ook steeds opnieuw keuzes moet maken. Daardoor vraagt perioderoosteren meer voorbereiding en biedt het medewerkers vaak minder voorspelbaarheid dan een vast patroon.
Bij individueel roosteren kan het rooster per medewerker verschillen.
Je kijkt bijvoorbeeld naar contracturen, beschikbaarheid, voorkeuren, functie en persoonlijke afspraken.
Dat geeft ruimte voor maatwerk. Tegelijkertijd neemt de complexiteit toe wanneer je veel individuele verschillen introduceert. Daardoor moet je tijdens het maken van het rooster meer voorwaarden combineren.
Individueel roosteren past daarom vooral wanneer de organisatie bewust ruimte wil geven aan verschillen tussen medewerkers én voldoende duidelijke kaders heeft.
Je kunt medewerkers ook indelen in roostergroepen.
Medewerkers binnen dezelfde groep werken dan volgens vergelijkbare afspraken of patronen.
Denk bijvoorbeeld aan verschillende groepen voor dagdiensten, wisseldiensten of bepaalde functies.
Dat kan zorgen voor meer overzicht en duidelijke afspraken.
De uitdaging zit vooral in het bepalen van de groepen.
Wanneer hoort iemand bij een bepaalde roostergroep? Wat gebeurt er wanneer beschikbaarheid verandert? En sluiten de groepen nog steeds aan op de capaciteit die je nodig hebt?
Maak die afspraken vooraf duidelijk.
Zelfroosteren is eigenlijk geen enkele vaste roostermethode.
Er zijn verschillende vormen waarbij medewerkers meer of minder invloed krijgen op het rooster.
Dat kan beginnen bij het doorgeven van voorkeuren of het ruilen van diensten. Bij andere vormen kiezen of verdelen medewerkers een groot deel van de diensten zelf.
De benodigde bezetting blijft daarbij het uitgangspunt.
Daarbij blijft de benodigde bezetting altijd het uitgangspunt. Zelfroosteren kan interessant zijn wanneer je medewerkers meer invloed wilt geven op werktijden. Wel vraagt dit om duidelijke afspraken over beschikbaarheid, bezetting, contracturen, skills en gezond roosteren.
We hebben daar een aparte uitgebreide pagina over. Lees verder bij wat is zelfroosteren?.
Hoe voorspelbaarder je personeelsvraag, hoe makkelijker het wordt om verder vooruit vaste patronen te maken.
Stel dat je iedere maandag ongeveer dezelfde bezetting nodig hebt en die behoefte gedurende het jaar nauwelijks verandert.
Dan kan een vast of cyclisch rooster veel rust geven.
Verandert het werk juist sterk per week, seizoen of periode? Dan heb je waarschijnlijk meer ruimte nodig om het rooster regelmatig aan te passen.
Daarom is je Prognose zo belangrijk.
Hoe beter je vooruit kunt kijken, hoe beter je kunt bepalen hoeveel van het rooster je vooraf kunt vastleggen.
Een tweede belangrijke keuze gaat over zeggenschap.
Je kunt een rooster volledig centraal maken, medewerkers voorkeuren laten doorgeven of medewerkers veel verantwoordelijkheid geven voor het verdelen van diensten.
Daar bestaat geen goede of foute positie in.
De vraag is wat bij je organisatie en medewerkers past.
Meer invloed kan bijvoorbeeld bijdragen aan een rooster dat beter aansluit bij persoonlijke wensen. Maar invloed werkt alleen wanneer de kaders duidelijk zijn.
Als iedereen dezelfde vrije dag wil of bepaalde diensten probeert te vermijden, blijft de benodigde bezetting nog steeds bestaan.
Zeggenschap betekent daarom niet dat de personeelsvraag verdwijnt.
Ook de planhorizon is onderdeel van je roostermethode.
Medewerkers willen vaak zo vroeg mogelijk weten wanneer ze werken. Tegelijk wordt de onzekerheid meestal groter wanneer je verder vooruit kijkt.
Een rooster voor volgende maand kun je vaak met meer zekerheid maken dan een rooster voor over een halfjaar.
De kunst is om te bepalen welk deel van de personeelsvraag voldoende voorspelbaar is om vroeg vast te leggen en waar je ruimte moet houden.
