Zelfroosteren is een manier van roosteren waarbij medewerkers invloed krijgen op hun werkdagen, werktijden of diensten.
Hoeveel invloed medewerkers krijgen, verschilt per organisatie. Soms kunnen medewerkers alleen diensten ruilen of voorkeuren doorgeven. Bij andere vormen verdelen medewerkers binnen een team grotendeels zelf de beschikbare diensten.
Zelfroosteren betekent niet dat iedereen volledig zelf bepaalt wanneer diegene werkt. Het verwachte werkaanbod, de benodigde bezetting, vaardigheden, wetgeving en afspraken van de organisatie blijven het uitgangspunt.
Binnen de kwaliteitscirkel van Spril valt zelfroosteren onder Rooster maken. Het doel van deze stap is medewerkerstevredenheid binnen de gestelde doelen en kaders.
Medewerkers willen vaak meer invloed op de manier waarop werk en privé worden gecombineerd. Een rooster dat beter aansluit op persoonlijke voorkeuren kan zorgen voor meer voorspelbaarheid en eigenaarschap.
Voor organisaties kan zelfroosteren helpen om:
Deze resultaten ontstaan niet vanzelf. Zelfroosteren werkt alleen wanneer de benodigde bezetting duidelijk is en medewerkers weten binnen welke kaders zij keuzes kunnen maken.
Zelfroosteren is daarom geen doel op zich. Het is een roostermethodiek die moet passen bij het werk, de medewerkers en de organisatie.
Een succesvol zelfroosterproces begint vóórdat medewerkers hun voorkeuren doorgeven of diensten kiezen.
Bij Prognose maken wordt bepaald hoeveel werk wordt verwacht en wanneer dit werk plaatsvindt.
Bij Capaciteit beheren wordt berekend hoeveel medewerkers, uren en vaardigheden nodig zijn.
Deze uitkomst wordt bij Rooster maken vertaald naar concrete diensten, werktijden en activiteiten. Binnen deze kaders kunnen medewerkers invloed krijgen op hun eigen inzet.
Na publicatie wordt tijdens Dagsturing gevolgd of het actuele werkaanbod en de beschikbare medewerkers nog in balans zijn.
Wanneer zelfroosteren steeds leidt tot dezelfde open diensten, roosterwijzigingen of tekorten, moet dit worden onderzocht bij Rapportage en Optimalisatie. Het probleem zit dan mogelijk niet in het rooster, maar in de capaciteit, contractmix of beschikbaarheidsafspraken.
Bij ieder rooster spelen drie belangen:
Medewerkers willen bijvoorbeeld invloed, voorspelbaarheid en een gezond rooster.
De organisatie wil voldoende bezetting, beheersbare kosten en een uitvoerbaar rooster.
Klanten en cliënten willen op het afgesproken moment goede dienstverlening ontvangen.
Een goede vorm van zelfroosteren probeert deze belangen met elkaar te verbinden. Wanneer één belang volledig leidend wordt, raakt het rooster uit balans.
Zelfroosteren bestaat in verschillende vormen. De ene vorm geeft medewerkers meer invloed dan de andere.
Het is niet nodig om direct voor de meest uitgebreide vorm te kiezen. Een beperkte vorm die goed werkt, kan waardevoller zijn dan volledige vrijheid die iedere roosterperiode tot problemen leidt.
De eenvoudigste vorm van zelfroosteren is het ruilen van diensten nadat het rooster is gepubliceerd.
Een medewerker zoekt zelf iemand die een dienst wil overnemen of ruilen. De wijziging wordt daarna gecontroleerd en goedgekeurd door de planner, leidinggevende of software.
Controleer bij iedere ruiling:
Een ruiling kan voor twee medewerkers goed uitkomen, maar toch ongewenste gevolgen hebben voor rusttijden, vaardigheden of de rest van het rooster.
Bij een vast of repeterend rooster werken medewerkers volgens een terugkerend patroon.
Een medewerker werkt bijvoorbeeld iedere maandag en dinsdag dezelfde dienst en heeft iedere woensdag vrij.
Medewerkers hebben vooral invloed bij het maken van het basispatroon. Wanneer dit patroon eenmaal is vastgesteld, wordt het voor meerdere weken of maanden herhaald.
Een vast rooster past vooral wanneer het werkaanbod redelijk voorspelbaar is.
Wanneer het benodigde aantal medewerkers sterk wisselt, kan een vast patroon leiden tot onderbezetting op drukke momenten en overbezetting op rustige momenten.
