Software kan veel onderdelen van Workforce Management en Personeelsplanning ondersteunen. Denk aan forecasting, capaciteitsmanagement, roosteren, tijdregistratie, dagsturing en rapportages.
Toch begint een goede keuze niet bij het vergelijken van systemen. Je moet eerst weten wat je wilt verbeteren, hoe jullie planproces werkt en wat planners, leidinggevenden en collega’s nodig hebben.
Een oplossing die bij de ene organisatie goed werkt, hoeft niet automatisch bij een andere organisatie te passen. De omvang, sector, cao, openingstijden, soorten diensten en manier van plannen verschillen namelijk sterk.
De beste keuze is daarom niet de tool met de meeste mogelijkheden. Het is de oplossing die aansluit op jullie doelen, processen en dagelijkse praktijk.
Voor Workforce Management en Personeelsplanning zijn veel verschillende soorten software beschikbaar. Binnen klantcontactcentra worden bijvoorbeeld NiCE, Verint, Calabrio en injixo gebruikt. In de zorg kom je onder meer SDB Planning en ORTEC Workforce tegen. Voor retail, vervoer en logistiek zijn bijvoorbeeld Quinyx, ORTEC Workforce en Dyflexis beschikbaar. Ook bredere oplossingen zoals AFAS, Protime en ATOSS kunnen onderdelen van het planproces ondersteunen.
Dit zijn voorbeelden van veelgebruikte oplossingen in de markt, bedoeld om een beeld te geven van de diversiteit aan mogelijkheden. Het zegt niets over wat “het beste” is, want dat bestaat niet los van de context.
De juiste keuze ontstaat altijd in de praktijk van de organisatie zelf. Processen, cao’s, systemen, schaalgrootte en doelen bepalen samen wat echt past en werkt.
Sommige organisaties hebben behoefte aan één uitgebreid WFM systeem. Andere organisaties werken beter met meerdere oplossingen die ieder een deel van het planproces ondersteunen. Denk aan een aparte tool voor forecasting, roosteren, urenregistratie of HR.
Kijk daarom niet alleen naar losse systemen, maar ook naar hoe de verschillende oplossingen met elkaar samenwerken.
De zoektocht naar nieuwe software begint vaak met een demo of een lijst met functies. Dat lijkt praktisch, maar het risico is dat je vooral kijkt naar wat een systeem allemaal kan.
Begin liever met de vraag waarom je nieuwe software overweegt.
Misschien kost het maken van roosters te veel tijd. Mogelijk werken planners met losse bestanden en moeten gegevens meerdere keren worden ingevoerd. Of collega’s hebben weinig inzicht in hun rooster, verlof en gewerkte uren.
Een andere reden kan zijn dat de organisatie onvoldoende inzicht heeft in toekomstige tekorten. In dat geval is niet alleen een betere roostertool nodig, maar ook ondersteuning voor forecasting en capaciteitsmanagement.
Beschrijf zo concreet mogelijk wat er nu niet goed werkt. Bepaal daarna wat er na de invoering aantoonbaar beter moet gaan. Denk aan minder handmatige werkzaamheden, eerder gepubliceerde roosters, betrouwbaardere prognoses of beter inzicht in de benodigde en beschikbare capaciteit.
Een softwarekeuze wordt sterker wanneer je niet alleen naar het rooster kijkt. Workforce Management en Personeelsplanning bestaan uit meerdere onderdelen die elkaar beïnvloeden.
De kwaliteitscirkel van Spril helpt om te bepalen welke onderdelen de software moet ondersteunen.
Bij Prognose maken wordt bepaald hoeveel werk wordt verwacht en wanneer dit werk plaatsvindt.
Software kan historische gegevens verwerken, patronen herkennen en verschillende forecastmethoden ondersteunen. Belangrijk is vooral dat duidelijk is welke gegevens worden gebruikt en hoe planners afwijkingen kunnen beoordelen.
Bekijk ook of bijzondere gebeurtenissen kunnen worden verwerkt. Denk aan vakanties, acties, feestdagen, gewijzigde openingstijden en veranderingen in de dienstverlening.
Meer over deze stap lees je in Wat is forecasting?.
Bij Capaciteit beheren vergelijk je het verwachte werk met de beschikbare collega’s, contracturen en vaardigheden.
Een passende oplossing laat niet alleen zien hoeveel uren beschikbaar zijn, maar ook welke functies, vaardigheden en bevoegdheden nodig zijn. Verlof, opleidingen, verloop en langdurige afwezigheid moeten hierin kunnen worden meegenomen.
Zo worden tekorten zichtbaar voordat het rooster wordt gemaakt.
In Wat is capaciteitsmanagement? lees je waarom deze stap belangrijk is.
Bij Rooster maken worden de benodigde en beschikbare capaciteit samengebracht.
Controleer welke soorten roosters de software ondersteunt. Kan de oplossing werken met vaste en wisselende diensten? Kan deze omgaan met meerdere locaties, teams, functies en vaardigheden? En kunnen jullie eigen roosterregels worden ingesteld?
