Inloggen

menu

Capaciteitsplanning in Excel: een praktische gids

Geplaatst op: 22 juli 2024
Geplaatst op: 22 juli 2024
Geschreven door
Michelle Playford
Categorie
Personeelsplanning, Workforce Management
Leesduur
7 min leestijd
Deel dit artikel
Heb je vragen?

Capaciteitsplanning in Excel

Om je capaciteit te beheren is een goed en bruikbaar capaciteitsplan noodzakelijk. Een capaciteitsplan is een levend document waarin per periode wordt weergegeven welke tekorten of overschotten er zijn qua personeelsinzet. De eerste stap om goed capaciteit te beheren is om een capaciteitsplan op te stellen en daar heb je steeds meer mogelijkheden voor. Zo heeft planningssoftware steeds vaker een module capaciteit waarin overschotten en tekorten worden weergegeven. Dit heeft een aantal voordelen:

  • Het is goed te onderhouden en te gebruiken omdat er geen aanvullend systeemtraining nodig is
  • De module kan gekoppeld worden aan andere systemen waardoor gegevens altijd actueel zijn

Bruikbare capaciteitsmodule

Een bruikbare capaciteitsmodule staat of valt bij de inrichting ervan en daar kunnen soms knelpunten ontstaan omdat de inrichting van de plansoftware niet (meer) aansluit op de wensen van de organisatie. Daarnaast is het niet altijd inzichtelijk waardoor bepaalde uitkomsten zijn ontstaan omdat de berekeningen worden gemaakt aan de “achterkant” van het systeem. De berekening is niet zichtbaar of aan te passen voor de gebruiker.

Capaciteitsplan in Excel een goed alternatief

Daarom is het maken en beheren van een capaciteitsplan in Excel een goed alternatief. Soms zelfs de enige mogelijkheid wanneer capaciteitsplanning wordt opgestart of er geen capaciteitsmodule is aangekocht. Bovendien heb je binnen Excel de mogelijkheid om alles zelf in te richten: de gebruiker zit aan de knoppen en het is op alle momenten duidelijk welke gegevens worden ingevoerd, welke berekeningen worden gebruikt en waar de uitkomst is gebaseerd. Excel heeft ontelbare mogelijkheden, waardoor een capaciteitsplan gebouwd kan worden die volledig voldoet aan de wensen en eisen van een organisatie. Daarnaast is Excel wijdverspreid en gemakkelijk toegankelijk voor de meeste gebruikers, die met een beetje training of handleiding mooie grafieken en duidelijke inzichten kunnen maken.

Tips voor een capaciteitsplan in Excel

Bij het bouwen van een capaciteitsplan zijn er een aantal uitgangspunten om rekening mee te houden:

  • Welke inzichten wil je uit het capaciteitsplan halen? Hoe kunnen die het beste worden weergegeven (per team, per locatie, met cijfers of grafieken?).
  • Hoe wordt het capaciteitsplan onderhouden? Door je capaciteitsplan op een manier te bouwen waarbij de volgorde van de tabbladen aansluit op het invullen ervan wordt de kans groter dat het plan beter wordt gelezen én gebruikt.
  • Wie gaat het capaciteitsplan gebruiken? Heeft iedereen de mogelijkheid nodig om het te bewerken of is het genoeg om het alleen in te zien?
  • Welke definities worden er gebruikt binnen de organisatie? Zijn de definities overal hetzelfde of is er nog aanvullende toelichting nodig?

Wanneer je je uitgangspunten duidelijk hebt, kun je de volgende stappen nemen om je capaciteitsplan te ontwerpen:

  1. Verzamel en organiseer data

Maak een overzicht van huidig personeel op een manier die bruikbaar is voor de rest van het capaciteitsplan. Haal historische gegevens op over het werkaanbod en andere trends als invoer voor in je capaciteitsplan.

  1. Maak een indeling in Excel

Gebruik tabellen om verzamelde gegevens te organiseren en gebruik zoveel mogelijk dezelfde opzet op elk tabblad. Denk na over de weergave van bijvoorbeeld weeknummers en zorg dat deze gegevens altijd in beeld zijn. Gebruik formules om berekeningen te maken en totaaloverzichten weer te geven.

