Van bekende afkortingen tot handige vaktermen, binnen Workforce Management en Personeelsplanning kom je er genoeg tegen. In dit artikel vind je een greep uit de begrippen bij de letter R die je in de praktijk regelmatig tegenkomt, kort en duidelijk uitgelegd.
Rapportage
Realtime Adherence (RTA)
Realtime Management
Response Time
Rolling Forecast
Rooster
Roostering
Routering
Rusttijd
Rapportage is de vijfde stap in de kwaliteitscirkel van Spril.
Je verzamelt en analyseert gegevens om inzicht te krijgen in hoe de planning is verlopen. Denk aan formatie, verzuim, productiviteit, inzet ten opzichte van planning en afwijkingen in de dagelijkse uitvoering.
Goede rapportages maken zichtbaar waar het goed gaat én waar verbetering mogelijk is.
Realtime Adherence laat zien in welke mate medewerkers op dat moment werken volgens het geplande rooster.
Je ziet bijvoorbeeld direct wanneer iemand langer bezig is met een activiteit dan gepland of niet beschikbaar is terwijl er klantcontact gepland staat.
RTA helpt om tijdens de dag snel afwijkingen te herkennen en waar nodig bij te sturen.
Realtime Management is het volgen van de actuele situatie en het direct bijsturen wanneer personeelsvraag en beschikbare inzet niet meer goed op elkaar aansluiten.
Ook met een goede Prognose en een passend Rooster kunnen gedurende de dag verschillen ontstaan. Denk aan onverwachte drukte, ziekte of werkzaamheden die langer duren dan verwacht.
Het doel is om de balans tussen vraag en aanbod zo snel mogelijk te herstellen.
Response Time is de afgesproken tijd waarbinnen klantcontact moet zijn afgehandeld.
Bij e mail kan bijvoorbeeld worden afgesproken dat berichten binnen 24 uur worden beantwoord.
De gewenste Response Time heeft invloed op hoeveel capaciteit je nodig hebt en wanneer deze capaciteit beschikbaar moet zijn.
Een Rolling Forecast is een prognose die regelmatig wordt bijgewerkt met de nieuwste gegevens.
In plaats van één verwachting voor een langere periode vast te zetten, schuift de prognose steeds mee. Nieuwe informatie wordt telkens verwerkt.
Hierdoor kun je veranderingen in de personeelsvraag eerder meenemen in capaciteitsplanning en roosters.
Rooster is de derde stap in de kwaliteitscirkel van Spril.
Hier komen de benodigde capaciteit en beschikbare medewerkers samen. Je bepaalt wie wanneer welk werk doet en houdt daarbij rekening met bijvoorbeeld wetgeving, kwalificaties, beschikbaarheid, voorkeuren en kosten.
Een goed rooster is realistisch, eerlijk, werkbaar en flexibel.
Roostering is het proces waarbij medewerkers met de juiste kwalificaties aan de juiste diensten, werkzaamheden en locaties worden gekoppeld.
Daarbij houd je rekening met wet en regelgeving, cao afspraken en de eisen van de organisatie.
Roostering vertaalt de beschikbare capaciteit naar concrete inzet.
Routering is het verdelen van inkomend klantcontact over medewerkers of teams.
Binnen een Klant Contact Center kan bijvoorbeeld worden gekeken naar vaardigheden, beschikbaarheid en prioriteit.
Een goede routering helpt om beschikbare capaciteit efficiënt te gebruiken en klanten bij de juiste medewerker terecht te laten komen.
Rusttijd is de periode waarin een medewerker niet werkt en niet wordt ingeroosterd.
De Arbeidstijdenwet stelt regels aan de rust tussen diensten en aan de hoeveelheid rust over langere periodes. Daarnaast kunnen cao's aanvullende afspraken bevatten.
Voldoende rust is een belangrijk onderdeel van gezond en verantwoord roosteren.
Meer termen ontdekken? In het Spril Pocketboekje vind je nog veel meer begrippen, voorbeelden en praktische kennis over Workforce Management en Personeelsplanning.