Je gebruikt al een WFM systeem of software voor Personeelsplanning. In theorie kan het systeem precies wat je nodig hebt. Maar gebeurt dat in de praktijk ook?
Na verloop van tijd veranderen processen, wensen en werkwijzen. Er komen nieuwe functies bij, instellingen blijven staan zoals ze ooit zijn ingericht en gebruikers ontwikkelen eigen manieren om met het systeem te werken. Voor je het weet staan er toch weer losse Excel bestanden naast de software of kost een eenvoudige wijziging opvallend veel handmatig werk.
Met de Software APK van Spril onderzoeken we hoe goed jouw huidige software het planproces ondersteunt en waar je meer uit het systeem kunt halen.
Een Software APK is een onafhankelijke check van je huidige WFM software of software voor Personeelsplanning.
We kijken daarbij niet alleen naar wat het systeem technisch kan. Veel belangrijker is hoe de software binnen jouw organisatie wordt gebruikt. Sluit de inrichting nog aan op de processen? Worden beschikbare functies ook daadwerkelijk benut? En helpt de software planners en andere gebruikers om hun werk goed en efficiënt te doen?
Het doel is niet om zoveel mogelijk functies aan te zetten. Het doel is dat de software het planproces ondersteunt in plaats van ingewikkelder maakt. Dat sluit aan op de oorspronkelijke gedachte achter de Software APK van Spril.
Een systeem kan jarenlang prima functioneren terwijl er ondertussen steeds meer handmatig werk omheen ontstaat.
Planners voeren bijvoorbeeld dezelfde informatie op meerdere plekken in. Rapportages worden eerst naar Excel geëxporteerd voordat iemand ermee kan werken. Roosters vragen veel handmatige correcties of verschillende gebruikers hebben ieder hun eigen werkwijze ontwikkeld.
Ook na een reorganisatie, wijziging van het planproces of uitbreiding van de organisatie kan het slim zijn opnieuw naar de inrichting te kijken.
En misschien denk je zelfs al aan nieuwe software.
Juist dan is het verstandig om eerst te onderzoeken waar het probleem echt zit. Nieuwe software is namelijk niet altijd de oplossing. Soms kan de huidige oplossing veel meer dan er op dat moment wordt gebruikt.
Software staat nooit op zichzelf. Daarom kijken we eerst naar de manier waarop Workforce Management of Personeelsplanning binnen de organisatie is ingericht.
Hoe loopt informatie door de organisatie? Wie doet wat? Waar worden beslissingen genomen? En waar ontstaan vertragingen, dubbel werk of onduidelijkheden?
Daarna kijken we naar de inrichting van het systeem.
Zijn instellingen nog logisch? Sluiten regels en parameters aan op de huidige werkwijze? Worden mogelijkheden gebruikt die het systeem biedt of gebeurt veel nog handmatig?
Een systeem kan technisch uitstekend functioneren en toch niet goed zijn ingericht voor de dagelijkse praktijk.
We betrekken de mensen die dagelijks met de software werken. Zij weten meestal precies waar onnodige handelingen ontstaan.
Daarom kijken we niet alleen naar het systeem, maar ook naar vragen, ervaringen en werkwijzen van gebruikers. Dat was al een belangrijk onderdeel van de oorspronkelijke Software APK en blijft essentieel om te bepalen waar verbetering mogelijk is.
Goede planning vraagt om betrouwbare informatie.
We kijken daarom ook naar de manier waarop gegevens binnenkomen, worden verwerkt en weer worden gebruikt. Denk aan contractinformatie, beschikbaarheid, werkaanbod, verlof, urenregistratie en rapportages.
Wanneer gegevens meerdere keren worden ingevoerd of systemen niet goed op elkaar aansluiten, ontstaat extra werk en neemt de kans op verschillen toe.
Bij de beoordeling kijken we niet alleen naar het maken van een rooster.
Binnen de kwaliteitscirkel van Spril bestaat het planproces uit Prognose maken, Capaciteit beheren, Rooster maken, Dagsturing uitvoeren, Rapportage opstellen en Optimalisatie adviseren. Deze onderdelen hangen met elkaar samen.
Software hoeft niet iedere stap volledig binnen één systeem af te handelen. Wel moet duidelijk zijn hoe de verschillende stappen worden ondersteund en hoe informatie tussen deze stappen wordt gebruikt.
Zo voorkom je dat een goed roosterprogramma uiteindelijk alsnog losstaat van forecasting, capaciteitsplanning of rapportages.
Als software niet lekker werkt, is vervangen een aantrekkelijke gedachte.
Maar voordat je aan een softwareselectie begint, is het slim om vast te stellen waar de knelpunten zitten. Ligt het daadwerkelijk aan de mogelijkheden van het systeem? Of aan de inrichting, processen, kennis of manier van werken?
Blijkt dat de huidige software de gewenste werkwijze gewoon kan ondersteunen, dan ligt de oplossing mogelijk in optimalisatie.
Kan het systeem belangrijke onderdelen écht niet ondersteunen, dan heb je meteen een veel duidelijker vertrekpunt voor een eventuele softwareselectie. In ons artikel over het kiezen van software voor Workforce Management en Personeelsplanning gaan we verder in op zo’n selectietraject.
Na de Software APK heb je een duidelijk beeld van wat goed werkt en waar verbetering mogelijk is.
Je krijgt concreet advies over de inrichting, het gebruik en het proces rondom de software. Daarmee kun je bepalen welke verbeteringen direct mogelijk zijn, waar extra kennis of afspraken nodig zijn en of grotere veranderingen noodzakelijk zijn.
Geen verandering om de verandering dus. Eerst kijken wat je al hebt en daar zoveel mogelijk uithalen.
Spril adviseert organisaties onafhankelijk over software voor Workforce Management en Personeelsplanning. We helpen bij het verbeteren van bestaande software, maar ook bij onderzoek, selectie, aanschaf en implementatie van nieuwe oplossingen.
We starten daarbij niet bij de leverancier of bij een lange lijst functies. We starten bij jouw organisatie, je planproces en de mensen die ermee moeten werken.
Benieuwd of jij alles uit je huidige software haalt? Neem contact met ons op en laat je WFM software of Personeelsplanning software eens goed onder de loep nemen.