Ook de gebruiksvriendelijkheid telt mee. Software kan technisch veel mogelijkheden bieden, maar alsnog extra werk veroorzaken wanneer planners vaak handmatig moeten aanpassen.
Lees ook Wat is roosteren?.
Tijdens Dagsturing uitvoeren wordt gereageerd op wat er die dag gebeurt.
Denk aan ziekte, onverwachte drukte, achterstanden of juist minder werk dan verwacht. De software moet actuele informatie tonen waarmee de juiste persoon snel een besluit kan nemen.
Binnen klantcontact kan dit bijvoorbeeld ondersteuning bieden bij Traffic Management. In andere sectoren kan het gaan om het verdelen van collega’s over afdelingen, locaties of werkzaamheden.
Met Rapportage opstellen wordt zichtbaar hoe de planning heeft gewerkt.
Bepaal vooraf welke informatie nodig is. Denk aan forecastbetrouwbaarheid, bezetting, openstaande diensten, externe inzet, overwerk, roosterwijzigingen en verschillen tussen geplande en gewerkte uren.
Software met veel rapportages is niet automatisch beter. De informatie moet begrijpelijk zijn en aansluiten op de beslissingen die binnen de organisatie worden genomen.
Bij Optimalisatie adviseren gebruik je resultaten om het planproces te verbeteren.
Daarvoor moet informatie uit de verschillende onderdelen bij elkaar kunnen worden gebracht. Alleen een rooster terugkijken is vaak niet voldoende. Je wilt ook weten waardoor afwijkingen zijn ontstaan en wat er bij een volgende planning anders kan.
Wanneer duidelijk is wat de software moet ondersteunen, kun je wensen en eisen vastleggen.
Maak daarbij onderscheid tussen wat noodzakelijk is en wat prettig zou zijn. Wanneer alles als noodzakelijk wordt aangemerkt, wordt het lastig om oplossingen eerlijk te vergelijken.
Een eis kan bijvoorbeeld zijn dat de software verschillende cao afspraken ondersteunt. Een wens kan zijn dat collega’s hun rooster in een app kunnen bekijken.
Beschrijf eisen zo concreet mogelijk. De eis “de software moet gebruiksvriendelijk zijn” geeft weinig richting. Leg liever vast welke handelingen eenvoudig moeten kunnen worden uitgevoerd, door wie en binnen hoeveel stappen.
Het artikel WFM software selectie, de waarde van een PvE gaat verder in op het vastleggen van eisen.
Planningsoftware wordt niet alleen door planners gebruikt.
Leidinggevenden willen mogelijk verlof beoordelen, informatie bekijken of wijzigingen goedkeuren. HR heeft gegevens nodig over contracten, functies en afwezigheid. Finance kijkt naar uren en kosten. Collega’s willen beschikbaarheid, verlof of roosterwensen doorgeven.
Breng daarom eerst in beeld wie de software gaat gebruiken en welke handelingen iedere groep uitvoert.
Betrek deze gebruikers ook bij de keuze. Een oplossing die voor een projectgroep logisch lijkt, kan in de dagelijkse praktijk alsnog onhandig zijn.
Planners weten waar veel handmatig werk ontstaat. Leidinggevenden weten welke informatie nodig is om besluiten te nemen. Collega’s kunnen aangeven welke onderdelen duidelijk of juist verwarrend zijn.
Planningsoftware staat meestal niet op zichzelf. Gegevens kunnen ook worden gebruikt in HR systemen, salarisverwerking, urenregistratie, financiële systemen en systemen waarin het werkaanbod wordt vastgelegd.
Maak daarom duidelijk welk systeem de bron van iedere soort informatie is.
Waar worden contracturen beheerd? Waar wordt verlof geregistreerd? Waar komen gegevens over het werkaanbod vandaan? En naar welk systeem moeten gewerkte uren worden doorgestuurd?
Wanneer dit niet vooraf duidelijk is, kunnen dubbele registraties en verschillen tussen systemen ontstaan.
Bespreek niet alleen of een koppeling mogelijk is. Onderzoek ook welke gegevens worden uitgewisseld, hoe vaak dat gebeurt en wie verantwoordelijk is wanneer iets niet goed gaat.
Iedere organisatie heeft eigen afspraken over werktijden, verlof, beschikbaarheid en het verdelen van diensten.
Daarnaast gelden wetgeving en vaak één of meerdere cao’s. De software moet deze regels goed kunnen ondersteunen.
Controleer niet alleen of een regel kan worden ingesteld. Bekijk ook wat er gebeurt wanneer iemand ervan afwijkt. Geeft de software een waarschuwing, blokkeert deze de handeling of kan een bevoegde gebruiker bewust een uitzondering maken?
