Plannen bij een personeelstekort: capaciteitsbewust, flexibel en strategisch

Wat betekent een personeelstekort?

Een personeelstekort ontstaat wanneer de beschikbare capaciteit structureel onvoldoende is om de benodigde of voorspelde werkvraag op te vangen.

Tekort aanvullen of efficiënter inzetten?

De arbeidsmarkt is krap. Nieuwe medewerkers aantrekken is lastig en vaak kostbaar. Daarom wordt het voor organisaties steeds belangrijker om bestaande medewerkers te behouden.

Dat betekent dat een tekort niet altijd met extra personeel opgelost hoeft te worden. Belangrijke vragen zijn:

• Heeft jouw organisatie écht extra personeel nodig?
• Of kan de huidige bezetting slimmer en efficiënter worden ingezet?

Drie strategische bouwstenen bij personeelstekort

1. Inzicht via capaciteitsplanning

Een tekort is slechts het symptoom. De echte vraag: waar en wanneer ontstaat het tekort?

Een capaciteitsplan maakt dit zichtbaar door beschikbare en benodigde capaciteit naast elkaar te leggen, uitgesplitst naar afdeling, periode en functie. Dit maakt duidelijk of tekorten worden veroorzaakt door seizoensdrukte, verzuim of structurele pieken.

Benodigde capaciteit bereken je via een rolling forecast. Waar een statische planning vaak stopt bij de jaarbegroting, biedt een rolling forecast continu inzicht. Elke update – van orderinstroom tot verzuimcijfers – verfijnt de voorspelling.

Zo verschuift capaciteitsmanagement van reactief naar proactief: grip op vandaag, wendbaarheid voor morgen.

2. Flexibiliteit als strategisch instrument

Zodra tekorten zichtbaar zijn, draait het om flexibiliteit. Maar flexibel organiseren vraagt balans tussen beschikbaarheid, betaalbaarheid en teamintegriteit.

• Contractenmix: optimaliseer de verhouding fulltime/parttime en benut interne flexgroepen.
• Jaarurensystematiek (JUS): spreid werk over het jaar en benut seizoenspatronen.
• Dienstentijden: organiseer slimmer, bijvoorbeeld langere diensten doordeweeks en kortere in het weekend.
• Organisationele inzetbaarheid: benut capaciteit organisatiebreed, zoals kantoorpersoneel bij pieken of cross-locatie inzet.
• Onderzoek inzetbaarheid en inplanbaarheid: kijk niet alleen naar wie beschikbaar is, maar ook naar hoe vaak en onder welke voorwaarden medewerkers inzetbaar zijn.
• Multiskilling: maak medewerkers breder inzetbaar om de afhankelijkheid van kleine groepen specialisten te verkleinen.

Deze interne – en indien nodig externe via een flexschil – flexibiliteit versterkt de planning én teamdynamiek.

3. Reflectie en prioritering: leren uit ervaring

In tijden van krapte ligt de focus vaak op brandjes blussen. Toch is het cruciaal om te reflecteren:

• Wat werkte wél (bijvoorbeeld locatie-uitwisseling) en wat niet?
• Hoe verhouden verwachtingen zich tot de realiteit?
• Welke lessen kunnen we structureel toepassen?

Door deze inzichten vast te leggen, kan de organisatie duidelijke keuzes maken: wat moet altijd doorgaan, en wat kan wachten?

De drie pijlers van een toekomstbestendige organisatie

Een structureel personeelstekort is vaak een signaal dat één of meer van de fundamenten uit balans zijn. Een toekomstbestendige organisatie rust op drie pijlers: mensen, processen en technologie. Dit kan gelden voor de organisatie maar ook voor de afdeling planning waar gewerkt wordt met plansystemen, planprocessen en natuurlijk de planners (mens).

“Bij Spril leerde ik dat Personeelsplanning meer is dan schuiven met diensten; het is mensenwerk.” – Rodney Bunsee

Tot slot: regie in eigen handen

Met capaciteitsinzicht, strategische flexibiliteit en reflectieve prioritering pak je de regie over personeelstekorten.

👉 Wil je praktisch aan de slag met een capaciteitsplan, JUS-implementatie of prioriteitenhandboek? Spril ondersteunt je graag.

Nieuwsgierig? Neem contact met ons op. We denken graag mee.