Collega’s verschillen in beschikbaarheid, privésituatie, belastbaarheid, voorkeuren en wat zij nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen. Die verschillen komen samen in de Personeelsplanning.
Inclusief plannen betekent niet dat iedere wens wordt uitgevoerd of dat voor iedereen andere regels gelden. Het betekent dat je ruimte maakt voor verschillen, zonder de benodigde bezetting, werkbaarheid en eerlijkheid uit het oog te verliezen.
Daarvoor zijn duidelijke afspraken nodig over het beoordelen van verzoeken, gelijke behandeling en de verdeling van diensten. Ook moet helder zijn welke verantwoordelijkheid bij de planner ligt en wanneer HR, een leidinggevende of juridische kennis nodig is.
Diversiteit gaat over de verschillen tussen mensen. Denk aan leeftijd, achtergrond, geloof, gender, gezondheid, ervaring, privésituatie en de manier waarop iemand werkt.
Inclusie gaat over de manier waarop een organisatie met die verschillen omgaat. Collega’s moeten zich gehoord, gerespecteerd en veilig kunnen voelen. Diversiteit en inclusie zijn daarmee niet hetzelfde. Een team kan divers zijn, terwijl collega’s weinig ruimte ervaren om wensen, vragen of knelpunten te bespreken. (ser.nl)
Binnen Personeelsplanning betekent inclusie dat je niet automatisch uitgaat van één type collega. Je maakt duidelijke afspraken, biedt ruimte om behoeften kenbaar te maken en beoordeelt vergelijkbare situaties op een vergelijkbare manier.
Daarbij blijft het werk het vertrekpunt. Er moet voldoende capaciteit aanwezig zijn en de juiste kennis en vaardigheden moeten beschikbaar zijn.
Iedereen precies hetzelfde behandelen klinkt eerlijk, maar kan in de praktijk verschillend uitpakken.
De ene collega wil graag vaste werktijden, terwijl iemand anders juist graag wisselende diensten werkt. De ene collega wil een bepaalde feestdag vrij en werkt graag tijdens een andere feestdag. Een andere collega heeft door een chronische ziekte een aanpassing nodig om het werk goed te kunnen uitvoeren.
Eerlijk plannen betekent daarom niet dat iedereen exact hetzelfde rooster krijgt. Het betekent dat je werkt met duidelijke uitgangspunten en kunt uitleggen waarom situaties soms verschillend worden behandeld.
Maak daarbij onderscheid tussen:
Niet iedere voorkeur kan worden uitgevoerd. Een noodzakelijke aanpassing is alleen iets anders dan een voorkeur voor een bepaalde vrije dag. Door deze verschillen vooraf duidelijk te maken, voorkom je dat alle verzoeken op dezelfde stapel terechtkomen.
Werkgevers mogen collega’s niet direct of indirect discrimineren op basis van beschermde kenmerken. Denk aan geslacht, leeftijd, godsdienst, afkomst, seksuele gerichtheid en handicap of chronische ziekte. Deze regels gelden onder andere voor arbeidsvoorwaarden en arbeidsomstandigheden.
Een roosterregel kan voor iedereen hetzelfde zijn en toch een bepaalde groep extra benadelen. Dat wordt indirect onderscheid genoemd. Of zo’n regel is toegestaan, hangt onder andere af van het doel, de noodzaak en de beschikbare alternatieven.
Voor collega’s met een handicap of chronische ziekte kan een werkgever verplicht zijn een doeltreffende aanpassing te onderzoeken. Dat geldt wanneer de collega duidelijk maakt dat een aanpassing nodig is, tenzij de aanpassing een onevenredige belasting vormt voor de werkgever.
De planner hoeft zulke juridische afwegingen niet alleen te maken. Betrek HR, de bedrijfsarts of juridische kennis wanneer een verzoek raakt aan gezondheid, gelijke behandeling of arbeidsvoorwaarden.
(augustus 2026)
Inclusief plannen begint met luisteren, niet met invullen.
Ga er bijvoorbeeld niet automatisch van uit dat jonge collega’s graag avonden werken, dat oudere collega’s geen nachtdiensten willen of dat iemand vanwege een bepaalde achtergrond op specifieke feestdagen vrij wil zijn.
Ook groepsprofielen op basis van leeftijd, afkomst, geloof of privésituatie zijn geen goed vertrekpunt. Ze kunnen het plannen overzichtelijk lijken te maken, maar vergroten het risico op stereotypering en ongelijke behandeling.
Werk liever met informatie die rechtstreeks relevant is voor de planning. Denk aan contracturen, inzetbaarheid, bevoegdheden, beschikbaarheid en wensen die de collega zelf heeft doorgegeven.
Vraag daarbij niet meer persoonlijke informatie dan nodig is om een verzoek te beoordelen. De planner hoeft bijvoorbeeld niet altijd de medische achtergrond te kennen. Het kan voldoende zijn om te weten welke roosterafspraak of aanpassing nodig is.
