De toekomst van werk

Werk wordt minder voorspelbaar

Veel organisaties konden vroeger redelijk vast vooruitkijken. Het werkaanbod was herkenbaar, teams waren stabiel en roosters veranderden beperkt. Die voorspelbaarheid is op veel plekken afgenomen.

Het werkaanbod kan sneller stijgen of dalen. Medewerkers zijn niet altijd beschikbaar op de momenten waarop de organisatie ze nodig heeft. Ook ziekte, verlof, verloop en moeilijk vervulbare vacatures hebben gevolgen voor de bezetting.

Dat maakt vooruitkijken belangrijker. Niet om de toekomst precies te voorspellen, maar om beter voorbereid te zijn op verschillende situaties.

Een goede forecast helpt om veranderingen in het werkaanbod eerder te herkennen. Vervolgens wordt binnen capaciteitsmanagement bepaald hoeveel medewerkers, uren en vaardigheden nodig zijn.

Technologie neemt steeds meer werk over

WFM systemen kunnen steeds meer berekeningen en controles automatisch uitvoeren. Ze herkennen patronen in gegevens, maken prognoses, controleren roosters en laten zien waar tekorten of overschotten ontstaan.

Ook AI krijgt hierin een grotere rol. Een systeem kan bijvoorbeeld verschillende scenario’s doorrekenen of een voorstel doen voor een rooster. Hierdoor hoeft een planner minder tijd te besteden aan handmatige berekeningen en terugkerende controles.

Dat betekent niet dat het volledige planproces door technologie wordt overgenomen. Een systeem kent niet vanzelf alle afspraken, uitzonderingen en belangen binnen een organisatie. Het weet ook niet altijd waarom een bepaalde keuze in de praktijk wel of niet werkt.

De planner blijft daarom nodig om voorstellen te beoordelen, keuzes uit te leggen en rekening te houden met situaties die niet volledig in gegevens zijn vastgelegd. Het werk verschuift van vooral uitvoeren naar steeds meer analyseren, adviseren en verbeteren.

Medewerkers willen meer invloed

Medewerkers verwachten steeds vaker duidelijkheid over hun rooster en invloed op hun werktijden. Ze willen weten waar ze aan toe zijn en werk beter kunnen combineren met hun leven buiten het werk.

Dat vraagt om een planning waarin niet alleen naar de bezetting wordt gekeken. Beschikbaarheid, contractafspraken, voorkeuren, vaardigheden en een eerlijke verdeling van diensten spelen allemaal mee.

Zelfroosteren kan medewerkers meer invloed geven. Dat werkt alleen wanneer de organisatie duidelijke kaders vaststelt. Er moet bekend zijn welke bezetting nodig is, welke vaardigheden aanwezig moeten zijn en welke afspraken voor iedereen gelden.

Meer vrijheid zonder duidelijke kaders kan juist zorgen voor extra werk en openstaande diensten. Goede Personeelsplanning zoekt daarom steeds naar een balans tussen de behoefte van de organisatie en de wensen van medewerkers.

De rol van de planner verandert

De planner van de toekomst is niet alleen bezig met het vullen van diensten. Het wordt steeds belangrijker om te begrijpen waarom een planning wel of niet werkt.

Daarvoor is kennis nodig van het volledige WFM proces. Een wijziging in het rooster kan namelijk het gevolg zijn van een onbetrouwbare prognose, onvoldoende capaciteit of afspraken die niet goed zijn vastgelegd.

Planners gaan daardoor vaker samenwerken met leidinggevenden, HR, finance en medewerkers. Ze gebruiken gegevens om knelpunten zichtbaar te maken en adviseren over mogelijke oplossingen.

Ook communicatie wordt belangrijker. Een planning kan op papier goed kloppen, maar alsnog niet werken wanneer medewerkers de keuzes niet begrijpen of informatie te laat wordt gedeeld.

De kwaliteitscirkel als basis

De toekomst van werk vraagt niet om steeds opnieuw reageren op losse problemen. Organisaties krijgen meer grip wanneer de verschillende onderdelen van WFM en PP goed met elkaar verbonden zijn.

Binnen de kwaliteitscirkel van Spril begint dit met Prognose maken. Wat verwachten we aan werk en welke ontwikkelingen kunnen dit beïnvloeden?

Daarna volgt Capaciteit beheren. Hoeveel medewerkers, uren en vaardigheden zijn nodig en wat is beschikbaar?

Bij Rooster maken wordt de benodigde capaciteit vertaald naar diensten en activiteiten. Een goed rooster houdt rekening met het werk, de medewerkers en de geldende afspraken.

Tijdens Dagsturing uitvoeren wordt bekeken wat er op de dag zelf gebeurt. Verandert het werkaanbod, valt iemand uit of loopt het werk anders dan verwacht, dan kan worden bijgestuurd.

Met Rapportage opstellen wordt zichtbaar wat goed ging en waar afwijkingen zijn ontstaan. Vervolgens wordt bij Optimalisatie adviseren bepaald welke verbeteringen nodig zijn.

Zo ontstaat een proces waarin organisaties niet alleen problemen oplossen, maar ook leren van eerdere keuzes.

Wat kun je nu al doen?

Je hoeft niet te wachten op nieuwe technologie om toekomstbestendiger te gaan werken. Begin bij de basis.

Bekijk eerst hoe betrouwbaar jullie gegevens zijn en of iedereen dezelfde definities gebruikt. Controleer daarna of prognoses, capaciteitsplannen en roosters op elkaar aansluiten. Bespreek ook wie verantwoordelijk is voor iedere stap en wanneer informatie wordt overgedragen.

Onderzoek vervolgens welke handmatige werkzaamheden door het huidige systeem kunnen worden overgenomen. Vaak zijn er al mogelijkheden beschikbaar die nog niet volledig worden gebruikt.

Blijf medewerkers betrekken bij veranderingen. Vraag niet alleen welke werktijden zij prettig vinden, maar leg ook uit welke bezetting nodig is en welke keuzes daarbij horen.

De toekomst van werk ontstaat niet door één nieuw systeem of één slimme toepassing. Het ontstaat wanneer processen, technologie en mensen goed samenwerken.

Hulp bij toekomstbestendig Workforce Management

Wil je weten waar jouw organisatie nu staat en welke verbeteringen mogelijk zijn? Spril helpt bij het inrichten en verbeteren van Workforce Management en Personeelsplanning.

We kijken naar de volledige kwaliteitscirkel, de gebruikte systemen, de verdeling van verantwoordelijkheden en de kennis binnen de organisatie. Zo werken we samen aan goed georganiseerd werk dat ook blijft werken wanneer omstandigheden veranderen.