Een goed capaciteitsplan helpt je om per periode inzicht te krijgen in tekorten en overschotten in je personeelsinzet. Het is geen document dat je één keer maakt en daarna laat liggen. Een capaciteitsplan verandert mee met je personeelsvraag, beschikbare capaciteit en nieuwe inzichten.
Voor capaciteitsplanning kun je gebruikmaken van een module binnen planningssoftware. Maar ook Excel kan een goed hulpmiddel zijn. Zeker wanneer je capaciteitsplanning nog aan het opzetten bent, geen aparte capaciteitsmodule gebruikt of zelf wilt kunnen zien hoe berekeningen tot stand komen.
Steeds meer planningssoftware heeft mogelijkheden voor capaciteitsplanning. Daarmee kun je tekorten en overschotten zichtbaar maken en gegevens uit verschillende onderdelen van het systeem bij elkaar brengen.
Hoe bruikbaar zo'n module is, hangt wel af van de inrichting.
Sluit die niet goed aan op de manier waarop je organisatie werkt, dan kan het lastig worden om de juiste inzichten eruit te halen. Daarnaast zijn berekeningen binnen software niet altijd volledig zichtbaar voor de gebruiker.
Daardoor weet je soms wél wat de uitkomst is, maar niet precies hoe deze tot stand is gekomen.
Excel geeft je veel vrijheid om een capaciteitsplan zelf in te richten.
Je bepaalt welke gegevens je gebruikt, welke berekeningen je maakt en hoe je de uitkomsten presenteert. Daardoor blijft zichtbaar welke invoer en aannames achter je capaciteitsplan zitten.
Ook wanneer je net begint met capaciteitsplanning kan Excel een praktische manier zijn om eerst een goede basis neer te zetten.
Het belangrijkste is niet hoe uitgebreid je bestand wordt, maar of het de informatie oplevert die je nodig hebt om keuzes te maken.
Wil je eerst bepalen welke stappen inhoudelijk nodig zijn? Lees dan ook capaciteitsplanning opzetten in 7 stappen.
Voordat je Excel opent, is het slim om een aantal uitgangspunten vast te leggen.
Welke inzichten heb je nodig?
Wil je bijvoorbeeld inzicht per team, locatie of periode? En wil je vooral cijfers zien of helpen grafieken om de ontwikkeling duidelijker te maken?
Hoe wordt het capaciteitsplan onderhouden?
Denk vooraf na over de volgorde waarin gegevens worden ingevoerd en bijgewerkt. Een logische indeling maakt het plan makkelijker te gebruiken.
Wie gebruikt het capaciteitsplan?
Moet iedereen het bestand kunnen aanpassen of zijn er ook gebruikers die alleen de uitkomsten nodig hebben?
Welke definities gebruik je?
Zorg dat binnen de organisatie duidelijk is wat je bijvoorbeeld bedoelt met benodigde capaciteit, beschikbare capaciteit, tekorten en overschotten.
Met duidelijke uitgangspunten voorkom je dat verschillende gebruikers hetzelfde capaciteitsplan anders interpreteren.
Een capaciteitsplan begint bij bruikbare gegevens.
Maak een overzicht van je huidige personeel en zorg dat deze informatie op een manier is opgebouwd die je verderop in het capaciteitsplan kunt gebruiken.
Daarnaast heb je gegevens nodig over het verwachte werk. Historische gegevens over het werkaanbod en trends kunnen hierbij helpen.
Die gegevens vormen vervolgens input voor de berekeningen en verwachtingen in je capaciteitsplan.
Meer weten over het voorspellen van toekomstig werkaanbod? Lees dan wat is forecasting?.
Gebruik tabellen om gegevens overzichtelijk te organiseren.
Probeer op verschillende tabbladen zoveel mogelijk dezelfde structuur te gebruiken. Dat maakt het bestand makkelijker te lezen én te onderhouden.
Denk bijvoorbeeld goed na over de weergave van perioden of weeknummers. Gegevens die je tijdens het werken steeds nodig hebt, wil je makkelijk in beeld kunnen houden.
Gebruik vervolgens Excel formules om berekeningen te maken en totaaloverzichten op te bouwen.
We hebben de handigste toepassingen verzameld in Excel formules voor Workforce Management.