Niet iedere collega hecht waarde aan dezelfde feestdagen. Ook persoonlijke, culturele en religieuze momenten kunnen verschillen.
Een organisatie kan onderzoeken of collega’s bepaalde feestdagen kunnen ruilen of voorkeuren kunnen doorgeven. Dat kan extra mogelijkheden geven, omdat niet iedereen op dezelfde momenten vrij wil zijn.
Dit werkt alleen met duidelijke kaders. De bezetting moet blijven kloppen en afspraken uit de cao of arbeidsovereenkomst blijven gelden. Ook moet helder zijn hoe verzoeken worden beoordeeld wanneer meerdere collega’s op hetzelfde moment vrij willen.
Maak daarom vooraf duidelijk:
Zo ontstaat ruimte voor verschillen zonder dat de planner iedere aanvraag opnieuw vanaf nul hoeft te beoordelen.
Collega’s kunnen op verschillende manieren invloed krijgen op hun werktijden.
Denk aan het doorgeven van beschikbaarheid en voorkeuren, het ruilen van diensten of een vorm van zelfroosteren.
Meer invloed betekent niet dat de benodigde bezetting minder belangrijk wordt. De organisatie moet vooraf duidelijk maken hoeveel collega’s nodig zijn, welke vaardigheden aanwezig moeten zijn en welke roosterregels gelden.
Leg ook het verschil uit tussen beschikbaarheid en een voorkeur.
Wanneer een collega volgens de gemaakte afspraken niet beschikbaar is, kan diegene niet worden ingepland. Bij een voorkeur probeert de planner rekening te houden met de wens, maar kan de benodigde bezetting soms zwaarder wegen.
Door dit goed vast te leggen, weten collega’s wat zij kunnen verwachten en kan de planner keuzes beter uitleggen.
Niet iedereen verwerkt informatie op dezelfde manier. Ook taalniveau, digitale vaardigheden en bekendheid met het planningssysteem kunnen verschillen.
Gebruik daarom duidelijke taal bij roosterafspraken en leg uit hoe collega’s verzoeken indienen. Zorg dat informatie niet alleen bekend is bij collega’s die gemakkelijk hun weg vinden in het systeem of mondig genoeg zijn om de planner rechtstreeks te benaderen.
Controleer bijvoorbeeld of iedereen weet:
Een inclusieve werkwijze moet niet afhankelijk zijn van wie het vaakst belt, het hardst aandringt of de planner persoonlijk goed kent.
Inclusief plannen gaat niet alleen over het uitvoeren van individuele verzoeken. Het gaat ook over de verdeling binnen het volledige team.
Kijk daarom over meerdere roosterperiodes naar avond, nacht en weekenddiensten, feestdagen, korte diensten, extra inzet en roosterwijzigingen.
Een keuze kan binnen één week logisch zijn, maar over meerdere maanden steeds bij dezelfde collega’s terechtkomen. Dat wordt pas zichtbaar wanneer je over een langere periode rapporteert.
Eerlijk betekent ook hier niet altijd exact gelijk. Contracturen, functies, beschikbaarheid en bevoegdheden verschillen. De keuzes moeten wel gebaseerd zijn op bekende afspraken en goed kunnen worden uitgelegd.
Een collega kan door een handicap, chronische ziekte, zwangerschap of andere omstandigheden een aanpassing nodig hebben.
Denk bijvoorbeeld aan andere begin en eindtijden, meer regelmaat, een aangepaste verdeling van diensten of voldoende hersteltijd tussen werkdagen.
De planner beoordeelt niet zelf welke medische noodzaak aanwezig is. Maak afspraken over wie een verzoek onderzoekt en welke informatie de planner nodig heeft om de afspraak toe te passen.
Voorkom dat gevoelige informatie zichtbaar wordt voor iedereen die toegang heeft tot het rooster. Leg in het planningssysteem alleen vast wat nodig is voor de uitvoering van de planning.
Een aanpassing voor één collega heeft soms gevolgen voor anderen. Bespreek daarom ook hoe het team een eerlijke verdeling houdt, zonder persoonlijke informatie te delen die niet nodig is.
Een organisatie moet rekening houden met collega’s, maar niet iedere individuele wens is uitvoerbaar.
De zorg moet geleverd worden, klanten moeten geholpen worden en het vervoer of de productie moet doorgaan. Ook wetgeving, cao afspraken, contracturen, vaardigheden en kosten spelen mee.
Maak daarom vooraf duidelijk hoe verzoeken worden afgewogen. Kijk bijvoorbeeld naar:
Een verzoek afwijzen kan soms nodig zijn. Leg dan uit welke afweging is gemaakt en onderzoek of een andere oplossing mogelijk is.
De planner brengt het werk, de capaciteit en de gemaakte afspraken bij elkaar.
