Hoeveel FTE heb je nodig om het verwachte werk uit te voeren? Het antwoord begint bij het aantal benodigde uren, de fulltime arbeidsduur binnen jouw organisatie en het deel van de contracturen dat werkelijk inzetbaar is.
Een simpele berekening geeft snel een eerste uitkomst. Toch gaat het regelmatig mis doordat bruto en netto uren door elkaar worden gehaald, verschillende periodes worden gebruikt of wordt uitgegaan van een standaardwerkweek van 40 uur.
Met de formules en voorbeelden hieronder bereken je beschikbare FTE, benodigde FTE en een mogelijk tekort of overschot.
FTE staat voor fulltime equivalent. Het is een rekeneenheid waarmee je arbeidsomvang uitdrukt ten opzichte van één volledig dienstverband.
Hoeveel uur gelijkstaat aan 1 FTE verschilt per organisatie en cao. Een fulltime dienstverband kan bijvoorbeeld 36, 38 of 40 uur per week zijn.
Werk je 36 uur binnen een organisatie waar 36 uur fulltime is, dan werk je 1 FTE. Werk je daar 18 uur, dan is dat 0,5 FTE.
FTE zegt dus niet hoeveel collega’s er zijn. Twee collega’s van ieder 18 uur vormen bij een fulltime werkweek van 36 uur samen ook 1 FTE.
De formule voor het omrekenen van contracturen naar FTE is:
FTE = contracturen gedeeld door de fulltime arbeidsduur
Een collega werkt 28 uur per week. Binnen de organisatie is 36 uur een volledig dienstverband.
28 ÷ 36 = 0,78 FTE
Een collega met een contract van 24 uur vertegenwoordigt binnen dezelfde organisatie:
24 ÷ 36 = 0,67 FTE
Gebruik bij de berekening altijd de fulltime arbeidsduur die voor de betreffende collega of functiegroep geldt.
Wil je weten hoeveel FTE een team op papier beschikbaar heeft? Tel dan eerst alle contracturen bij elkaar op.
Stel dat een team bestaat uit:
De totale contracturen zijn:
4 × 36 = 144 uur
3 × 28 = 84 uur
2 × 24 = 48 uur
144 + 84 + 48 = 276 uur
Bij een fulltime arbeidsduur van 36 uur is de beschikbare omvang:
276 ÷ 36 = 7,67 FTE
Het team bestaat uit negen collega’s, maar vertegenwoordigt samen 7,67 bruto FTE.
De benodigde capaciteit ontstaat vanuit de hoeveelheid werk die je verwacht. Een goede prognose, ook wel forecast genoemd, laat zien hoeveel werk er per periode wordt verwacht.
Vervolgens vertaal je het werk naar het aantal uren dat nodig is om dit uit te voeren.
Stel dat voor het werk 360 netto uren per week nodig zijn. Bij een fulltime werkweek van 36 uur is dat:
360 ÷ 36 = 10 netto FTE
Deze 10 FTE beschrijft de capaciteit die daadwerkelijk beschikbaar moet zijn voor het geplande werk.
Het betekent nog niet dat 10 bruto FTE aan contracten voldoende is. Collega’s zijn namelijk niet iedere contractuur beschikbaar voor het werk.
Van contracturen gaan onder andere vakantie, ziekte, opleidingen en andere niet inzetbare uren af. Daarom moet je de netto behoefte terugrekenen naar de bruto capaciteit die nodig is.
Daarvoor gebruik je het netto inzetbaarheidspercentage.
Stel dat gemiddeld 82 procent van de bruto contracturen beschikbaar is voor het geplande werk.
De formule is:
Benodigde bruto uren = benodigde netto uren gedeeld door het netto inzetbaarheidspercentage
Bij 360 netto uren wordt de berekening:
360 ÷ 0,82 = 439 bruto uren
Vervolgens reken je deze uren om naar FTE:
439 ÷ 36 = 12,2 bruto FTE
Je hebt dus ongeveer 12,2 bruto FTE aan contracturen nodig om 360 netto inzetbare uren over te houden.
Meer over het bepalen van het inzetbaarheidspercentage staat in Bruto en netto capaciteit berekenen.
Je kunt de berekening ook in één keer uitvoeren:
Benodigde bruto FTE = benodigde netto uren gedeeld door het netto inzetbaarheidspercentage gedeeld door de fulltime arbeidsduur
Met dezelfde gegevens wordt dat:
360 ÷ 0,82 ÷ 36 = 12,2 FTE
Gebruik het inzetbaarheidspercentage als decimaal getal. Voor 82 procent gebruik je dus 0,82.
