Je hebt 100 uur aan capaciteit beschikbaar. Betekent dat ook dat je 100 uur kunt inzetten voor het werk dat gedaan moet worden? Meestal niet.
Medewerkers hebben verlof, zijn soms ziek, volgen een training, hebben overleg of besteden tijd aan andere activiteiten. Het verschil tussen de bruto beschikbare uren en de uren die daadwerkelijk beschikbaar zijn voor het primaire werk noemen we binnen Workforce Management en Personeelsplanning shrinkage.
Shrinkage goed meenemen is belangrijk voor een realistische capaciteitsplanning. Doe je dat niet, dan lijkt er op papier voldoende capaciteit te zijn terwijl je in de praktijk uren tekortkomt.
Shrinkage is het deel van de beschikbare capaciteit dat niet inzetbaar is voor het werk waarvoor je de personeelsvraag hebt bepaald.
Denk bijvoorbeeld aan vakantie, ziekte, opleiding, coaching, werkoverleg, pauzes en projecten.
Welke activiteiten precies onder shrinkage vallen, verschilt per organisatie. Dat is niet erg, zolang je maar duidelijke afspraken maakt over wat je wel en niet meetelt.
Daarmee voorkom je dat dezelfde uren op verschillende plekken in je berekening terechtkomen.
Het is handig om onderscheid te maken tussen geplande shrinkage en ongeplande shrinkage.
Geplande shrinkage kun je vooraf zien aankomen. Denk aan vakantie, opleidingen, coaching, overleg en geplande projecten.
Ongeplande shrinkage ontstaat onverwacht. Ziekte is daar het bekendste voorbeeld van.
Dat onderscheid helpt bij de capaciteitsplanning.
Voor geplande activiteiten weet je meestal steeds beter hoeveel uren nodig zijn naarmate de periode dichterbij komt. Voor ongeplande shrinkage werk je vaker met een verwachting op basis van historische gegevens en ontwikkelingen.
Een aantal voorbeelden:
Vakantie en verlof
Ja, deze uren zijn niet beschikbaar voor het primaire werk.
Ziekte
Ja. Ziekte is meestal een vorm van ongeplande shrinkage.
Opleiding en training
Ja, wanneer deze uren niet zijn meegenomen in de personeelsvraag.
Coaching en werkoverleg
Vaak wel. Dit hangt af van de manier waarop je workload en capaciteit definieert.
Pauzes
Dit kan onderdeel zijn van shrinkage. Zorg vooral dat je hier binnen de organisatie één duidelijke afspraak over maakt.
Projectwerk
Wanneer medewerkers hierdoor tijdelijk niet beschikbaar zijn voor het primaire proces, kun je dit meenemen als shrinkage.
Klantcontact of regulier productiewerk
Nee. Dat is juist het werk waarvoor de capaciteit bedoeld is.
Administratie die onderdeel is van de afhandeling
Meestal niet. Wanneer deze tijd onderdeel is van de workload, moet je deze niet nogmaals als shrinkage meenemen.
Stel dat je in een periode 1.000 bruto beschikbare uren hebt.
Daarvan zijn 250 uur niet beschikbaar door verlof, ziekte, overleg, opleidingen en andere activiteiten.
Dan bedraagt de shrinkage:
250 gedeeld door 1.000 × 100% = 25% shrinkage
Van de 1.000 bruto uren blijven daardoor 750 netto beschikbare uren over.
1.000 × 75% = 750 netto uren
Dat is de capaciteit die daadwerkelijk beschikbaar is voor het primaire werk.
Binnen capaciteitsplanning reken je vaak juist andersom.
Stel dat je hebt berekend dat je 750 netto uren nodig hebt om het verwachte werk uit te voeren.
Je verwacht 25% shrinkage.
Dan kun je niet simpelweg 25% bij de 750 uur optellen.
Je rekent:
750 gedeeld door 0,75 = 1.000 bruto uren
Je hebt dus 1.000 bruto uren nodig om na 25% shrinkage 750 netto uren over te houden.
Dit verschil is belangrijk.