Dat betekent niet dat de planner zelfstandig het volledige inclusiebeleid bepaalt. De organisatie moet duidelijke kaders vaststellen en aangeven wie besluiten neemt bij uitzonderingen of tegengestelde belangen.
De planner heeft wel een belangrijke signalerende rol.
Planners zien bijvoorbeeld wanneer bepaalde collega’s structureel de minst populaire diensten werken, wanneer verzoeken niet op dezelfde manier worden beoordeeld of wanneer systeeminstellingen weinig ruimte bieden voor noodzakelijke aanpassingen.
Leg deze signalen vast en bespreek ze met leidinggevenden en HR. Zo blijft inclusie niet afhankelijk van de persoonlijke aanpak van één planner.
Een WFM systeem kan regels controleren, voorkeuren verzamelen en diensten verdelen. Dat kan helpen om afspraken op een vaste manier toe te passen.
Een systeem bepaalt alleen niet vanzelf wat eerlijk is. De uitkomst hangt af van de gegevens, ingestelde regels en prioriteiten.
Controleer daarom regelmatig wie vaak een voorkeur krijgt toegekend, wie veel belastende diensten werkt en bij wie roosters vaak worden aangepast.
Ook een automatisch gemaakt rooster moet door een planner worden beoordeeld. In AI binnen Workforce Management en Personeelsplanning lees je meer over de rol van menselijk oordeel bij automatische voorstellen.
Inclusief plannen speelt binnen de volledige kwaliteitscirkel van Spril.
Bij Prognose maken breng je het verwachte werk in beeld.
Denk ook aan terugkerende periodes waarin veel collega’s verlof willen opnemen. Hiermee kun je eerder bepalen waar extra capaciteit of duidelijke verlofafspraken nodig zijn.
Bij Capaciteit beheren kijk je naar de beschikbare uren, functies, vaardigheden en inzetbaarheid.
Hier worden noodzakelijke roosterafspraken en verwachte afwezigheid meegenomen. Zo worden knelpunten zichtbaar voordat het rooster wordt gemaakt.
Bij Rooster maken worden de benodigde bezetting, beschikbaarheid, afspraken en voorkeuren samengebracht.
Werk met duidelijke regels en controleer de verdeling over een langere periode. Een inclusief rooster moet ook gezond en uitvoerbaar blijven.
Tijdens Dagsturing uitvoeren ontstaan onverwachte wijzigingen.
Let erop dat niet steeds dezelfde collega’s worden gevraagd om bij te springen. Houd rekening met eerdere extra inzet, rusttijden en de afspraken die al zijn gemaakt.
Met Rapportage opstellen maak je patronen zichtbaar.
Kijk bijvoorbeeld naar de verdeling van belastende diensten, afgewezen verzoeken, roosterwijzigingen en vrijwillige extra inzet.
Gebruik alleen informatie die nodig is en ga zorgvuldig om met gegevens die iets zeggen over persoonlijke omstandigheden.
Bij Optimalisatie adviseren gebruik je de resultaten en ervaringen van collega’s om afspraken te verbeteren.
De SER adviseert organisaties om beleid rond diversiteit en inclusie regelmatig te evalueren met gegevens én feedback van collega’s. Zo wordt zichtbaar wat werkt en waar knelpunten blijven bestaan. (ser.nl)
Begin met het bekijken van de huidige afspraken en resultaten.
Onderzoek welke verzoeken planners krijgen, hoe deze worden beoordeeld en waar onduidelijkheid ontstaat. Bespreek dit met planners, leidinggevenden, HR en collega’s uit verschillende teams.
Controleer daarna of de regels voor iedereen vindbaar en begrijpelijk zijn. Leg vast wie een besluit neemt, welke informatie nodig is en hoe uitzonderingen worden behandeld.
Kijk ook naar de praktijk. Wie werkt vaak op feestdagen? Wie wordt regelmatig extra gevraagd? Welke collega’s krijgen vaak een roosterwijziging? En zijn er groepen die weinig gebruikmaken van de beschikbare mogelijkheden?
Gebruik deze informatie niet om aannames over groepen te maken. Gebruik haar om vragen te stellen, ervaringen op te halen en de werkwijze verder te verbeteren.
Inclusief plannen vraagt geen volledig andere Personeelsplanning. Het vraagt vooral om duidelijke afspraken, aandacht voor verschillen en keuzes die je kunt uitleggen.
Spril helpt organisaties om Workforce Management en Personeelsplanning duidelijk, gezond en mensgericht in te richten.
We kijken naar het volledige planproces, de roosterregels, de verdeling van diensten, de gebruikte software en de samenwerking tussen planning, leidinggevenden, HR en collega’s.
Zo ontstaat een werkwijze waarin ruimte is voor verschillen, zonder dat de benodigde bezetting en uitvoerbaarheid uit beeld verdwijnen.