Poolmanagement draait om het goed inrichten en onderhouden van je medewerkerspool. Niet alleen hoeveel medewerkers je hebt is belangrijk, maar ook hoeveel uren zij beschikbaar zijn, welke kennis en vaardigheden aanwezig zijn en hoe flexibel je bezetting kan meebewegen met veranderingen in de vraag.
Goed Poolmanagement zorgt ervoor dat je niet pas tijdens het roosteren ontdekt dat je capaciteit tekortkomt. Je kijkt vooruit en zorgt dat de samenstelling van je medewerkerspool past bij wat de organisatie nodig heeft.
Poolmanagement is het afstemmen van je medewerkerspool op de verwachte personeelsvraag. Daarbij kijk je zowel naar de omvang als naar de samenstelling van de pool.
Je wilt bijvoorbeeld weten hoeveel capaciteit je beschikbaar hebt, maar ook wanneer die capaciteit beschikbaar is. Daarnaast spelen vaardigheden, kwalificaties, contracturen, verlof, verzuim, instroom en uitstroom een rol.
Je kunt op papier voldoende medewerkers hebben en tóch problemen krijgen in het rooster. Bijvoorbeeld omdat medewerkers niet beschikbaar zijn op de momenten waarop de vraag het hoogst is, of omdat de benodigde vaardigheden ontbreken.
Poolmanagement gaat daarom verder dan alleen het aantal FTE.
Een goede Capaciteitsplanning kan laten zien hoeveel capaciteit je de komende maanden nodig hebt. Daarmee ben je er nog niet.
Stel dat je iedere week 1.000 inzetbare uren nodig hebt en je medewerkerspool ook ongeveer 1.000 uren kan leveren. Dan lijkt de situatie in balans. Maar wanneer een groot deel van die uren beschikbaar is op momenten waarop weinig werk ligt, heb je alsnog een probleem.
Hetzelfde geldt wanneer je voldoende uren beschikbaar hebt, maar niet de juiste kwalificaties of vaardigheden.
Met Poolmanagement kijk je daarom naar de aansluiting tussen de personeelsvraag en je daadwerkelijke medewerkerspool. Zo zie je eerder waar tekorten of overschotten ontstaan en heb je tijd om bij te sturen.
Een goede medewerkerspool bestaat uit meer dan een verzameling contracturen. Je kijkt naar de benodigde en beschikbare uren, contractomvang en contractvormen, beschikbaarheid van medewerkers, kennis en vaardigheden, kwalificaties, verlof, verzuim en opleiding.
Ook verwachte instroom en uitstroom zijn belangrijk. Net als de flexibiliteit die nodig is om veranderingen in de personeelsvraag op te vangen.
Juist de combinatie van deze onderdelen bepaalt of je medewerkerspool daadwerkelijk aansluit op wat de organisatie nodig heeft.
Goed Poolmanagement begint niet bij de medewerkers die je vandaag in dienst hebt, maar bij wat je organisatie nodig heeft.
Daarvoor heb je eerst inzicht nodig in het verwachte werkaanbod. Hoeveel werk verwacht je, wanneer komt dat werk binnen en welke vaardigheden zijn daarvoor nodig?
Vanuit die prognose bepaal je de benodigde capaciteit. Vervolgens vergelijk je deze met de capaciteit die vanuit je huidige medewerkerspool beschikbaar komt.
Hier ontstaat de basis voor goed Poolmanagement: wat heb je nodig en wat heb je beschikbaar?
Wil je weten hoe je die vertaling maakt? Lees dan ook wat een capaciteitsplan is.
Contracturen zijn niet hetzelfde als inzetbare uren.
Een medewerker met een contract van 36 uur is niet iedere week 36 uur beschikbaar voor het werk waarvoor je plant. Vakantie, ziekte, opleiding, overleg en andere activiteiten zorgen ervoor dat een deel van de bruto capaciteit niet direct inzetbaar is.
