Om je capaciteit te beheren is een goed en bruikbaar capaciteitsplan noodzakelijk. Een capaciteitsplan is een levend document waarin per periode wordt weergegeven welke tekorten of overschotten er zijn qua personeelsinzet. De eerste stap om goed capaciteit te beheren is om een capaciteitsplan op te stellen en daar heb je steeds meer mogelijkheden voor. Zo heeft planningssoftware steeds vaker een module capaciteit waarin overschotten en tekorten worden weergegeven. Dit heeft een aantal voordelen:
Een bruikbare capaciteitsmodule staat of valt bij de inrichting ervan en daar kunnen soms knelpunten ontstaan omdat de inrichting van de plansoftware niet (meer) aansluit op de wensen van de organisatie. Daarnaast is het niet altijd inzichtelijk waardoor bepaalde uitkomsten zijn ontstaan omdat de berekeningen worden gemaakt aan de “achterkant” van het systeem. De berekening is niet zichtbaar of aan te passen voor de gebruiker.
Daarom is het maken en beheren van een capaciteitsplan in Excel een goed alternatief. Soms zelfs de enige mogelijkheid wanneer capaciteitsplanning wordt opgestart of er geen capaciteitsmodule is aangekocht. Bovendien heb je binnen Excel de mogelijkheid om alles zelf in te richten: de gebruiker zit aan de knoppen en het is op alle momenten duidelijk welke gegevens worden ingevoerd, welke berekeningen worden gebruikt en waar de uitkomst is gebaseerd. Excel heeft ontelbare mogelijkheden, waardoor een capaciteitsplan gebouwd kan worden die volledig voldoet aan de wensen en eisen van een organisatie. Daarnaast is Excel wijdverspreid en gemakkelijk toegankelijk voor de meeste gebruikers, die met een beetje training of handleiding mooie grafieken en duidelijke inzichten kunnen maken.
Bij het bouwen van een capaciteitsplan zijn er een aantal uitgangspunten om rekening mee te houden:
Wanneer je je uitgangspunten duidelijk hebt, kun je de volgende stappen nemen om je capaciteitsplan te ontwerpen:
Maak een overzicht van huidig personeel op een manier die bruikbaar is voor de rest van het capaciteitsplan. Haal historische gegevens op over het werkaanbod en andere trends als invoer voor in je capaciteitsplan.
Gebruik tabellen om verzamelde gegevens te organiseren en gebruik zoveel mogelijk dezelfde opzet op elk tabblad. Denk na over de weergave van bijvoorbeeld weeknummers en zorg dat deze gegevens altijd in beeld zijn. Gebruik formules om berekeningen te maken en totaaloverzichten weer te geven.
Gebruik historische gegevens om een voorspelling te maken voor toekomstige periodes en verwerk scenario’s in je capaciteitsplan om je keuzes te kunnen onderbouwen.
Haal informatie op bij stakeholders om te toetsen of de informatie begrijpelijk is en of andere gegevens nodig zijn. Probeer kleur uit om weer te geven wanneer er knelpunten zijn en welke oplossingen er zijn. Geef overzichten weer in lijn- of staafdiagrammen.
Een capaciteitsplan is een levend document: wanneer de informatie erin niet actueel is of onjuist zijn de inzichten niet bruikbaar. Neem het capaciteitsplan op in het overlegstructuur van je planproces en evalueer regelmatig met stakeholders. Wanneer er meerdere gebruikers zijn die het capaciteitsplan onderhouden is het belangrijk om een werkwijze af te stemmen, bijvoorbeeld door een handleiding en/of een logboek.
Als de basis staat is er nog genoeg ruimte over verder te ontwikkelen. Dat is het mooie van een capaciteitsplan in Excel, de mogelijkheden zijn eindeloos en je kan het precies zo inrichten als je wilt. Met deze tips word ook jij een Excelheld:
Door eerst een aantal uitgangspunten te formuleren, een goede basis neer te zetten en vanuit daar verder te ontwikkelen. Wil je advies hebben over hoe je dit het beste kunt aanpakken of begeleiding van een Excel-expert? Neem dan contact op met ons!
Onze trainingen:
Basistraining Excel – op aanvraag, neem contact op!
Spril
Microfoonstraat 5
1322 BN Almere [route]
Spril
Microfoonstraat 5
1322 BN Almere
Copyright © 2025 Spril - Made by TRGR