Workforce Management helpt je om het werk dat gedaan moet worden en de beschikbare capaciteit steeds beter op elkaar af te stemmen. Niet alleen in het rooster van volgende week, maar juist over verschillende termijnen heen.
Daarvoor moeten forecasting, capaciteitsmanagement, roostering, Traffic Management, rapportage en optimalisatie goed op elkaar aansluiten. Zodra één onderdeel los komt te staan van de rest, ontstaan vaak problemen verderop in het proces.
Organisaties moeten steeds meer doen met beschikbare capaciteit. Tegelijkertijd verandert de personeelsvraag sneller, is personeel schaars en willen medewerkers meer invloed op wanneer en hoe ze werken.
Dat maakt werken vanuit alleen ervaring en gevoel steeds lastiger.
Stel dat de klantvraag gedurende het jaar verandert, maar de formatie gelijk blijft. Of dat er voldoende medewerkers zijn, maar vooral op andere momenten dan waarop het werk binnenkomt. Dan lijkt er op papier misschien genoeg capaciteit te zijn, terwijl de operatie dagelijks tekorten ervaart.
Ook nieuwe kanalen, automatisering en AI veranderen het werk. Sommige werkzaamheden verdwijnen, andere veranderen en er ontstaan nieuwe vaardigheden die nodig zijn.
Met goed ingericht Workforce Management kijk je daarom verder vooruit. Je brengt veranderingen in de vraag eerder in beeld en kunt bepalen wat dat betekent voor capaciteit, vaardigheden, formatie en inzet.
Data helpt om niet alleen te zien dát iets gebeurt, maar ook waarom.
Denk aan historische volumes, patronen in de personeelsvraag, productiviteit, beschikbaarheid, verzuim, bezetting en gerealiseerde prestaties.
Het gaat regelmatig mis wanneer organisaties veel data verzamelen, maar deze niet gebruiken om keuzes te maken.
Een forecast wordt bijvoorbeeld iedere maand bijgewerkt, maar veranderingen worden niet vertaald naar de capaciteitsplanning. Of rapportages laten structureel onderbezetting zien op bepaalde momenten, terwijl de roosters hetzelfde blijven.
Data krijgt pas waarde als je de verschillende onderdelen van Workforce Management met elkaar verbindt.
Binnen de kwaliteitscirkel van Spril komen forecasting, capaciteitsmanagement, roostering, Traffic Management, rapportage en optimalisatie daarom steeds bij elkaar.
Wat je vandaag meet, gebruik je om de planning van morgen beter te maken.
Grip op capaciteit begint met vooruitkijken.
Op langere termijn wil je weten hoeveel medewerkers en welke vaardigheden je nodig hebt. Daarna vertaal je dit naar formatie, beschikbaarheid en uiteindelijk naar roosters en dagelijkse inzet.
Daarbij kijk je continu naar het verschil tussen wat je verwachtte en wat daadwerkelijk gebeurt.
Het doel is niet om iedere afwijking te voorkomen. Het doel is dat je afwijkingen eerder ziet en weet welke keuzes je kunt maken.
Er wordt goed voorspeld hoeveel werk eraan komt, maar niemand vertaalt dit naar benodigde capaciteit. Het gevolg is dat tekorten pas zichtbaar worden wanneer roosters al gemaakt zijn.
Op weekniveau kan de bezetting precies kloppen. Toch ontstaan dagelijks problemen omdat de beschikbare uren niet aansluiten op de momenten waarop het werk binnenkomt.
Veel lastminute wijzigingen, extra diensten en ad hoc inhuur worden vaak gezien als een roosterprobleem. De oorzaak kan veel eerder liggen, bijvoorbeeld in de forecast, formatie of capaciteitsplanning.
Planning, operatie, HR en management werken ieder met hun eigen cijfers en uitgangspunten. Daardoor worden keuzes gemaakt die verderop in het WFM proces weer nieuwe problemen veroorzaken.
Goed Workforce Management verbindt deze onderdelen met elkaar.
Een goede inrichting zorgt ervoor dat je eerder ziet wat eraan komt en daardoor eerder kunt handelen.
Je kunt beter bepalen hoeveel capaciteit nodig is, wanneer die capaciteit nodig is en welke vaardigheden daarbij horen. Ook worden keuzes over formatie, recruitment, flexibele inzet en ontwikkeling beter onderbouwd.
Roosters sluiten daardoor beter aan op het werk en er is minder behoefte aan voortdurend bijsturen.
Ook voor medewerkers ontstaat meer duidelijkheid. Wanneer een organisatie eerder vooruitkijkt, hoeft niet ieder capaciteitsprobleem op het laatste moment in het rooster opgelost te worden.
En misschien wel het belangrijkste, je krijgt een gezamenlijk beeld van wat er nodig is. Planning, operatie en management kunnen daardoor vanuit dezelfde informatie keuzes maken.
De behoefte aan Workforce Management wordt vaak extra zichtbaar wanneer een organisatie groeit of verandert.
Bijvoorbeeld wanneer verzuim oploopt, vacatures moeilijk ingevuld worden, de klantvraag verandert, nieuwe systemen worden ingevoerd of steeds vaker externe capaciteit nodig is.
Wat eerder nog met ervaring, korte lijnen en veel bijsturen opgelost kon worden, vraagt dan om meer structuur.
Goed Workforce Management zorgt ervoor dat je niet alleen het probleem van vandaag oplost, maar steeds verder terugkijkt naar de oorzaak.
Wil je eerst terug naar de basis? Lees dan wat Workforce Management is.
