Roosterregels geven houvast bij het maken van een rooster. Ze bewaken afspraken, zorgen voor duidelijkheid en helpen om binnen wetgeving en cao afspraken te blijven.
Maar meer regels zorgen niet automatisch voor een beter rooster.
Sterker nog, regels kunnen elkaar tegenwerken. Een rooster kan technisch aan alle afgesproken regels voldoen en tegelijkertijd onlogisch, onrustig of onprettig zijn voor medewerkers.
De vraag is daarom niet alleen: voldoet het rooster aan de regels? De belangrijkere vraag is: leveren die regels samen ook het rooster op dat je wilt?
Roosterregels zijn afspraken en voorwaarden waarmee je bepaalt wat tijdens het roosteren wel en niet mag of gewenst is.
Een deel daarvan ligt vast. Denk bijvoorbeeld aan wettelijke eisen uit de Arbeidstijdenwet, afspraken uit een cao en contractuele afspraken.
Daarnaast stellen organisaties vaak zelf roosterregels op. Bijvoorbeeld over de verdeling van avond en weekenddiensten, het aantal opeenvolgende werkdagen, voorkeursdiensten, vrije weekenden of de manier waarop verschillende diensten elkaar opvolgen.
Juist bij die eigen regels is het belangrijk om regelmatig te kijken of ze nog steeds doen waarvoor ze ooit zijn bedacht.
Stel dat een organisatie drie uitgangspunten gebruikt.
Medewerkers gaan bij voorkeur niet van een late naar een vroege dienst. Diensten worden zoveel mogelijk oplopend gepland, bijvoorbeeld van vroeg naar laat. En minder populaire diensten worden zo eerlijk mogelijk verdeeld.
Los van elkaar klinken deze afspraken logisch.
Maar combineer je ze, dan kan er iets anders gebeuren.
Een medewerker die op maandag vroeg begint, komt door het oplopend roosteren aan het einde van de week vanzelf bij latere diensten uit. Tegelijkertijd moeten die late diensten eerlijk over het team worden verdeeld.
Een andere medewerker die juist aan het begin van de week laat werkt, kan vanwege de rust tussen diensten niet zomaar de volgende ochtend vroeg worden ingezet.
Om alle regels toch passend te krijgen, ontstaan vervolgens vrije dagen midden in werkblokken, vreemde dienstwisselingen of roosterpatronen die niemand vooraf heeft bedoeld.
Op papier klopt het rooster.
In de praktijk niet.
Roosterregels ontstaan meestal met een goede reden.
Een regel over rust tussen diensten kan bedoeld zijn om gezond werken te ondersteunen. Een afspraak over weekenddiensten kan bedoeld zijn om belastende diensten eerlijk te verdelen. En een regel over vaste werkdagen kan medewerkers meer voorspelbaarheid geven.
Het probleem ontstaat wanneer de regel belangrijker wordt dan het doel erachter.
Daarom is het goed om bij iedere roosterregel drie vragen te stellen.
Waarom bestaat deze regel?
Welk probleem proberen we ermee op te lossen?
Voor wie is deze regel belangrijk?
Geldt de behoefte voor het hele team of vooral voor een deel van de medewerkers?
Wat gebeurt er wanneer deze regel samenkomt met andere regels?
Een afspraak die op zichzelf logisch is, kan in combinatie met andere afspraken ongewenste gevolgen hebben.
Een belangrijk onderscheid is dat niet iedere regel dezelfde status heeft.
De Arbeidstijdenwet en geldende cao afspraken vormen kaders waarbinnen je moet roosteren. Een persoonlijke voorkeur voor een vrije woensdag heeft een andere status.
Toch worden die verschillende soorten regels in een plansysteem soms allemaal als voorwaarden ingericht.
Dan ontstaat een rooster waarin wettelijke eisen, organisatieafspraken en medewerkersvoorkeuren met elkaar concurreren.
Het helpt daarom om onderscheid te maken tussen wat móét, wat de organisatie belangrijk vindt en wat een voorkeur is.
Dat geeft de planner én het plansysteem meer ruimte om een goede afweging te maken.
Voor sommige afspraken is een harde regel noodzakelijk. Voor andere afspraken werkt een streefregel beter.
Neem de verdeling van avond en weekenddiensten.
Je kunt bepalen dat iedere medewerker exact hetzelfde aantal van deze diensten krijgt. Dat klinkt eerlijk, maar houdt geen rekening met individuele voorkeuren.
