Van bekende afkortingen tot handige vaktermen, binnen Workforce Management en Personeelsplanning kom je er genoeg tegen. In dit artikel vind je een greep uit de begrippen bij de letter P die je in de praktijk regelmatig tegenkomt, kort en duidelijk uitgelegd.
Personeelsplanning
Piekverkeer
PDCA cyclus
Planning
Planningshorizon
Poolmanagement
Productiviteit
Prognose
Personeelsplanning draait om de juiste mensen op het juiste moment.
Je bepaalt wie wanneer en waar werkt, rekening houdend met de personeelsvraag, beschikbare medewerkers, contracturen, kwalificaties en voorkeuren.
Goede Personeelsplanning zorgt ervoor dat het werk gedaan kan worden én dat de inzet van medewerkers zo goed mogelijk aansluit op wat nodig is.
Piekverkeer is een plotselinge stijging van het werkaanbod bovenop het normale patroon.
Denk bijvoorbeeld aan veel extra klantcontact door een storing, campagne of andere gebeurtenis.
Binnen Workforce Management is het belangrijk om mogelijke pieken vooraf te herkennen en voldoende flexibiliteit te organiseren om hierop te kunnen reageren.
De PDCA cyclus is een model voor continu verbeteren en bestaat uit vier stappen: Plan, Do, Check en Act.
Je maakt een plan, voert het uit, controleert het resultaat en bepaalt vervolgens wat aangepast kan worden.
Deze manier van werken herken je ook in de kwaliteitscirkel van Spril, waarin je steeds opnieuw kijkt hoe Prognose, Capaciteit, Rooster, Dagsturing, Rapportage en Optimalisatie beter kunnen.
Bij planning vertaal je de verwachte personeelsvraag en beschikbare capaciteit naar concrete inzet.
Je bepaalt wie wanneer werkt en houdt daarbij rekening met bijvoorbeeld verlof, ziekte, overleg, opleidingen en andere werkzaamheden.
Het doel is een rooster dat haalbaar is én aansluit op wat de organisatie nodig heeft.
De planningshorizon is de periode tussen het moment waarop een rooster bekend wordt gemaakt en het moment waarop het rooster wordt uitgevoerd.
Een langere planningshorizon geeft medewerkers eerder duidelijkheid over hun werktijden.
Tegelijkertijd vraagt verder vooruit plannen om een goede prognose en duidelijke afspraken over wijzigingen.
Poolmanagement gaat over het zo goed mogelijk afstemmen van beschikbare medewerkers op de benodigde capaciteit.
Je kijkt onder andere naar contracturen, inzetbaarheid, kwalificaties en flexibiliteit.
Zo bepaal je hoe de personele pool eruit moet zien om de verwachte vraag goed op te kunnen vangen.
Productiviteit geeft inzicht in hoeveel van de beschikbare werktijd daadwerkelijk wordt besteed aan het werk waarvoor capaciteit nodig is.
Binnen Workforce Management helpt deze informatie om te bepalen hoeveel inzet daadwerkelijk beschikbaar is en waar mogelijk capaciteit verloren gaat.
Prognose is de eerste stap in de kwaliteitscirkel van Spril.
Je kijkt vooruit naar hoeveel werk je verwacht en wanneer dit werk plaatsvindt. Denk aan klantvragen, productie, zorgvraag of andere werkzaamheden.
Een goede prognose vormt de basis voor de capaciteitsplanning en het uiteindelijke rooster.
Je kunt een prognose maken op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Hoe dichter je bij de uitvoering komt, hoe specifieker de voorspelling wordt.
Meer termen ontdekken? In het Spril Pocketboekje vind je nog veel meer begrippen, voorbeelden en praktische kennis over Workforce Management en Personeelsplanning.