Hoeveel capaciteit heb je de komende maanden nodig? Hoeveel heb je beschikbaar? En wanneer ontstaat er een tekort of juist een overschot?
Met capaciteitsplanning kijk je verder vooruit dan de planning van volgende week. Je vertaalt de verwachte personeelsvraag naar benodigde capaciteit en vergelijkt die met wat daadwerkelijk beschikbaar komt.
Dat kan gaan om een hoeveelheid werk die uitgevoerd moet worden, maar ook om diensten die bezet moeten zijn. Zo werkt een klantcontactcenter anders dan een zorgorganisatie, productieomgeving of logistieke afdeling. De basis blijft hetzelfde: hoeveel capaciteit heb je wanneer nodig?
Met deze zeven stappen bouw je een capaciteitsplanning op die je ook echt kunt gebruiken.
Bij capaciteitsplanning vergelijk je de capaciteit die je nodig hebt met de capaciteit die beschikbaar is.
Daarvoor moet je eerst begrijpen hoe de personeelsvraag ontstaat.
Bij sommige organisaties ontstaat die vraag vanuit een hoeveelheid werk. Denk aan klantcontacten, dossiers, orders of werkzaamheden.
Bij andere organisaties wordt de personeelsvraag vooral bepaald door de bezetting die op verschillende momenten nodig is. Denk aan vroege, late en nachtdiensten in de zorg, productie of logistiek.
Een capaciteitsplanning geeft uiteindelijk antwoord op drie vragen:
Hoeveel capaciteit hebben we nodig?
Hoeveel capaciteit hebben we beschikbaar?
Wat moeten we doen met het verschil?
Voordat je gaat rekenen, bepaal je het doel en de periode.
Wil je inzicht voor de komende drie maanden, voor volgend jaar of juist voor meerdere jaren?
Hoe verder je vooruit kijkt, hoe groter de onzekerheid meestal wordt. Toch betekent dat niet dat je niet vooruit kunt plannen. Je werkt met de informatie die op dat moment beschikbaar is en past aannames later aan.
Bepaal daarnaast op welk niveau je capaciteit wilt bekijken.
| Niveau | Voorbeeld |
|---|---|
| Organisatie | Totale formatie |
| Afdeling | Capaciteit per afdeling |
| Team | Capaciteit per team |
| Skill of functie | Specifieke kennis of bevoegdheden |
| Periode | Maand, vier weken of week |
Kies vooral een detailniveau waarop je ook daadwerkelijk beslissingen kunt nemen.
Daarna wil je weten hoeveel capaciteit nodig is.
Hoe je dat bepaalt, hangt af van het soort organisatie.
Stel dat je voor een maand 2.000 werkzaamheden verwacht en iedere activiteit gemiddeld 30 minuten kost.
Dan ontstaat:
2.000 × 30 minuten = 60.000 minuten
Dat is 1.000 uur workload.
Voor dit soort personeelsvragen vormt een goede forecast een belangrijke basis.
Bij een organisatie die met vaste bezetting werkt, kan de berekening anders beginnen.
Stel dat je iedere dag deze bezetting nodig hebt:
| Dienst | Medewerkers | Duur per dienst | Uren per dag |
| Vroege dienst | 3 | 8 uur | 24 |
| Late dienst | 2 | 8 uur | 16 |
| Nachtdienst | 1 | 8 uur | 8 |
| Totaal | 6 | 48 uur |
Over zeven dagen heb je dan:
48 × 7 = 336 netto uren
Je personeelsvraag ontstaat hier dus niet uit aantallen dossiers of klantcontacten, maar uit de bezetting die nodig is om de dienstverlening te kunnen uitvoeren.
In beide situaties heb je uiteindelijk hetzelfde nodig: een betrouwbare inschatting van de netto capaciteit die nodig is.
De netto benodigde capaciteit is nog niet hetzelfde als de bruto capaciteit die je moet organiseren.
Medewerkers zijn namelijk niet al hun contracturen beschikbaar voor het primaire werk. Denk aan verlof, ziekte, opleiding, coaching en overleg.
Dat noemen we shrinkage.