Controleer daarom regelmatig of het basisrooster nog aansluit op het capaciteitsplan.
Bij deze vorm geven medewerkers per roosterperiode door wanneer zij beschikbaar zijn of het liefst willen werken.
De planner maakt daarna een rooster waarin zo veel mogelijk voorkeuren worden toegekend.
Sommige organisaties maken onderscheid tussen:
Er kan ook een puntensysteem worden gebruikt. Minder populaire diensten leveren dan meer punten op. Medewerkers moeten per periode een afgesproken aantal punten behalen.
Maak duidelijk wat beschikbaarheid betekent.
Wanneer medewerkers alleen doorgeven wanneer zij graag willen werken, kan het gebeuren dat bijna niemand beschikbaar is voor avonden, nachten of weekenden.
Spreek daarom af:
Een intekenrooster wordt ook wel shiftpicking of shiftbidding genoemd.
De organisatie stelt eerst vast welke diensten nodig zijn. Medewerkers kunnen zich daarna inschrijven voor de diensten die bij hun voorkeuren passen.
De diensten bevatten al informatie over:
De software of planner bepaalt uiteindelijk welke medewerker aan een dienst wordt gekoppeld.
Populaire diensten kunnen snel worden gekozen, terwijl minder populaire diensten openblijven.
Voorkom daarom dat steeds dezelfde medewerkers achterblijven met avonden, nachten, weekenden of korte diensten.
Mogelijke afspraken zijn:
Wie het snelst klikt, hoort niet automatisch het beste rooster te krijgen.
Bij matching staan de diensten nog niet volledig vast.
De organisatie geeft aan hoeveel bezetting per periode nodig is en welke dienstlengtes mogelijk zijn. Medewerkers voeren hun gewenste werkdagen en tijden in.
De software of planner zoekt daarna naar de beste combinatie tussen:
De kwaliteit van de uitkomst hangt sterk af van de ingevoerde regels en prioriteiten.
Wanneer kosten altijd voorrang krijgen, kunnen veel korte diensten ontstaan. Wanneer voorkeuren te zwaar wegen, kan de bezetting onvoldoende zijn.
Maak daarom vooraf duidelijk welke voorwaarden hard zijn en welke wensen zo veel mogelijk worden meegenomen.
Bij deze vorm geeft de organisatie de minimale en maximale bezetting per periode aan. Het team verdeelt daarna zelf de beschikbare uren en diensten.
Medewerkers zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor een sluitend rooster.
De organisatie stelt in ieder geval kaders voor:
Niet ieder team kan of wil deze verantwoordelijkheid direct dragen.
Meningsverschillen kunnen ontstaan wanneer veel medewerkers dezelfde diensten willen of bepaalde diensten vermijden.
Spreek daarom af:
Volledige vrijheid zonder duidelijke besluitvorming kan juist zorgen voor onzekerheid en onderlinge spanning.
Bij participerend plannen maken de organisatie en medewerkers samen het rooster.
De organisatie blijft verantwoordelijk voor de benodigde bezetting, de kaders en de prioriteiten. Medewerkers krijgen binnen deze grenzen verschillende mogelijkheden waaruit zij kunnen kiezen.
De planner houdt overzicht en begeleidt het proces.
Participerend plannen vraagt om duidelijke communicatie.
Medewerkers moeten begrijpen:
Participerend plannen betekent niet dat iedere wens wordt toegekend. Het betekent wel dat medewerkers invloed hebben en dat keuzes duidelijk worden uitgelegd.
Binnen de kwaliteitscirkel worden keuzes over zelfroosteren op strategisch, tactisch en operationeel niveau gemaakt.
Op strategisch niveau bepaalt de organisatie waarom zij zelfroosteren wil gebruiken.
Vragen die hierbij horen zijn:
Begin niet met software of een vorm van zelfroosteren voordat het doel duidelijk is.
Op tactisch niveau worden de kaders en afspraken gemaakt.
Denk aan:
Deze afspraken moeten vooraf bekend zijn. Verander de regels niet halverwege een roosterperiode.
Op operationeel niveau geven medewerkers voorkeuren door, kiezen zij diensten of verdelen zij het rooster binnen het team.
De planner of software controleert vervolgens:
Daarna wordt het rooster vastgesteld en gepubliceerd.
Zelfroosteren begint niet met het openen van een inschrijfomgeving. Een aantal voorwaarden moet eerst op orde zijn.