Niet iedere uitzondering hoeft technisch onmogelijk te worden gemaakt. Soms vraagt de praktijk om ruimte. Het moet dan wel duidelijk zijn wie een uitzondering mag goedkeuren en waarom deze wordt vastgelegd.
Software kan helpen om roosters eerlijker en gezonder te maken, maar doet dit niet vanzelf.
Bepaal daarom welke afspraken jullie belangrijk vinden. Denk aan voldoende hersteltijd, een bewuste verdeling van avond, nacht en weekenddiensten en zo min mogelijk wijzigingen na publicatie.
Bekijk ook hoe collega’s invloed krijgen. Kunnen zij beschikbaarheid en voorkeuren doorgeven? Kunnen diensten worden geruild? En ondersteunt de software de gekozen vorm van zelfroosteren?
Zorg dat duidelijk blijft wat een harde beperking is en wat een voorkeur is. Anders kan software verwachtingen creëren die de organisatie niet kan waarmaken.
Een standaarddemonstratie laat vooral zien hoe een leverancier de software graag presenteert. Dat zegt nog niet genoeg over hoe deze binnen jullie organisatie werkt.
Gebruik daarom herkenbare situaties uit de eigen praktijk.
Laat bijvoorbeeld zien hoe een planner een rooster maakt voor een moeilijke periode. Bekijk wat er gebeurt bij een ziekmelding, een capaciteitstekort of een collega die op meerdere locaties inzetbaar is.
Test ook hoe een leidinggevende een verzoek beoordeelt en hoe een collega het rooster bekijkt of beschikbaarheid doorgeeft.
Gebruik bij iedere leverancier dezelfde situaties. Daardoor kun je de verschillen beter vergelijken en voorkom je dat de keuze vooral wordt bepaald door een mooie presentatie.
De kosten van planningsoftware bestaan uit meer dan de licentie.
Denk ook aan de inrichting, gegevensoverdracht, koppelingen, opleidingen, begeleiding, beheer en toekomstige aanpassingen. Daarnaast kost de invoering tijd van planners, leidinggevenden, HR, IT en andere betrokkenen.
Een goedkope oplossing kan uiteindelijk duur worden wanneer veel werk handmatig blijft of aanvullende software nodig is.
Andersom hoeft de oplossing met de meeste mogelijkheden niet de beste keuze te zijn. Functies die niet worden gebruikt, leveren weinig op en kunnen de software juist moeilijker maken.
Kijk daarom naar de totale kosten én naar wat de software aantoonbaar moet verbeteren.
De keuze voor software is pas het begin.
Voor de invoering moeten gegevens worden opgeschoond, afspraken worden vastgelegd en rollen worden ingericht. Gebruikers moeten weten hoe de software werkt en waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt.
Bepaal ook wie na de invoering verantwoordelijk is voor het beheer. Wie past roosterregels aan? Wie controleert koppelingen? Wie beoordeelt nieuwe mogelijkheden? En wie helpt gebruikers bij vragen?
Zonder duidelijk beheer kunnen instellingen na verloop van tijd niet meer aansluiten op de praktijk.
Steeds meer oplossingen gebruiken AI voor prognoses, voorstellen en controles.
Dat kan planners ondersteunen, maar een automatisch voorstel is niet automatisch de beste keuze. De software kent niet vanzelf alle doelen, afspraken en gevoeligheden binnen de organisatie.
Onderzoek daarom hoe een voorstel tot stand komt, welke gegevens worden gebruikt en of een planner de uitkomst kan beoordelen en aanpassen.
Meer hierover lees je in AI binnen Workforce Management en Personeelsplanning.
Problemen met Workforce Management en Personeelsplanning worden niet altijd veroorzaakt door de software.
Soms worden bestaande mogelijkheden niet gebruikt, zijn processen niet duidelijk of staan instellingen niet goed. Ook kan kennis ontbreken bij de mensen die met de software werken.
Onderzoek daarom eerst of de huidige oplossing beter kan worden ingericht. Bekijk welke handmatige werkzaamheden blijven bestaan en waarom dat zo is.
De Software APK van Spril is bedoeld om te onderzoeken of bestaande software voldoende wordt benut en waar verbetering mogelijk is.
Nieuwe software is pas een logische keuze wanneer duidelijk is dat de huidige oplossing de gewenste werkwijze niet kan ondersteunen.
Een zorgvuldige keuze kun je in zeven stappen maken:
Deze aanpak helpt om de keuze uitlegbaar te maken en voorkomt dat één opvallende functie de doorslag geeft.
Spril werkt niet vanuit een vaste voorkeur voor één systeem of leverancier. We kijken eerst naar de organisatie, het planproces en wat gebruikers nodig hebben.
We helpen bij het opstellen van eisen, het beoordelen van oplossingen en het maken van een onderbouwde keuze. Ook ondersteunen we bij de inrichting, invoering en het beter gebruiken van bestaande software.
Zo wordt software geen doel op zich, maar een hulpmiddel voor goed georganiseerd werk en continu verbeteren.