Daarom is het belangrijk om binnen Poolmanagement niet alleen naar bruto capaciteit te kijken, maar vooral naar de netto capaciteit die daadwerkelijk beschikbaar is.
Een verkeerde inschatting hiervan kan ervoor zorgen dat een medewerkerspool op papier groot genoeg lijkt, terwijl er in de praktijk structureel capaciteit ontbreekt.
Meer hierover lees je in ons artikel over bruto versus netto capaciteit.
Als duidelijk is wat je nodig hebt, kun je je huidige medewerkerspool daar tegenover zetten.
Hoeveel uren zijn beschikbaar? Welke vaardigheden zijn aanwezig? Wanneer kunnen medewerkers worden ingezet? Welke uitstroom verwacht je? En welke ontwikkelingen zie je in bijvoorbeeld verzuim of verlof?
Daarmee ontstaat een beeld van de huidige én toekomstige situatie.
Je kunt vervolgens gericht bepalen waar het verschil zit. Misschien heb je voldoende medewerkers, maar ontbreekt een bepaalde kwalificatie. Misschien is er voldoende capaciteit op jaarbasis, maar ontstaat iedere zomer opnieuw een tekort. Of misschien past de contractmix niet goed bij de momenten waarop de personeelsvraag verandert.
Dat zijn vraagstukken die je met Poolmanagement eerder zichtbaar wilt maken.
Poolmanagement heeft pas waarde als je het inzicht ook gebruikt.
Een verwacht tekort kan bijvoorbeeld betekenen dat je nieuwe medewerkers moet werven. Maar werving is niet automatisch de beste oplossing. Soms kun je medewerkers opleiden voor meerdere werkzaamheden, contracturen anders verdelen of de beschikbaarheid binnen de bestaande pool verbeteren.
Ook bij een verwacht overschot wil je tijdig handelen. Als je dit pas ontdekt wanneer de roosters worden gemaakt, zijn de mogelijkheden om bij te sturen veel kleiner.
Door vooruit te kijken kun je verschillende keuzes doorrekenen en bepalen wat het beste aansluit bij de organisatie, medewerkers én dienstverlening.
Poolmanagement verbindt verschillende niveaus binnen Personeelsplanning.
Strategisch kijk je verder vooruit. Welke medewerkers en vaardigheden heeft de organisatie in de toekomst nodig? Welke ontwikkelingen kunnen de personeelsvraag veranderen?
Tactisch vertaal je dit naar de komende maanden. Hoeveel capaciteit heb je nodig en hoe moet de medewerkerspool eruitzien om die vraag op te vangen?
Operationeel zie je uiteindelijk of die keuzes werken. Gaten in roosters, veel extra diensten, structurele overbezetting of problemen met bepaalde vaardigheden kunnen signalen zijn dat de medewerkerspool niet goed aansluit.
Die informatie gebruik je vervolgens weer om je Poolmanagement te verbeteren.
Een medewerkerspool die vandaag goed aansluit, hoeft dat over zes maanden niet meer te doen.
De personeelsvraag verandert, medewerkers komen en gaan, contracten veranderen en verzuim en verlof kunnen anders uitpakken dan verwacht. Daarom is Poolmanagement geen analyse die je één keer uitvoert.
Je blijft de benodigde en beschikbare capaciteit vergelijken en gebruikt nieuwe informatie om je keuzes bij te stellen.
Daarmee wordt Poolmanagement een vast onderdeel van je Capaciteitsplanning en van continu verbeteren binnen Workforce Management en Personeelsplanning.
Blijven dezelfde tekorten terugkomen, ontstaan er pas tijdens het roosteren problemen of wil je beter vooruitkijken naar de samenstelling van je medewerkerspool?
Spril helpt organisaties met het verbeteren en inrichten van Capaciteitsplanning en Poolmanagement. Samen brengen we de personeelsvraag en beschikbare capaciteit in kaart en kijken we welke keuzes nodig zijn om de medewerkerspool daar beter op aan te laten sluiten.
Met onze Consultancy helpen we je om dit proces goed neer te zetten én binnen je organisatie te borgen.