Roosteren is het vertalen van de benodigde bezetting naar concrete werktijden, diensten en activiteiten per medewerker.
Je bepaalt wie wanneer werkt en welke werkzaamheden iemand uitvoert. Daarbij houd je rekening met het verwachte werk, de benodigde vaardigheden, contractafspraken, beschikbaarheid, wetgeving en de wensen van medewerkers.
Binnen de kwaliteitscirkel van Spril valt dit onder Rooster maken. Het doel van deze stap is medewerkerstevredenheid binnen de gestelde doelen en kaders.
Een goed rooster begint niet bij het verdelen van medewerkers over open diensten.
Bij Prognose maken wordt eerst bepaald hoeveel werk wordt verwacht. Daarna wordt bij Capaciteit beheren berekend hoeveel uren, medewerkers en vaardigheden nodig zijn.
Pas daarna kan het rooster worden gemaakt.
In het rooster worden drie belangen met elkaar verbonden:
Na publicatie van het rooster kunnen er altijd veranderingen ontstaan. Ziekte, extra werk of uitval vraagt soms om bijsturing. Dit hoort bij de volgende stap van de kwaliteitscirkel: Dagsturing uitvoeren.
Een goed rooster bevat voldoende medewerkers om het werk uit te voeren, maar kijkt verder dan alleen de bezetting.
Een goed personeelsrooster:
Een rooster kan volledig voldoen aan alle regels en toch niet prettig werken. Kijk daarom niet alleen naar wat formeel is toegestaan, maar ook naar de kwaliteit van het rooster voor medewerkers en de organisatie.
Lees hierover meer in Roosterregels, goed of slecht?.
Binnen de kwaliteitscirkel kijken we op strategisch, tactisch en operationeel niveau naar het rooster.
Op strategisch niveau bepaalt de organisatie welke roostermethodiek past bij het werk en de medewerkers.
Vragen die hierbij horen zijn:
Deze keuzes geven richting aan het volledige roosterproces.
In het artikel Wat voor soort rooster past het beste bij jouw organisatie? lees je meer over verschillende roostermethoden.
Op tactisch niveau worden de kaders voor het rooster vastgesteld.
Denk aan afspraken over:
Op dit niveau wordt ook bekeken of de beschikbare medewerkers samen voldoende aansluiten op de bezetting die nodig is.
Op operationeel niveau wordt het rooster daadwerkelijk gemaakt.
De planner vertaalt de benodigde bezetting naar diensten en koppelt deze aan beschikbare en bevoegde medewerkers.
Daarna wordt het rooster gecontroleerd, gepubliceerd en beheerd.
Een goed roosterproces bestaat uit een aantal vaste stappen.
Gebruik het capaciteitsplan als uitgangspunt.
Hierin moet per periode duidelijk zijn:
Het rooster is niet de juiste plek om een structureel tekort aan capaciteit op te lossen. Wanneer er onvoldoende medewerkers beschikbaar zijn, moet dit zichtbaar worden gemaakt en op het juiste niveau worden besproken.
Bepaal welke manier van roosteren bij de organisatie past.
Mogelijke vormen zijn:
De juiste keuze hangt onder andere af van de voorspelbaarheid van het werk, de gewenste flexibiliteit en de behoefte van medewerkers.
Breng in kaart wanneer medewerkers beschikbaar zijn en welke afspraken er gelden.
Maak hierbij onderscheid tussen:
Niet iedere voorkeur kan altijd worden toegekend. Spreek daarom vooraf af hoe keuzes worden gemaakt wanneer meerdere wensen met elkaar botsen.
Harde voorwaarden zijn afspraken waar het rooster altijd aan moet voldoen.
Denk aan:
Zachte voorwaarden zijn wensen waar je zo veel mogelijk rekening mee houdt.
Denk aan:
Maak duidelijk welke voorwaarden voorrang krijgen. Zo kan de planner keuzes uitleggen en worden verwachtingen vooraf beter afgestemd.
