Je hebt een capaciteitsplan, je ziet waar tekorten en overschotten ontstaan en je weet welke maatregelen nodig zijn. Toch gebeurt er vervolgens weinig met die informatie.
Herkenbaar?
Goed Capaciteitsmanagement draait niet alleen om een goede berekening. De organisatie moet de inzichten ook gebruiken bij keuzes over bijvoorbeeld formatie, werving, verlof, flexibele inzet en opleidingen.
Daarvoor moet Capaciteitsmanagement een duidelijke plek krijgen binnen de organisatie.
Met deze drie stappen bepaal je waar je nu staat, waar Capaciteitsmanagement de meeste waarde kan toevoegen en welke verbetering je als eerste kunt doorvoeren.
Capaciteitsmanagement verbindt de verwachte personeelsvraag met de beschikbare personele capaciteit.
Met een capaciteitsplan maak je zichtbaar hoeveel capaciteit je nodig hebt, hoeveel beschikbaar is en waar verschillen ontstaan.
Maar inzicht alleen verandert niets.
Staat een verwacht capaciteitstekort wel in een bestand, maar gebruikt recruitment die informatie niet? Dan ontstaat het tekort waarschijnlijk alsnog. En zie je dat een bepaalde periode ruim in de capaciteit zit, maar stem je verlof daar niet op af? Dan laat je een kans liggen.
Capaciteitsmanagement staat pas echt op de kaart wanneer de organisatie de informatie gebruikt bij besluitvorming.
Daarvoor moet duidelijk zijn wie informatie aanlevert, wie het capaciteitsplan maakt, wie over maatregelen beslist en wanneer die keuzes op tafel komen.
Voordat je gaat verbeteren, wil je weten hoe Capaciteitsmanagement op dit moment is georganiseerd.
Kijk daarbij niet alleen naar wie het capaciteitsplan maakt. Veel belangrijker is wat er daarna met de informatie gebeurt.
Deelt de organisatie prognoses op tijd met de capaciteitsplanner? Zijn gegevens over verlof, verzuim, instroom en uitstroom beschikbaar? Bespreekt HR verwachte vacatures met planning? En gebruikt het management de uitkomsten uit het capaciteitsplan bij beslissingen?
Ook de werkwijze verdient aandacht.
Wanneer iedere locatie of afdeling een eigen berekening gebruikt, kunnen verschillen ontstaan in definities, uitgangspunten en resultaten. Dat hoeft niet direct verkeerd te zijn, maar het maakt vergelijken en samenwerken lastiger.
Andersom betekent één centrale planafdeling niet automatisch dat Capaciteitsmanagement goed is ingericht.
De belangrijkste vraag is of informatie op tijd beschikbaar is, verantwoordelijkheden duidelijk zijn en de organisatie daadwerkelijk iets doet met de uitkomsten.
Wil je bepalen welke inrichting bij jouw organisatie past? Lees dan ook Capaciteitsplanning: centraal of decentraal?.
Als je weet waar je staat, ontstaat vaak een lange lijst met dingen die beter kunnen.
Probeer niet alles tegelijk op te lossen.
Kies één onderwerp waarop Capaciteitsmanagement op korte termijn aantoonbaar kan helpen.
Zijn de kosten voor externe inhuur hoog? Dan kan een beter capaciteitsplan zichtbaar maken wanneer tekorten ontstaan en wanneer je eerder moet werven.
Werken medewerkers regelmatig extra? Kijk dan eerst of je voldoende inzicht hebt in de netto beschikbare capaciteit.
Komen dezelfde problemen ieder jaar terug rond vakanties? Gebruik Capaciteitsmanagement dan om eerder te bepalen hoeveel verlofruimte beschikbaar is.
De beste eerste stap verschilt per organisatie.
Het belangrijkste is dat je een vraagstuk kiest dat herkenbaar is en waarbij Capaciteitsmanagement helpt om betere keuzes te maken.
Binnen Capaciteitsplanning zoek je voortdurend naar een goede verhouding tussen beschikbare capaciteit, flexibiliteit en kosten.
Te veel capaciteit geeft ruimte, maar kost geld. Te weinig capaciteit lijkt op papier goedkoper, maar kan leiden tot extra diensten, externe inhuur en problemen in de uitvoering.
Goed Capaciteitsmanagement draait daarom niet simpelweg om zo weinig mogelijk medewerkers inzetten.
Je wilt voldoende capaciteit hebben om de verwachte vraag op te vangen en tegelijkertijd kunnen meebewegen wanneer die vraag anders uitpakt.