De ene medewerker werkt juist graag in het weekend. Een ander heeft liever vroege diensten. Wanneer je iedereen exact hetzelfde behandelt, hoeft de uitkomst dus helemaal niet als eerlijk te worden ervaren.
Een streefregel geeft meer ruimte.
Je bewaakt dan nog steeds dat belastende of populaire diensten niet structureel bij dezelfde groep terechtkomen, maar kunt tegelijkertijd rekening houden met beschikbaarheid en voorkeuren.
Dat vraagt wel om duidelijke afspraken en goede communicatie.
Een goed rooster sluit niet alleen aan op de personeelsvraag, maar houdt waar mogelijk ook rekening met medewerkers.
Dat betekent niet dat iedere wens altijd kan worden ingewilligd.
Het betekent wel dat je wilt weten welke voorkeuren er zijn en hoeveel ruimte er binnen het rooster bestaat om daarmee rekening te houden.
Dat principe speelt ook een belangrijke rol bij Zelfroosteren. Medewerkers krijgen daarbij meer invloed op hun werktijden, binnen kaders die vooraf door de organisatie zijn bepaald.
Juist dan zijn goede roosterregels belangrijk. Te weinig kaders kunnen problemen geven voor de bezetting. Te veel kaders halen juist de vrijheid uit het proces.
Een rooster dat volgens het systeem toegestaan is, hoeft niet automatisch een gezond rooster te zijn.
Wetgeving geeft grenzen aan. Binnen die grenzen blijven er veel verschillende manieren om diensten te verdelen.
Daarom wil je naast wetgeving en cao afspraken ook kijken naar gezond roosteren.
Denk aan de opeenvolging van diensten, voldoende herstel en de manier waarop wisselende werktijden over een langere periode verdeeld zijn.
Roosterregels kunnen daarbij helpen, zolang je niet probeert iedere situatie met steeds meer regels dicht te zetten.
Roosteren draait uiteindelijk niet alleen om regels en voorkeuren.
Er moet ook voldoende capaciteit beschikbaar zijn op de momenten waarop het werk gedaan moet worden.
Een perfect gelijkmatige verdeling van diensten heeft weinig waarde wanneer de personeelsbehoefte helemaal niet gelijkmatig over de week verdeeld is.
Daarom begint goed roosteren vóór het rooster.
Met goede Capaciteitsplanning bepaal je eerst hoeveel capaciteit nodig is en wanneer. Tijdens het roosterproces verdeel je die beschikbare capaciteit vervolgens zo goed mogelijk over de benodigde diensten.
Roosterregels ondersteunen dat proces. Ze zouden het proces niet moeten bepalen.
Roosterregels blijven binnen organisaties soms jarenlang bestaan.
Er komt een nieuwe afspraak bij, daarna nog één en uiteindelijk weet niemand precies meer waarom sommige regels ooit zijn ingevoerd.
Dat is een goed moment om ze opnieuw te beoordelen.
Kijk bijvoorbeeld naar regels die vaak worden overtreden, regels waarvoor planners voortdurend uitzonderingen moeten maken en regels die ervoor zorgen dat goede oplossingen door het plansysteem worden afgewezen.
Ook veel handmatige correcties na automatische roostering kunnen een signaal zijn.
Dan ligt het probleem mogelijk niet bij het systeem of de planner, maar bij de kaders die je zelf hebt ingesteld.
Het doel is niet om zo min mogelijk roosterregels te hebben.
Het doel is om de juiste regels te hebben.
Regels die wettelijke en organisatorische grenzen bewaken, gezond werken ondersteunen en tegelijkertijd voldoende ruimte laten om rekening te houden met de personeelsvraag en medewerkersvoorkeuren.
Daarvoor moet je roosterregels blijven beoordelen.
Werken ze nog zoals bedoeld? Zijn uitzonderingen echt uitzonderingen? En leveren alle regels samen nog steeds een rooster op waar de organisatie én medewerkers mee uit de voeten kunnen?
Dan worden roosterregels geen beperking, maar een hulpmiddel voor goed georganiseerd werk.
Merk je dat planners veel tijd kwijt zijn aan uitzonderingen, dat je plansysteem regelmatig geen goede oplossing vindt of dat medewerkers niet tevreden zijn terwijl het rooster formeel aan alle regels voldoet?
Spril helpt organisaties om het roosterproces, de roosterregels en de inrichting van WFM systemen kritisch te bekijken en te verbeteren.
Wil je hier zelf meer kennis over opdoen? In onze opleiding Roostering en WFM systemen leer je onder andere hoe roostermethoden, beschikbaarheid en WFM systemen samenkomen in het roosterproces.