Niet ieder betaald uur is beschikbaar voor het primaire werk. Collega’s zijn bijvoorbeeld met verlof, volgen een training, hebben overleg of vallen onverwacht uit door ziekte. Al deze indirecte uren noemen we shrinkage.
Shrinkage is niet per definitie slecht. Training, coaching en overleg zijn vaak nodig om goed werk te kunnen leveren. Het wordt pas een probleem wanneer je deze uren niet goed voorspelt en daardoor structureel te weinig capaciteit beschikbaar hebt.
Met de juiste data, duidelijke afspraken en regelmatig overleg krijg je grip op shrinkage.
Het helpt om onderscheid te maken tussen geplande en ongeplande shrinkage.
Geplande shrinkage bestaat uit activiteiten die je vooraf ziet aankomen, zoals verlof, trainingen, opleidingen, werkoverleg, coaching en interne projecten.
Ongeplande shrinkage ontstaat onverwacht, bijvoorbeeld door ziekte, te laat komen, calamiteiten of technische problemen.
Door deze onderdelen apart te meten, zie je beter waar afwijkingen ontstaan en waarop je kunt sturen.
Wil je eerst meer weten over de basis? Lees dan ook het artikel Wat is shrinkage?
Stel dat je 100 productieve uren nodig hebt en verwacht dat 25% van de beschikbare uren wegvalt door shrinkage.
Je hebt dan niet 125 uur nodig. Van die 125 uur valt namelijk opnieuw 25% weg.
De juiste berekening is:
100 productieve uren ÷ 75% beschikbaarheid = 133,3 uur
Je moet dus 133,3 uur beschikbaar hebben om uiteindelijk 100 productieve uren over te houden. Dat betekent dat je 33,3 uur extra nodig hebt.
Dit verschil is belangrijk. Wanneer je alleen 25% bij de benodigde uren optelt, plan je alsnog te weinig capaciteit.
Shrinkage is daarmee een belangrijk onderdeel van een goede Capaciteitsplanning.
Veel organisaties gebruiken jarenlang hetzelfde shrinkagepercentage. Bijvoorbeeld 25% of 30%. Dat is makkelijk, maar niet altijd betrouwbaar.
Shrinkage kan verschillen per team, afdeling, periode en type werk. In de winter kan het ziekteverzuim hoger zijn. In een opleidingsperiode zijn meer uren nodig voor training en begeleiding. Tijdens vakanties neemt het verlof toe.
Historische gegevens zijn daarom een goed vertrekpunt, maar niet het eindpunt. Kijk ook vooruit naar ontwikkelingen die je al kent.
Leg duidelijk vast welke activiteiten binnen jouw organisatie onder shrinkage vallen. Zo voorkom je dat teams verschillende definities gebruiken.
Maak ziekte, verlof, training, overleg en projecten afzonderlijk zichtbaar. Eén totaalpercentage vertelt namelijk niet waardoor een afwijking ontstaat.
Gebruik historische gegevens en vul deze aan met bekende ontwikkelingen. Denk aan vakantieperiodes, opleidingen, seizoensinvloeden en geplande projecten.
Bekijk regelmatig wat je had verwacht en wat er werkelijk is gebeurd. Onderzoek grote verschillen en bepaal of het om een incident of een structurele ontwikkeling gaat.
Spreek af wie beslissingen neemt en wie verantwoordelijk is voor afwijkingen. Wat gebeurt er bijvoorbeeld wanneer verlof wordt goedgekeurd terwijl er onvoldoende bezetting is? En wie bepaalt of een training kan doorgaan?
Grip op shrinkage vraagt om samenwerking tussen Planning, operatie, HR en management.
Ook de afdeling Planning heeft te maken met verlof, ziekte, opleiding en overleg. Ondertussen moet het planwerk wel doorgaan.
Zorg daarom dat kennis niet bij één persoon ligt. Werk bijvoorbeeld met een buddysysteem, leg processen goed vast en kijk welke werkzaamheden vooruit kunnen worden uitgevoerd.
Is tijdelijk onvoldoende kennis of capaciteit aanwezig? Met Interim ondersteuning van een ervaren WFM of Personeelsplanning specialist blijft het dagelijkse werk doorgaan en kun je tegelijkertijd verbeteringen doorvoeren.
Shrinkage is meer dan een percentage in een capaciteitsplan. Het laat zien hoeveel uren werkelijk beschikbaar zijn en welke keuzes invloed hebben op de bezetting.
Door de verschillende onderdelen te voorspellen, te meten en te bespreken, voorkom je verrassingen. Zo ontstaat een realistische capaciteitsplanning, meer stabiliteit in de roosters en een betere dienstverlening.
Wil je hier verder mee aan de slag? Download dan de whitepaper Grip op shrinkage voor praktische inzichten en voorbeelden.
Wil je weten waar jouw shrinkage vandaan komt en hoe je hier beter op kunt sturen? Neem contact met ons op. We kijken graag met je mee.