Stel dat je 1.000 netto uren nodig hebt en rekening houdt met 20 procent shrinkage.
Dan heb je niet 1.200 uur nodig.
Je rekent:
1.000 / 0,80 = 1.250 bruto uren
| Berekening | Uren |
| Benodigde netto capaciteit | 1.000 |
| Verwachte shrinkage | 20% |
| Benodigde bruto capaciteit | 1.250 |
Hetzelfde geldt voor ons dienstenvoorbeeld.
Je hebt 336 netto uren nodig en verwacht 20 procent shrinkage:
336 / 0,80 = 420 bruto uren
Zo zie je dat 336 uur aan diensten uiteindelijk 420 bruto uren aan capaciteit kan vragen.
Meer over deze stap lees je in bruto versus netto capaciteit.
Nu weet je hoeveel capaciteit nodig is.
Vervolgens kijk je naar wat beschikbaar komt.
Hoeveel contracturen zijn er? Welke medewerkers komen erbij? Wie vertrekt? Welke contractwijzigingen zijn al bekend? En hoeveel capaciteit heb je per team, functie of skill?
Maak dit per periode zichtbaar.
| Maand | Benodigd bruto | Beschikbaar bruto | Verschil |
| Januari | 1.250 uur | 1.300 uur | 50 uur overschot |
| Februari | 1.350 uur | 1.280 uur | 70 uur tekort |
| Maart | 1.450 uur | 1.275 uur | 175 uur tekort |
Daardoor zie je niet alleen dát een tekort ontstaat, maar ook wanneer.
En juist dat geeft je tijd om te handelen.
Op totaalniveau kan de capaciteit precies aansluiten en toch kan er een probleem zijn.
Stel dat je 1.500 uur nodig hebt en precies 1.500 uur beschikbaar hebt.
Dat lijkt goed.
Maar misschien heb je 400 uur verpleegkundige capaciteit nodig en slechts 250 uur beschikbaar. Of voldoende totaaluren voor alle diensten, maar te weinig mensen die nachtdiensten mogen of kunnen werken.
Hetzelfde geldt voor andere organisaties. Misschien is er genoeg capaciteit in totaal, maar ontbreekt de juiste skill op het moment dat die nodig is.
Kijk daarom ook naar functies, skills, locaties en perioden wanneer die bepalend zijn voor het werk.
Een goede capaciteitsplanning laat vooral zien waar en wanneer verschillen ontstaan.
Nu weet je waar tekorten en overschotten ontstaan.
Dan volgt de belangrijkste vraag:
Wat gaan we ermee doen?
Bij een verwacht tekort kun je bijvoorbeeld kijken naar werving, tijdelijke inzet, contractuitbreiding, anders verdelen van capaciteit, opleiden van extra skills of het aanpassen van werkzaamheden.
Bij een overschot ontstaan andere mogelijkheden. Je kunt bijvoorbeeld opleidingen plannen, verlof gemakkelijker toestaan of werkzaamheden naar voren halen.
Welke keuze het beste past, hangt af van het moment waarop het verschil ontstaat.
Een tekort volgende week vraagt om andere oplossingen dan een tekort dat je over negen maanden verwacht.
Daar zit precies de kracht van capaciteitsplanning.
Hoe eerder je een verschil ziet aankomen, hoe meer mogelijkheden je hebt om er iets mee te doen.
De berekening alleen is nog geen capaciteitsplan.
Leg daarom ook vast welke aannames je gebruikt, waar verschillen ontstaan en welke acties daarop volgen.
| Onderdeel | Wat leg je vast? |
| Personeelsvraag | Verwachte workload of benodigde diensten |
| Benodigde capaciteit | Netto en bruto benodigde uren |
| Beschikbare capaciteit | Verwachte capaciteit per periode |
| Verschil | Tekort of overschot |
| Interventie | Welke actie is nodig? |
| Beslismoment | Wanneer moet de keuze gemaakt zijn? |
| Verantwoordelijke | Wie pakt de actie op? |
Zo wordt capaciteitsplanning geen bestand dat alleen door Personeelsplanning of Workforce Management wordt gebruikt, maar een hulpmiddel voor de hele organisatie.
