Inloggen

menu

Wat is een capaciteitsplan?

Geplaatst op: 29 januari 2025
Geplaatst op: 29 januari 2025
Geschreven door
Categorie
Leesduur
Deel dit artikel
Heb je vragen?

Wat is een capaciteitsplan?

Een capaciteitsplan is een strategisch document dat inzicht geeft in de benodigde personeelsbezetting over een bepaalde periode, afgestemd op de verwachte werkvraag. Een capaciteitsplan richt zich op de lange termijn, waarbij een gebruikelijke termijn in veel sectoren 1 jaar vooruit is. Het biedt een helder overzicht van in over- en ondercapaciteit, de inzet van vaste medewerkers, flexibele schil, externe inhuur en uitzendkrachten, met als doel om kosten te beheersen, medewerkers tevreden te houden en organisatiedoelstellingen te halen. Dit is essentieel voor sectoren zoals zorg, klantenservice, beveiliging, overheid en vervoersbedrijven.

Bij het opstellen van een capaciteitsplan spelen verschillende factoren een rol, zoals:

  • Hoeveel uur aan werk is er? Een inschatting van de benodigde capaciteit op basis van historische data en trends.
  • Welke vaardigheden en functies heb je nodig? Zorg ervoor dat de juiste medewerker met de juiste skills op de juiste plek en het juiste moment wordt ingezet.
  • Hoeveel uur heb je beschikbaar in je pool? Inclusief de flexibiliteit binnen je personeelsbestand.
  • Hoeveel shrinkage/verliesuren verwacht je? Denk aan ziekte, verlof, overleg en trainingen.
  • Wat verwacht je aan uitstroom? Wanneer medewerkers vertrekken en of dit invloed heeft op de planning.
  • Wanneer moet je weer werven? Om tijdig op peil te blijven en tekorten te voorkomen.

Maar wat maakt een goed capaciteitsplan zo belangrijk? Het antwoord is simpel: het legt de basis voor efficiënte planning op kortere termijn en stelt organisaties in staat om snel en effectief in te spelen op veranderingen in werkdruk, wetgeving of interne processen.

Capaciteitsplan in de kwaliteitscirkel van Spril

Bij Spril zien we een capaciteitsplan als een cruciale schakel in onze kwaliteitscirkel, die bestaat uit zes stappen: Prognose, Capaciteit, Rooster, Dagsturing, Rapportage en Optimalisatie. Een capaciteitsplan zit in de tweede stap in deze cyclus, na een goede prognose van de werkvraag.

  1. Prognose: Wat is de verwachte werkvraag? Dit bepaalt hoeveel capaciteit nodig is.
  2. Capaciteit: Hoe kunnen vaste medewerkers, flexibele schillen en externe krachten optimaal worden ingezet om aan de vraag te voldoen?
  3. Rooster: Hoe vertalen we dit naar werkbare, concrete roosters?
  4. Dagsturing: Hoe sturen we dagelijks bij op basis van actuele behoeften en onverwachte situaties?
  5. Rapportage: Wat kunnen we leren van de resultaten en waar zitten de knelpunten?
  6. Optimalisatie: Hoe verbeteren we het proces voor de volgende cyclus?

Het capaciteitsplan is dus de voorbereiding op lange termijn voor een rustige en efficiënte dagelijkse uitvoering. Zonder een sterk fundament in deze stap, lopen de latere stappen vast, met hogere kosten en een lagere medewerkerstevredenheid als gevolg.


Voordelen en uitdagingen van een capaciteitsplan

Voordelen:

  • Kostenbeheersing: Door slim te plannen, voorkom je over- of onderbezetting, waardoor je efficiënt met middelen omgaat. Ook wordt hier een bewuste keuze gemaakt over inhuur van bijvoorbeeld uitzendkrachten.
  • Medewerkerstevredenheid: Een duidelijk plan zorgt voor rust en voorkomt onnodige werkdruk.
  • Continuïteit van dienstverlening: Je hebt altijd de juiste mensen op de juiste plek, wat de kwaliteit verhoogt.
  • Flexibiliteit: Door een goede balans tussen vaste en flexibele krachten kun je snel inspelen op onverwachte veranderingen.

Uitdagingen:

  • Onvoorspelbare werkvraag: In sectoren zoals zorg, klantenservice en vervoer is de werkvraag dynamisch, wat plannen complex maakt.
  • Balans tussen vaste en flexibele schil: Hoeveel vaste medewerkers heb je nodig, en hoeveel flexibiliteit wil je inbouwen?
  • Afstemming met uitzendbureaus en andere externe partijen: Dit vraagt om strakke communicatie en duidelijke afspraken.
  • Weerstand binnen teams: Veranderingen in planning of capaciteit kunnen zorgen voor weerstand bij medewerkers. Goede communicatie is hierbij cruciaal.

Simpel stappenplan voor een capaciteitsplan

Wil je een capaciteitsplan opstellen? Volg deze vijf stappen:

  1. Analyseer de werkvraag: Start met een heldere prognose op basis van historische data en trends.
  2. Inventariseer capaciteit: Breng de beschikbare uren van vaste medewerkers en flexibele krachten in kaart.
  3. Plan de inzet: Maak een overzicht van de benodigde capaciteit per periode (bijvoorbeeld een week) en stem dit af met de beschikbare capaciteit.
  4. Werk met scenario’s: Bouw flexibiliteit in door verschillende scenario’s te maken voor pieken en dalen.
  5. Evalueer en verbeter: Monitor de resultaten en pas het plan aan op basis van nieuwe inzichten en rapportages.

Met dit stappenplan heb je een solide basis om de capaciteit binnen jouw organisatie te beheren.


Conclusie

Een goed capaciteitsplan is onmisbaar voor organisaties in diverse sectoren. Het verbindt strategische planning met de dagelijkse praktijk en helpt om kosten te beheersen, medewerkers tevreden te houden en de kwaliteit van dienstverlening te garanderen. Door gebruik te maken van de kwaliteitscirkel van Spril, kun je continu verbeteren en voorbereid zijn op elke situatie.


Maak capaciteitsplanning eenvoudig en effectief!

Wil je minder stress en meer grip op je personele bezetting? Wil jij een solide capaciteitsplan neerzetten, maar weet je niet waar te beginnen? Of loop je vast bij capaciteitsmanagement? Neem dan contact op met Spril voor een vrijblijvend adviesgesprek. Wij staan voor je klaar met praktische oplossingen en een frisse blik. Samen maken we het verschil!

Leer het zelf met de Spril academie:

Hulp nodig?

  • Een collega kan jullie tijdelijk ondersteunen met het opzetten of analyseren van de huidige situatie. Neem vrijblijvend contact op!

Vergelijkbare artikelen

Toegang tot premium artikelen

Sluit venster

Login

Account maken

Ik zoek een interimmer

Sluit venster

Vul je gegevens in

Offerte aanvragen

Sluit venster

Uw gegevens