  1. Voorspellen en keuzes maken

Gebruik historische gegevens om een voorspelling te maken voor toekomstige periodes en verwerk scenario’s in je capaciteitsplan om je keuzes te kunnen onderbouwen.

  1. Verder ontwikkelen

Haal informatie op bij stakeholders om te toetsen of de informatie begrijpelijk is en of andere gegevens nodig zijn. Probeer kleur uit om weer te geven wanneer er knelpunten zijn en welke oplossingen er zijn. Geef overzichten weer in lijn- of staafdiagrammen.

  1. Monitoren en aanpassen

Een capaciteitsplan is een levend document: wanneer de informatie erin niet actueel is of onjuist zijn de inzichten niet bruikbaar. Neem het capaciteitsplan op in het overlegstructuur van je planproces en evalueer regelmatig met stakeholders. Wanneer er meerdere gebruikers zijn die het capaciteitsplan onderhouden is het belangrijk om een werkwijze af te stemmen, bijvoorbeeld door een handleiding en/of een logboek.

Word een Excelheld!

Als de basis staat is er nog genoeg ruimte over verder te ontwikkelen. Dat is het mooie van een capaciteitsplan in Excel, de mogelijkheden zijn eindeloos en je kan het precies zo inrichten als je wilt. Met deze tips word ook jij een Excelheld:

  • Gebruik sjablonen: er zijn online veel gratis en betaalde Excel-sjablonen beschikbaar die je kunt aanpassen naar de specifieke behoefte van de organisatie. Of vraag die collega die zo goed is in Excel of je eens mag meekijken in een bestand.
  • Gegevensvalidatie: niets zo vervelend als een fout in je capaciteitsplan die je niet kunt opsporen. Gebruik controletabellen om snel te vinden wanneer er iets misgaat in je capaciteitsplan.
  • Handige Exceltoepassingen: met een paar handige trucs in Excel til je jouw capaciteitsplan naar een hoger niveau.
    • Door het schermvenster te bevriezen zorg je ervoor dat bijvoorbeeld weeknummers altijd zichtbaar blijven. Ga hiervoor naar beeld > blokkeren.
    • Formules als som.als en aantal.als maken het mogelijk om verschillende inzichten te combineren. Als je daar al handig in bent, probeer eens te werken met verticaal.zoeken of een index-formule!
    • Met voorwaardelijke opmaak kun je kleur en iconen gebruik om gegevens te laten opvallen. Je vindt een veelvoud aan opties in het startlint.
    • Excel kan het rekenwerk voor je doen! Met de formule voorspellen.linear kan Excel een voorspelling berekening en met een Erlang-plugin kun je de wachtrijformule gebruiken in je capaciteitsplan.
  • Automatisering: met macro’s kun je in Excel veel tijd besparen en zorgen dat taken die vaak terugkomen snel geregeld zijn.
  • Training: online is er een schat aan artikelen en video’s gemaakt over hoe je Excel gebruikt, met een middag zelfstudie kun je een heel eind komen! Daarnaast zijn er ook heel veel praktijktrainingen waar je wordt begeleid om aan de knoppen te zitten en zelfverzekerd wordt in het gebruiken van Excel. Kijk bijvoorbeeld eens bij onze Exceltrainingen bij de Spril Academie.

Conclusie: het is nooit te laat om te beginnen met een capaciteitsplan in Excel

Door eerst een aantal uitgangspunten te formuleren, een goede basis neer te zetten en vanuit daar verder te ontwikkelen. Wil je advies hebben over hoe je dit het beste kunt aanpakken of begeleiding van een Excel-expert? Neem dan contact op met ons!

Onze trainingen:

Workshop capaciteitsplan

Excel berekeningen

Storytelling met data

Basistraining Excel – op aanvraag, neem contact op!

Vergelijkbare artikelen

Toegang tot premium artikelen

Sluit venster

Login

Account maken

Ik zoek een interimmer

Sluit venster

Vul je gegevens in

Offerte aanvragen

Sluit venster

Uw gegevens