Met historische gegevens kun je verwachtingen voor toekomstige perioden opbouwen.
Vervolgens kun je in je capaciteitsplan zichtbaar maken wat deze verwachtingen betekenen voor de benodigde personeelsinzet.
Ook scenario's kunnen daarbij helpen.
Wat gebeurt er bijvoorbeeld wanneer je uitgangspunten veranderen? Door verschillende situaties door te rekenen, kun je keuzes beter onderbouwen.
Excel geeft je daarbij de vrijheid om de aannames en berekeningen zelf zichtbaar te houden.
Een eerste versie hoeft niet direct perfect te zijn.
Laat het capaciteitsplan daarom ook door anderen gebruiken en bekijken. Is duidelijk wat de cijfers betekenen? Ontbreekt er informatie? En kunnen gebruikers snel zien waar aandacht nodig is?
Vervolgens kun je de presentatie verbeteren.
Met voorwaardelijke opmaak kun je bijvoorbeeld gegevens laten opvallen wanneer ergens een knelpunt ontstaat. Grafieken kunnen daarnaast helpen om ontwikkelingen over meerdere perioden zichtbaar te maken.
Voeg vooral onderdelen toe die het capaciteitsplan duidelijker maken. Meer mogelijkheden betekent niet automatisch een beter bestand.
Een capaciteitsplan is een levend document.
Wanneer de gegevens niet meer actueel zijn, worden de uitkomsten ook minder bruikbaar. Spreek daarom af hoe vaak het plan wordt bijgewerkt en wie daarvoor verantwoordelijk is.
Neem het capaciteitsplan daarnaast mee in de overlegstructuur van je planproces.
Vergelijk regelmatig je verwachtingen met nieuwe informatie en pas het plan aan wanneer dat nodig is.
Werken meerdere mensen in hetzelfde bestand? Maak dan afspraken over de werkwijze. Een korte handleiding of een logboek met wijzigingen kan helpen om overzicht te houden.
Als de basis staat, kun je het bestand verder verbeteren.
Werk met controles
Gebruik controletabellen of andere controles om fouten sneller te vinden. Zeker wanneer het capaciteitsplan groter wordt, helpt dit om te controleren of gegevens goed zijn verwerkt.
Houd belangrijke informatie in beeld
Werk je met veel perioden of kolommen? Met vensters blokkeren kun je bijvoorbeeld weeknummers zichtbaar houden terwijl je door het bestand beweegt.
Gebruik formules slim
Formules helpen om gegevens te combineren en berekeningen automatisch uit te voeren. Denk bijvoorbeeld aan SOM.ALS, AANTAL.ALS en andere functies die passen bij de gegevens die je gebruikt.
Gebruik voorwaardelijke opmaak
Daarmee kun je afwijkingen en knelpunten sneller zichtbaar maken.
Gebruik grafieken waar ze iets toevoegen
Een lijn of staafdiagram kan ontwikkelingen duidelijker maken dan een lange tabel met cijfers. Gebruik een grafiek vooral wanneer die helpt om sneller een keuze te maken.
Automatiseer terugkerende handelingen
Wanneer je regelmatig dezelfde stappen uitvoert, kun je onderzoeken of Excel deze handelingen kan vereenvoudigen of automatiseren.
Excel is het hulpmiddel. De kwaliteit van je capaciteitsplanning hangt uiteindelijk af van de gegevens, definities, berekeningen en afspraken die erachter zitten.
Begin daarom niet met zoveel mogelijk formules en grafieken.
Bepaal eerst welke inzichten je nodig hebt. Bouw daarna een duidelijke basis en ontwikkel het capaciteitsplan verder op basis van wat gebruikers nodig hebben.
Zo blijft het bestand begrijpelijk en bruikbaar.
Je hoeft niet te wachten op het perfecte systeem om met capaciteitsplanning te beginnen.
Met duidelijke uitgangspunten, bruikbare data en een logische inrichting kun je in Excel een capaciteitsplan opbouwen en daarna steeds verder verbeteren.
Blijf daarbij vooral controleren of de informatie nog actueel is en of het plan helpt om tekorten, overschotten en keuzes tijdig zichtbaar te maken.
Wil je advies over het opzetten of verbeteren van je capaciteitsplanning? Bekijk onze WFM Consultancy of neem contact met ons op.