Dat vraagt om bewuste keuzes over contractvormen, flexibele capaciteit, kwalificaties en de omvang van je medewerkerspool.
Nu komt het belangrijkste deel.
Wat doet de organisatie met de uitkomsten van het capaciteitsplan?
Stel dat uit de Capaciteitsplanning blijkt dat over vier maanden structureel 200 uur per week tekort ontstaat.
Alleen constateren dat er een tekort aankomt, is niet genoeg.
Spreek af wie onderzoekt waardoor het tekort ontstaat, welke maatregelen mogelijk zijn, wie daarover beslist en wanneer actie nodig is.
Misschien moet recruitment eerder starten. Mogelijk zijn andere contracturen nodig. Capaciteit tussen teams uitwisselen kan ook een oplossing zijn. Of de analyse laat zien dat je medewerkers kunt opleiden voor andere werkzaamheden.
Het capaciteitsplan ondersteunt die keuze.
Zo wordt Capaciteitsmanagement onderdeel van de manier waarop de organisatie vooruitkijkt en besluiten neemt.
Capaciteitsmanagement raakt verschillende functies binnen een organisatie.
Planning maakt bijvoorbeeld de analyse, HR houdt zich bezig met instroom en uitstroom, Finance kijkt naar budgetten en leidinggevenden beslissen over de inzet van medewerkers.
Goede samenwerking is daarom noodzakelijk.
Spreek af wie de prognose aanlevert en wie de beschikbare capaciteit actueel houdt. Leg daarnaast vast wie het capaciteitsplan maakt, advies geeft over maatregelen en uiteindelijk een besluit neemt.
Het doel is niet om alle verantwoordelijkheid bij één persoon neer te leggen. Iedereen moet vooral weten welke rol die heeft binnen het proces.
Capaciteitsmanagement op de kaart zetten lukt niet met één goede presentatie aan het management.
Maak er een vast proces van.
Bespreek periodiek hoe de benodigde en beschikbare capaciteit zich ontwikkelen. Kijk welke afwijkingen ontstaan, welke maatregelen jullie eerder hebben afgesproken en welk resultaat die maatregelen opleveren.
Gebruik nieuwe informatie vervolgens om het capaciteitsplan bij te stellen.
Zo ontstaat een cyclus van vooruitkijken, handelen, beoordelen en verbeteren.
Dat past bij de manier waarop Spril kijkt naar Workforce Management en Personeelsplanning. Prognose, capaciteit, rooster en dagelijkse uitvoering staan niet los van elkaar, maar leveren steeds nieuwe informatie voor de volgende stap.
Je hoeft niet direct de hele organisatie opnieuw in te richten.
Begin met één afdeling, één capaciteitsvraagstuk of één terugkerend probleem. Zorg voor betrouwbare gegevens, maak het verschil tussen benodigde en beschikbare capaciteit zichtbaar en spreek af welke beslissingen daaruit volgen.
Werkt die aanpak goed? Breid het proces dan verder uit.
Misschien hebben verschillende teams dezelfde werkwijze nodig. Misschien wil je Capaciteitsplanning centraler organiseren. Of je kiest er juist voor om verantwoordelijkheden dichter bij de teams te leggen.
Een verandering in de inrichting vraagt vervolgens om meer dan alleen nieuwe afspraken. In het veranderproces naar centrale of decentrale planning lees je waar je daarbij rekening mee wilt houden.
Niet wanneer je het mooiste capaciteitsplan hebt.
Wel wanneer de organisatie erop stuurt.
De organisatie bespreekt verwachte tekorten ruim voor het roosterproces. Werving sluit aan op de toekomstige capaciteitsbehoefte en teams nemen verlof, opleidingen en flexibele inzet bewust mee in hun keuzes.
Capaciteitsmanagement is dan geen taak van planning alleen. Het levert informatie waarmee verschillende onderdelen van de organisatie betere beslissingen nemen.
En dát is uiteindelijk waar je naartoe wilt.
Misschien heb je al een capaciteitsplan, maar gebeurt er weinig mee. Of je wilt juist vanaf de basis een goed proces neerzetten.
Met Consultancy helpt Spril je om Capaciteitsplanning en Capaciteitsmanagement praktisch in te richten. We kijken samen naar processen, rollen, gegevens en besluitvorming en zorgen dat de inzichten ook echt bruikbaar zijn.
Wil je eerst zelf aan de slag? Met de workshop een eenvoudig capaciteitsplan maken leer je hoe je benodigde en beschikbare capaciteit bij elkaar brengt.