Medewerkers kunnen alleen een goed rooster maken wanneer duidelijk is hoeveel mensen op welke momenten nodig zijn.
De bezetting moet aansluiten op:
Wanneer de bezettingseis niet klopt, kan zelfroosteren het probleem niet oplossen.
Een structureel personeelstekort wordt niet opgelost door medewerkers meer invloed op het rooster te geven.
Wanneer er te weinig medewerkers zijn, blijven diensten open. De druk om deze diensten onderling te verdelen kan dan juist groter worden.
Controleer daarom vooraf of de beschikbare capaciteit en contractmix aansluiten op het werk.
Maak duidelijk welke keuzes vrij zijn en welke niet.
Harde voorwaarden zijn bijvoorbeeld:
Zachte voorwaarden zijn bijvoorbeeld:
Lees meer over wettelijke kaders in de FAQ Arbeidstijdenwet.
Medewerkers moeten erop kunnen vertrouwen dat keuzes eerlijk worden verdeeld.
Spreek daarom af:
Een geautomatiseerde verdeling is niet automatisch eerlijk. Ook software volgt de regels en prioriteiten die de organisatie invoert.
Een rooster kan wettelijk toegestaan zijn en toch zwaar zijn voor medewerkers.
Let daarom ook op:
Lees ook Is gezond roosteren duur?.
Software kan helpen bij het verzamelen van voorkeuren, intekenen op diensten, matching en het controleren van regels.
Controleer bij de keuze voor software:
Software ondersteunt het proces. De afspraken en verantwoordelijkheden moeten door de organisatie worden bepaald.
Zelfroosteren verandert niet alleen het rooster. Het verandert ook de verdeling van verantwoordelijkheid.
Medewerkers moeten leren hoe hun keuzes invloed hebben op collega’s, klanten en de organisatie.
Planners en leidinggevenden moeten leren om ruimte te geven, zonder hun verantwoordelijkheid voor een goed rooster los te laten.
Bespreek daarom vooraf:
Een zorgvuldige invoering bestaat uit een aantal stappen.
Beschrijf concreet wat je wilt verbeteren.
Denk aan:
Kies één of enkele doelen die je kunt meten.
Onderzoek:
Kies niet automatisch voor de vorm met de meeste vrijheid.
Begin bijvoorbeeld met voorkeuren doorgeven of een intekenrooster. Breid de invloed later uit wanneer het proces goed werkt.
Betrek medewerkers, planners, leidinggevenden, HR en waar nodig medezeggenschap.
Maak samen afspraken over beschikbaarheid, diensten, eerlijke verdeling, uitzonderingen en besluitvorming.
Begin met één team, locatie of roosterperiode.
Kies een omgeving waarin voldoende capaciteit en betrokkenheid aanwezig zijn.
Geef uitleg over:
Vergelijk de uitkomsten met de situatie vóór de proef.
Pas de werkwijze aan op basis van ervaringen.
Breid pas uit wanneer duidelijk is dat de gekozen vorm bijdraagt aan de gestelde doelen.
Kijk niet alleen of alle diensten zijn gevuld.
Mogelijke gegevens zijn:
Kijk ook naar verschillen tussen medewerkers. Een gemiddeld hoge tevredenheid kan verbergen dat een kleine groep structureel minder gewenste diensten krijgt.
Zelfroosteren wordt lastiger wanneer:
In deze situaties hoeft zelfroosteren niet volledig te worden afgewezen. Een minder vergaande vorm kan wel passend zijn.
Veelvoorkomende fouten bij zelfroosteren zijn:
Zelfroosteren maakt de planner niet overbodig.
De rol verschuift van alleen diensten invullen naar het organiseren en bewaken van het roosterproces.
De planner blijft verantwoordelijk voor:
De planner wordt daarmee meer procesbegeleider, analist en adviseur.
Spril helpt organisaties bij het kiezen, invoeren en verbeteren van zelfroosteren.
We ondersteunen onder andere bij:
Wil je meer leren over roostermethoden en WFM systemen? Bekijk dan de training Roostering en WFM systemen.
Voor meer kennis over uitvoerbare en gezonde roosters kun je ook de training Slim en gezond roosteren bekijken.
Wil je weten welke vorm van zelfroosteren bij jullie organisatie past? Neem contact met ons op. Samen kiezen we een werkwijze die medewerkers invloed geeft én zorgt voor een betrouwbaar rooster.