Of je het nu capaciteitsplanning noemt, capaciteitsmanagement of poolmanagement, bij Spril noemen we dit ‘Capaciteit beheren’. Deze pagina gaat in op langere termijn voorspellen van de benodigde capaciteit op basis van het voorspelde werkaanbod (prognose) per kwalificatie en verliesuren, zodat het werk binnen de gestelde doelen wordt afgehandeld.
Het begint met een goede prognose: hoeveel vraag komt eraan, welke competenties zijn nodig en hoe sluit je de inzet daarop aan. Dit lijkt simpel, maar wisselende werkdruk, verzuim, wetgeving en beperkte middelen maken het in de praktijk uitdagend.
Een goed capaciteitsplan geeft inzicht op de langere termijn en richting. Het maakt duidelijk wat er nodig is om dienstverlening stabiel te houden en waar risico’s of knelpunten ontstaan.
Waarom dit belangrijk is
Capaciteit beheren is een fundament van sturing. Het verbindt visie, vraag en personele inzet. Organisaties die dit periodiek doen, zien meer voorspelbaarheid, minder ad hoc oplossingen en lagere kosten. Teams ervaren duidelijkheid over wat er van hen verwacht wordt en wanneer er ruimte of krapte ontstaat. Het vormt de basis voor keuzes in roostering, dagsturing en optimalisatie.
Veel knelpunten ontstaan doordat prognose, capaciteit, roostering en dagsturing onvoldoende met elkaar verbonden zijn.
Het begint met inzicht in de vraag en beschikbare capaciteit. Daarna volgt het bepalen van bruto en netto capaciteit, het herkennen van knelpunten en het vertalen naar benodigde uren per vaardigheid of kwalificatie en afdeling of team. Dit hoeft niet complex te zijn: veel organisaties starten met een eenvoudig model om scenario’s te maken en formatie te toetsen.
Een goede capaciteitsplanning sluit aan op de stappen die later volgen in roostering, dagsturing en rapportage. Het vormt het kader waarop beslissingen worden gebaseerd, van strategisch tot operationeel niveau. Bij Spril gebruiken we de kwaliteitscirkel als structuur, zodat prognose, capaciteit, roostering en dagsturing logisch op elkaar aansluiten en voortdurend verbeterd worden.
Weekniveau is vaak voldoende. De fijnmazigheid volgt later in het roosterproces.
Veel planningssystemen hebben capaciteitsmodules. Een goed plan kan ook in Excel.
Ja. Juist kleinere teams profiteren van inzicht en voorspelbaarheid.
