Van bekende afkortingen tot handige vaktermen, binnen Workforce Management en Personeelsplanning kom je er genoeg tegen. In dit artikel vind je een greep uit de begrippen bij de letter C die je in de praktijk regelmatig tegenkomt, kort en duidelijk uitgelegd.
Call Load
Cao
Capaciteit
Capaciteitsmanagement
Capaciteitsplan
Capaciteitsplanning
Centraal plannen
Consignatie
Contractmix
Call Load is het verwachte aantal klantcontacten vermenigvuldigd met de Average Handling Time, AHT.
Hiermee bereken je hoeveel tijd nodig is om het verwachte aanbod af te handelen. De Call Load alleen vertelt nog niet hoeveel medewerkers je nodig hebt. Daarvoor moet je ook rekening houden met bijvoorbeeld het gewenste servicelevel.
Een cao is een schriftelijke overeenkomst waarin afspraken over arbeidsvoorwaarden zijn vastgelegd.
Voor Personeelsplanning zijn cao afspraken belangrijk omdat ze onder andere invloed kunnen hebben op werktijden, rusttijden, verlof, toeslagen en de manier waarop medewerkers mogen worden ingezet.
Capaciteit is de tweede stap in de kwaliteitscirkel van Spril.
Het gaat om de inzetbare uren of FTE binnen een team of organisatie. Daarbij houd je rekening met contracten, verlof, ziekte, opleidingen en andere afwezigheid.
Capaciteit vormt de schakel tussen de verwachte vraag uit de Prognose en de daadwerkelijke inzet in het Rooster.
Capaciteitsmanagement is het proces waarin je de verwachte hoeveelheid werk vertaalt naar het aantal medewerkers of FTE dat nodig is.
Je kijkt daarbij niet alleen naar de benodigde capaciteit, maar ook naar de capaciteit die al beschikbaar is. Vervolgens bepaal je welke acties nodig zijn om vraag en aanbod goed op elkaar aan te laten sluiten.
In een capaciteitsplan zet je de beschikbare capaciteit af tegen de benodigde capaciteit.
Je houdt rekening met het verwachte werkaanbod, andere werkzaamheden, afwezigheid en de KPI's die je wilt behalen.
Een capaciteitsplan helpt bijvoorbeeld antwoord te geven op vragen als: hebben we voldoende medewerkers, moeten we opleiden of aannemen en beschikken we over voldoende medewerkers met de juiste kwalificaties?
Capaciteitsplanning is het bepalen van de benodigde personele inzet op basis van de verwachte vraag.
Je kijkt vooruit naar hoeveel capaciteit op verschillende momenten nodig is en houdt daarbij ook rekening met indirecte activiteiten, zoals opleidingen en overleg.
Capaciteitsplanning vormt daarmee een belangrijke basis voor het dienstenpatroon en uiteindelijk het rooster.
Bij centraal plannen worden de planningswerkzaamheden en verantwoordelijkheden op één centrale plek binnen de organisatie ondergebracht, bijvoorbeeld bij een planbureau of WFM afdeling.
Dit is het tegenovergestelde van decentraal plannen, waarbij teams of afdelingen zelf verantwoordelijk zijn voor hun planning.
Bij consignatie is een medewerker buiten de reguliere werktijd oproepbaar voor onvoorziene werkzaamheden.
Voor consignatie gelden specifieke regels rondom arbeidstijden en rust. Daarnaast kunnen in een cao of arbeidsvoorwaardenregeling aanvullende afspraken staan over de inzet en vergoeding.
De contractmix is de verdeling van verschillende contractvormen binnen een team of organisatie.
Denk aan fulltime, parttime en flexibele contracten. Een passende contractmix helpt om de beschikbare capaciteit beter aan te laten sluiten op veranderingen in de personeelsvraag.
Meer termen ontdekken? In het Spril Pocketboekje vind je nog veel meer begrippen, voorbeelden en praktische kennis over Workforce Management en Personeelsplanning.