Als je simpelweg 25% bij 750 zou optellen, kom je uit op 937,5 uur. Na 25% shrinkage zou daar nog maar ongeveer 703 uur van overblijven.
Meer hierover lees je in ons artikel over bruto en netto capaciteit.
Daar bestaat geen standaardantwoord op.
Een shrinkage van 20%, 25% of 30% kan bij de ene organisatie prima passen en bij een andere organisatie totaal niet.
De hoogte hangt onder andere af van verlof, ziekte, opleidingen, overleg, coaching, pauzes en andere werkzaamheden.
Ook binnen één organisatie kan shrinkage verschillen per team, functie en periode.
Een team waarin veel nieuwe medewerkers worden opgeleid kan tijdelijk meer shrinkage hebben. In vakantieperiodes neemt verlof toe. En wanneer het ziekteverzuim verandert, heeft dat direct gevolgen voor de netto beschikbare capaciteit.
Gebruik daarom niet jarenlang één vast percentage omdat dit ooit zo is afgesproken.
Historische gegevens vormen een goed vertrekpunt.
Kijk hoeveel uren in eerdere periodes daadwerkelijk naar verschillende shrinkagecomponenten gingen. Daarmee kun je een verwachting voor de toekomst maken.
Maar historie alleen is niet voldoende.
Weet je dat er binnenkort veel opleidingen plaatsvinden? Verwacht je een andere verlofverdeling? Verandert de hoeveelheid projectwerk?
Neem die informatie dan mee.
Een goede shrinkageverwachting combineert dus historische gegevens met wat je al weet over de komende periode.
Shrinkage en productiviteit worden soms door elkaar gehaald, maar zijn niet hetzelfde.
Shrinkage gaat over tijd waarin iemand niet beschikbaar is voor het primaire werk.
Productiviteit gaat over wat er gebeurt tijdens de tijd waarin iemand wel beschikbaar is.
Iemand die een hele dag opleiding volgt, heeft die dag bijvoorbeeld shrinkage. Dat zegt niets over de productiviteit van die medewerker.
Iemand die wel beschikbaar is voor het primaire werk, maar minder werk uitvoert dan verwacht, heeft mogelijk een productiviteitsvraagstuk. Dat is iets anders.
Door die begrippen uit elkaar te houden, kun je veel beter bepalen waar een afwijking vandaan komt.
Ook bezettingsgraad meet iets anders.
Shrinkage bepaalt hoeveel van je bruto capaciteit daadwerkelijk beschikbaar komt voor het primaire werk.
Bezettingsgraad kijkt vervolgens naar hoeveel van die beschikbare tijd daadwerkelijk nodig is voor het uitvoeren van werk.
Je kunt dus weinig shrinkage hebben en toch een lage bezettingsgraad wanneer er minder werk binnenkomt dan verwacht.
Andersom kan een hoge shrinkage ervoor zorgen dat de medewerkers die wél beschikbaar zijn juist een erg hoge bezettingsgraad hebben.
Daarom wil je deze cijfers naast elkaar bekijken en niet als hetzelfde behandelen.
Een veelgemaakte fout bij shrinkage is dat dezelfde activiteit twee keer wordt meegenomen.
Stel dat werkoverleg al onderdeel is van de personeelsvraag die je hebt berekend.
Wanneer je diezelfde uren vervolgens opnieuw aftrekt van je beschikbare capaciteit als shrinkage, tel je het werkoverleg dubbel.
Hetzelfde kan gebeuren met administratie, coaching of andere werkzaamheden.
Spreek daarom duidelijk af welke activiteiten onderdeel zijn van de workload en welke activiteiten je als shrinkage behandelt.
Dat lijkt een detail, maar kan grote gevolgen hebben voor je uiteindelijke capaciteitsberekening.
Binnen capaciteitsplanning vergelijk je hoeveel capaciteit nodig is met hoeveel capaciteit werkelijk beschikbaar is.
Shrinkage vormt daarbij de stap tussen bruto en netto capaciteit.
Je kunt bijvoorbeeld voldoende contracturen hebben om de personeelsvraag op papier af te dekken. Wanneer een deel van die uren niet beschikbaar is voor het primaire werk, kan er netto alsnog een tekort ontstaan.
