Van bekende afkortingen tot handige vaktermen, binnen Workforce Management en Personeelsplanning kom je er genoeg tegen. In dit artikel vind je een greep uit de begrippen bij de letter F die je in de praktijk regelmatig tegenkomt, kort en duidelijk uitgelegd.
Feestdag
Feestdagtoeslag
First Time Resolution (FTR)
Flexibele schil
Flexpool
Forecast
Formatie
Formatiemix
Fulltime Equivalent (FTE)
Welke dagen als feestdag gelden en welke afspraken daarbij horen, hangt af van de cao of arbeidsovereenkomst.
Voor Personeelsplanning zijn feestdagen belangrijk omdat ze invloed hebben op de beschikbare capaciteit, het rooster en soms ook op het aantal arbeidsuren binnen een jaarurensystematiek.
Een feestdagtoeslag is een extra vergoeding voor medewerkers die op een feestdag werken.
De hoogte en voorwaarden verschillen per sector en werkgever en zijn meestal vastgelegd in een cao of arbeidsovereenkomst.
Voor de planning is dit niet alleen relevant voor medewerkers, maar ook voor de personeelskosten van een rooster.
First Time Resolution, FTR, geeft aan of een klantvraag tijdens het eerste contactmoment volledig wordt opgelost.
Een hoge FTR betekent dat klanten minder vaak opnieuw contact hoeven op te nemen. Dat is prettig voor de klant én voorkomt extra werkaanbod.
Binnen Workforce Management kan FTR daardoor ook invloed hebben op de hoeveelheid klantcontact die je moet voorspellen en plannen.
De flexibele schil is capaciteit die beschikbaar is om veranderingen in de personeelsvraag of uitval van medewerkers op te vangen.
Denk aan ziekte, verlof of tijdelijke pieken in het werk.
Organisaties kunnen meerdere flexibele schillen gebruiken, bijvoorbeeld flexibiliteit binnen het eigen team en daarnaast een centrale flexpool.
Een flexpool is een groep medewerkers die flexibel inzetbaar is.
Deze medewerkers kunnen bijvoorbeeld worden ingezet op verschillende tijden, teams of locaties. Een flexpool helpt om extra capaciteit beschikbaar te hebben wanneer de personeelsvraag hoger is dan de reguliere bezetting aankan.
Een flexpool kan zowel intern als extern worden georganiseerd.
Een forecast, of prognose, voorspelt hoeveel werk je in een toekomstige periode verwacht.
Je gebruikt hiervoor bijvoorbeeld historische gegevens, trends, seizoensinvloeden en bekende veranderingen.
Binnen de kwaliteitscirkel van Spril is Prognose de eerste stap. De uitkomst vormt de basis voor de capaciteitsplanning en uiteindelijk het rooster.
Formatie geeft aan hoeveel personeel beschikbaar of nodig is binnen een organisatie, afdeling of team.
De formatie wordt vaak uitgedrukt in uren of FTE en wordt bepaald aan de hand van onder andere het verwachte werkaanbod, het capaciteitsplan, budget en gewenste dienstverlening.
Een passende formatie zorgt ervoor dat er structureel voldoende capaciteit beschikbaar is.
De formatiemix beschrijft hoe de formatie is samengesteld.
Je kijkt bijvoorbeeld naar functies, kwalificaties, contractvormen en de omvang van contracten.
Het gaat dus niet alleen om hoeveel medewerkers je nodig hebt, maar vooral ook om welke medewerkers en welke inzetbaarheid nodig zijn om de personeelsvraag goed op te vangen.
Fulltime Equivalent, FTE, is een rekeneenheid waarmee je de omvang van een dienstverband of personeelssterkte uitdrukt.
Eén FTE staat voor één volledig dienstverband. Hoeveel uur dat precies is, hangt af van de afspraken binnen de organisatie of cao.
Twee medewerkers die ieder 0,5 FTE werken, vormen samen bijvoorbeeld 1 FTE.
Meer termen ontdekken? In het Spril Pocketboekje vind je nog veel meer begrippen, voorbeelden en praktische kennis over Workforce Management en Personeelsplanning.