Zodra de benodigde en beschikbare FTE bekend zijn, kun je ze met elkaar vergelijken.
De formule is:
Verschil in FTE = beschikbare bruto FTE min benodigde bruto FTE
Stel dat 12,2 FTE nodig is en er 11,5 FTE beschikbaar is:
11,5 min 12,2 = min 0,7 FTE
Er is een tekort van 0,7 FTE.
Wil je weten hoeveel contracturen dat zijn? Vermenigvuldig het verschil met de fulltime arbeidsduur:
0,7 × 36 = 25,2 uur per week
Het team komt dus ongeveer 25 bruto contracturen per week tekort.
Is er 13 FTE beschikbaar, dan is het verschil:
13 min 12,2 = 0,8 FTE
Er is dan op papier een overschot van 0,8 FTE. Controleer wel of deze capaciteit op de juiste momenten beschikbaar is en over de benodigde vaardigheden beschikt.
Je kunt dezelfde berekening gebruiken voor een maand, kwartaal of jaar. Zorg er wel voor dat alle gegevens over dezelfde periode gaan.
Stel dat een organisatie in een maand 1.500 netto uren nodig heeft. Eén fulltime dienstverband bestaat uit gemiddeld 156 uur per maand en het netto inzetbaarheidspercentage is 80 procent.
De benodigde bruto uren zijn:
1.500 ÷ 0,80 = 1.875 uur
De benodigde bruto FTE is:
1.875 ÷ 156 = 12,02 FTE
De organisatie heeft voor deze maand dus ongeveer 12 bruto FTE nodig.
Gebruik niet aan de ene kant weekuren en aan de andere kant maanduren. Dat levert een verkeerde uitkomst op.
Een uitkomst van 12,2 FTE betekent niet automatisch dat je dertien nieuwe fulltime collega’s nodig hebt.
FTE is een rekeneenheid. De uiteindelijke oplossing kan bestaan uit verschillende contractgroottes, uitbreiding van bestaande contracten, flexibele capaciteit of een andere verdeling van werkzaamheden.
Heb je een tekort van 0,7 FTE bij een fulltime arbeidsduur van 36 uur, dan kan dit bijvoorbeeld worden ingevuld met:
Welke oplossing past, hangt af van het moment waarop de uren nodig zijn, de vereiste vaardigheden en de duur van het tekort.
Een team kan over de hele week voldoende FTE hebben en toch op bepaalde momenten capaciteit tekortkomen.
Stel dat veel collega’s vooral op maandag tot en met donderdag werken, terwijl de werkvraag op vrijdag hoog blijft. De totale FTE lijkt dan passend, maar de verdeling sluit niet aan op het werk.
Kijk daarom naast de totale FTE ook naar:
Binnen capaciteitsmanagement vergelijk je niet alleen het totale aantal uren, maar ook de verdeling en samenstelling van de capaciteit.
Niet iedere organisatie gebruikt een fulltime werkweek van 40 uur. Controleer de cao, arbeidsovereenkomst of interne afspraken.
Wanneer je 360 netto uren nodig hebt en dit direct deelt door 36 uur, krijg je 10 FTE. Daarmee houd je nog geen rekening met vakantie, ziekte en andere niet inzetbare tijd.
Weekuren, maanduren en jaaruren mogen niet zonder omrekening met elkaar worden vergeleken.
Capaciteit moet ook op het juiste moment en met de juiste kennis beschikbaar zijn.
Rond pas aan het einde van de berekening af. Tussentijds afronden kan bij grotere teams een merkbaar verschil veroorzaken.
Het netto inzetbaarheidspercentage kan verschillen per team, functie en periode. Gebruik eigen gegevens en werk de aannames regelmatig bij.
Een betrouwbare berekening bestaat uit vijf stappen:
Controleer daarna of de capaciteit ook op de juiste momenten en met de juiste vaardigheden beschikbaar is.
Spril helpt organisaties om de benodigde en beschikbare capaciteit duidelijk in beeld te brengen.
We verbinden de prognose met productiviteitsnormen, netto inzetbaarheid, contracturen en vaardigheden. Zo ontstaat niet alleen een FTE berekening, maar een capaciteitsplan waarmee je onderbouwde keuzes kunt maken.
Daarbij kijken we ook naar de verdeling over dagen, tijden, teams en functies. Want voldoende FTE op papier betekent nog niet automatisch dat de capaciteit in de praktijk goed aansluit.