Wil je de benodigde uren uiteindelijk vertalen naar medewerkers? Lees dan ook hoe je de benodigde FTE berekent.
Niet iedere keuze hoeft vandaag gemaakt te worden.
Wel wil je weten wanneer een beslissing uiterlijk nodig is.
Stel dat je over acht maanden een groot tekort verwacht. Dan heb je misschien nog tijd om te werven en nieuwe medewerkers op te leiden.
Ontdek je hetzelfde tekort pas twee weken vooraf, dan zijn je mogelijkheden veel kleiner.
Koppel daarom aan belangrijke afwijkingen ook een beslismoment.
Wanneer moeten we starten met werving? Wanneer bepalen we of tijdelijke capaciteit nodig is? Wanneer moeten contractwijzigingen geregeld zijn? En wanneer beoordelen we opnieuw of onze personeelsvraag nog klopt?
Zo helpt capaciteitsplanning je om vooruit te sturen.
Capaciteitsplanning is niet alleen iets van Personeelsplanning of Workforce Management.
Operations weet welke veranderingen in het werk worden verwacht. HR heeft zicht op instroom, uitstroom en contracten. Finance kijkt naar budgetten. Leidinggevenden weten welke veranderingen binnen teams spelen.
Breng die informatie bij elkaar.
Niet iedereen hoeft zelf de berekening te maken. Wel wil je dat de organisatie werkt met dezelfde uitgangspunten.
Anders kan Workforce Management rekenen met een groeiende personeelsvraag terwijl HR juist uitgaat van een krimpende formatie.
Een capaciteitsplan is geen document dat je één keer maakt en daarna laat liggen.
De personeelsvraag verandert. Ziekte kan anders uitpakken. Werving loopt sneller of langzamer. Medewerkers vertrekken en werkzaamheden veranderen.
Daarom sluit capaciteitsplanning direct aan op onze kwaliteitscirkel.
Je maakt een Prognose, vertaalt deze naar Capaciteit en kijkt later via Rapportage wat er werkelijk is gebeurd. Binnen Optimalisatie gebruik je die informatie om je volgende Prognose en Capaciteitsplanning te verbeteren.
Stel dat je structureel met 20 procent shrinkage rekent, terwijl de realisatie al maanden rond 24 procent ligt.
Dan neem je dat mee in de volgende berekening.
Hetzelfde geldt wanneer een dienst structureel moeilijker te vullen is dan verwacht of een bepaald type werk meer tijd kost.
Zo wordt je capaciteitsplanning iedere cyclus beter.
Je hebt geen ingewikkeld model nodig om met capaciteitsplanning te beginnen.
Start met de personeelsvraag. Dat kan een hoeveelheid werk zijn, maar ook een benodigde bezetting of aantal diensten.
Vertaal deze naar benodigde capaciteit en vergelijk dat met wat beschikbaar komt.
Maak vervolgens zichtbaar waar tekorten en overschotten ontstaan en bepaal welke acties nodig zijn.
Daarna kun je het model verder verfijnen met bijvoorbeeld skills, locaties, scenario's en veranderingen in shrinkage.
Een goede capaciteitsplanning draait uiteindelijk niet om zoveel mogelijk cijfers, maar om op tijd weten welke keuzes je moet maken.
Wil je een capaciteitsplanning opzetten of een bestaand proces verder verbeteren? Spril kan op verschillende manieren helpen.
Onze interim professionals kunnen tijdelijk extra kennis en capaciteit toevoegen aan je team. Bijvoorbeeld om een capaciteitsplan op te bouwen, analyses te maken of het proces verder te professionaliseren.
Wil je structureel verbeteren? Met WFM Consultancy kijken we samen naar je personeelsvraag, beschikbare capaciteit, processen en de keuzes die nodig zijn om Workforce Management en Personeelsplanning beter te organiseren.
Daarnaast helpt de Spril Academie professionals en teams om hun kennis van Workforce Management en Personeelsplanning verder te ontwikkelen.
Zo kan Spril tijdelijk meewerken, adviseren én helpen om de kennis binnen je eigen organisatie te versterken.
Neem contact met ons op als je wilt weten welke aanpak het beste past.