Vul eerst de diensten waarvoor specifieke vaardigheden nodig zijn. Verdeel daarna de overige diensten.
Kijk tijdens het roosteren niet alleen naar afzonderlijke dagen, maar ook naar het volledige roosterpatroon van een medewerker.
Let bijvoorbeeld op:
Een dienst kan op zichzelf goed zijn, maar in combinatie met eerdere of volgende diensten alsnog onwenselijk worden.
Een gezond rooster helpt medewerkers om voldoende te herstellen en het werk vol te houden.
Kijk daarbij onder andere naar:
Een gezond gepland rooster kan door ruilingen, ziekte en extra inzet alsnog minder gezond worden. Bewaak daarom niet alleen het gepubliceerde rooster, maar ook de wijzigingen en de werkelijk gewerkte tijden.
Lees ook Is gezond roosteren duur?.
Controleer het rooster voordat je het publiceert.
Beoordeel minimaal:
Los niet ieder probleem stilletjes op in het rooster. Maak knelpunten zichtbaar wanneer ze voortkomen uit onvoldoende formatie, een onrealistisch capaciteitsplan of tegenstrijdige afspraken.
Publiceer het rooster binnen de afgesproken termijn.
Geef medewerkers inzicht in:
Een duidelijke uitleg over het roosterproces voorkomt onnodige discussie en helpt medewerkers begrijpen waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt.
Het roosterproces stopt niet zodra het rooster is gepubliceerd.
Controleer regelmatig of het rooster nog aansluit op:
Spreek duidelijk af wanneer een wijziging nog bij roosterbeheer hoort en wanneer deze wordt overgedragen aan Dagsturing.
Invloed op werktijden kan bijdragen aan meer betrokkenheid en tevredenheid. Dit betekent niet dat iedere medewerker volledig zelf bepaalt wanneer diegene werkt.
Zelfroosteren werkt het beste binnen duidelijke kaders. De organisatie bepaalt hoeveel bezetting nodig is, welke vaardigheden aanwezig moeten zijn en welke wettelijke en organisatorische regels gelden.
Medewerkers kunnen binnen deze kaders voorkeuren doorgeven, diensten kiezen of samen tot een verdeling komen.
Lees meer over de verschillende mogelijkheden in Wat is zelfroosteren?.
Roostersoftware kan helpen om veel voorwaarden tegelijk te verwerken en snel verschillende oplossingen te berekenen.
Automatisch roosteren werkt alleen goed wanneer de invoer klopt. Denk aan:
Een systeem kan een voorstel maken, maar de planner blijft nodig om de uitkomst te beoordelen, keuzes uit te leggen en bijzondere situaties goed af te handelen.
Automatiseren van een onduidelijk roosterproces maakt het proces niet vanzelf beter. Richt daarom eerst de werkwijze en verantwoordelijkheden goed in.
Roosterkwaliteit kun je zichtbaar maken met verschillende gegevens.
Denk aan:
Kijk niet alleen naar één cijfer. Een rooster met een volledige bezetting kan bijvoorbeeld alsnog veel ongezonde wisselingen of ongewenste diensten bevatten.
Veelvoorkomende fouten zijn:
Een goed rooster ontstaat niet alleen door een ervaren planner. Het vraagt om een betrouwbaar capaciteitsplan, duidelijke kaders, goede gegevens en samenwerking tussen planning, medewerkers en leidinggevenden.
Spril helpt organisaties om het roosterproces goed in te richten en continu te verbeteren.
We ondersteunen onder andere bij:
Wil je zelf leren hoe je betere en gezondere roosters maakt? Bekijk dan de training Slim en gezond roosteren of de Opleiding Operationele Personeelsplanning.
Wil je weten waar jullie roosterproces kan verbeteren? Neem contact met ons op. Samen werken we aan een rooster dat goed is voor de medewerker én de organisatie.