Dat hoeft niet voor ieder team hetzelfde te zijn.
Een stabiele afdeling kan misschien maanden vooruit plannen, terwijl een andere omgeving veel korter op de personeelsvraag moet blijven zitten.
Onderstaande vergelijking helpt om de verschillen zichtbaar te maken.
| Roostermethode | Voorspelbaarheid medewerker | Flexibiliteit organisatie | Past vooral bij |
| Vast rooster | Hoog | Lager | Zeer stabiele personeelsvraag |
| Cyclisch rooster | Hoog | Gemiddeld | Terugkerende patronen |
| Perioderooster | Gemiddeld | Hoog | Wisselende personeelsvraag |
| Individueel rooster | Wisselend | Gemiddeld | Veel persoonlijke verschillen |
| Groepsrooster | Hoog | Gemiddeld | Duidelijke groepen en patronen |
| Zelfroosteren | Afhankelijk van vorm | Afhankelijk van vorm | Organisaties die meer invloed willen geven |
Zie deze tabel vooral als richting.
Een organisatie hoeft niet één vakje te kiezen. Juist combinaties komen veel voor.
Voordat je een keuze maakt, zou ik minimaal deze vragen beantwoorden.
1. Hoe voorspelbaar is onze personeelsvraag?
Kunnen we maanden vooruit redelijk goed bepalen wanneer capaciteit nodig is of verandert dit continu?
2. Hoeveel flexibiliteit hebben we nodig?
Moeten we regelmatig kunnen reageren op veranderend werk of is stabiliteit belangrijker?
3. Welke behoefte hebben medewerkers?
Is er vooral behoefte aan vaste patronen, vroegtijdige duidelijkheid, flexibiliteit of meer invloed?
4. Hoe ziet onze beschikbare capaciteit eruit?
Hebben medewerkers vergelijkbare contracten en beschikbaarheid of bestaan er veel individuele verschillen?
5. Welke afspraken willen we organisatiebreed maken?
Denk aan planhorizon, beschikbaarheid, verdeling van minder populaire diensten, wijzigingen en verantwoordelijkheden.
De antwoorden geven vaak al een duidelijke richting.
De makkelijkste roostermethode voor de planorganisatie is niet automatisch de beste keuze.
Hetzelfde geldt voor de methode die medewerkers de meeste vrijheid geeft.
Een goede roostermethode brengt verschillende belangen bij elkaar.
De klant of cliënt wil goede dienstverlening. De organisatie wil voldoende capaciteit op het juiste moment. Medewerkers willen een werkbaar en voorspelbaar rooster.
Binnen Personeelsplanning probeer je die belangen met elkaar te verbinden.
De keuze die vandaag goed werkt, hoeft over een paar jaar niet nog steeds de beste keuze te zijn.
De personeelsvraag kan bijvoorbeeld veranderen doordat teams groeien of krimpen. Daarnaast kan de beschikbaarheid veranderen. Ook kunnen medewerkers andere wensen krijgen of kan de organisatie nieuwe doelen stellen.
Gebruik daarom Rapportage en Optimalisatie uit de kwaliteitscirkel om regelmatig terug te kijken.
Sluit het rooster nog aan op de personeelsvraag? Hoeveel wijzigingen zijn achteraf nodig? Blijven bepaalde diensten steeds openstaan? Hoe tevreden zijn medewerkers? En zien we structurele tekorten of overschotten?
Als dezelfde problemen iedere roosterperiode terugkomen, is het verstandig om niet alleen het rooster zelf te repareren.
Misschien past de gekozen roostermethode niet meer bij de organisatie.
Die bestaat niet.
Een goede roostermethode past bij de personeelsvraag, de beschikbare capaciteit, de wensen van medewerkers én de manier waarop de organisatie wil werken.
Soms is dat een vast patroon. Soms iedere periode opnieuw roosteren. Soms krijgen medewerkers veel invloed en soms zijn juist duidelijke centrale afspraken nodig.
Kies daarom niet eerst een rooster en probeer de organisatie daarin te passen. Begin bij wat je nodig hebt en bouw daar een passende roostermethode omheen.