Door shrinkage goed mee te nemen zie je dat verschil eerder.
Dat helpt bij keuzes over formatie, verlof, opleidingen en andere activiteiten.
Wil je vervolgens weten hoeveel medewerkers of FTE je nodig hebt? Lees dan ook hoe je de benodigde FTE berekent.
Een totaal shrinkagepercentage is handig, maar vertelt niet waarom het verandert.
Stel dat shrinkage stijgt van 25% naar 30%.
Dan wil je weten wat daarachter zit.
Is het ziekteverzuim gestegen? Zijn er tijdelijk meer opleidingen? Worden medewerkers vaker ingezet voor projecten? Is er meer verlof opgenomen? Of wordt er simpelweg beter geregistreerd?
Splits shrinkage daarom uit naar de verschillende oorzaken.
Zo zie je welke verandering tijdelijk is en waar mogelijk een structurele ontwikkeling ontstaat.
Het woord shrinkage klinkt misschien alsof je capaciteit verliest en dat dit dus altijd negatief is.
Dat klopt niet.
Opleidingen, coaching en overleg kosten beschikbare capaciteit, maar kunnen tegelijkertijd belangrijk zijn voor kwaliteit, ontwikkeling en samenwerking.
Ook verlof hoort simpelweg bij een normale personeelsbezetting.
Het doel is daarom niet om shrinkage zo laag mogelijk te krijgen.
Het doel is om te weten hoeveel shrinkage je kunt verwachten, waar deze uit bestaat en wat dit betekent voor je beschikbare capaciteit.
Shrinkage is geen percentage dat je één keer bepaalt en vervolgens jarenlang kunt blijven gebruiken.
Vergelijk regelmatig je verwachting met de werkelijkheid.
Hoeveel ziekte verwachtte je en hoeveel was het werkelijk? Hoeveel verlof werd opgenomen? Hoeveel tijd ging naar opleidingen, overleg en andere activiteiten?
Wanneer structurele verschillen ontstaan, pas je de aannames voor toekomstige capaciteitsplannen aan.
Zo wordt je volledige cyclus van de kwaliteitscirkel steeds betrouwbaarder.
Shrinkage is het deel van de bruto beschikbare capaciteit dat niet beschikbaar is voor het primaire werk. Bijvoorbeeld door verlof, ziekte, opleiding, overleg of andere activiteiten.
Je deelt het aantal shrinkage uren door de totale bruto beschikbare uren en vermenigvuldigt dit met 100%.
Bij 250 shrinkage uren op 1.000 bruto beschikbare uren is de shrinkage 25%.
Er bestaat geen standaardpercentage dat voor iedere organisatie goed is. Shrinkage hangt af van onder andere ziekte, verlof, opleidingen, overleg en andere werkzaamheden. Gebruik daarom zoveel mogelijk je eigen gegevens.
Ja. Ziekte wordt meestal gezien als ongeplande shrinkage, omdat deze uren niet beschikbaar zijn voor het primaire werk en vooraf niet exact bekend zijn.
Dat hangt af van de manier waarop je binnen de organisatie capaciteit berekent. Het belangrijkste is dat je één duidelijke definitie gebruikt en voorkomt dat pauzes dubbel worden meegenomen.
Shrinkage gebruik je om van de benodigde netto capaciteit terug te rekenen naar de bruto capaciteit die je nodig hebt. Heb je 750 netto uren nodig en verwacht je 25% shrinkage, dan heb je 1.000 bruto uren nodig.
Shrinkage helpt je om een realistisch beeld te krijgen van de capaciteit die daadwerkelijk beschikbaar is.
Daarmee is het een belangrijke factor binnen Workforce Management en Personeelsplanning/capaciteitsplanning.
Niet omdat iedere indirecte minuut moet verdwijnen, maar omdat je wilt weten hoeveel capaciteit je nodig hebt om het verwachte werk daadwerkelijk uit te kunnen voeren.
Hoe beter je shrinkage begrijpt en voorspelt, hoe realistischer je capaciteitsplanning wordt.