Spril helpt Silverein efficiënter te werken

Silverein is nogal veranderd. Of eigenlijk kun je beter stellen: de organisatie is net ontstaan en hard op weg de goede vorm te vinden. Simpel gezegd is de zorgorganisatie (met ongeveer 2900 medewerkers en 2000 vrijwilligers) in korte tijd getransformeerd van een decentraal naar een centraal aangestuurde organisatie. Dat geldt vooral voor de planning, de afdeling die verantwoordelijk is voor de juiste inzet van medewerkers.

"De roostering van medewerkers en de planning gebeurde nog vanuit de drie verschillende voorgangers, ieder met hun eigen accent’’, vertelt  Joland Sagis, die namens Spril als zelfstandig WFM-specialist Silverein kwam ondersteunen. "Dat is heel begrijpelijk natuurlijk, omdat het ook drie verschillende entiteiten waren. Maar in het kader van de efficiëntie bleek het beter om één gezamenlijke organisatie op te tuigen. De kwetsbare personeelssituatie in de zorg is een extra argument om het zo aan te pakken.’’

Spril kwam tot die overtuiging nadat een andere (Spril) collega Silverein op het gebied van WFM doorlichtte. "Dat noemen we een planscan. Daaruit komen altijd meteen verbeterpunten naar voren. En dat was in dit geval niet anders. Vooral de al genoemde harmonisatieperikelen bleken er te spelen. Met een goede scan zie je meteen waar je veel winst kunt behalen.’’

Meer grip

Tijd voor actie dus. Spril deed een projectvoorstel dat zo overtuigde, dat Sagis direct als interimmer werd ingehuurd om het plan zelf te helpen uit te voeren. "Op verschillende plekken tegelijk konden we met het team aan de bak. We hebben de rol van alle functionarissen bekeken en kwamen tot de conclusie dat er te veel rollen waren, dat mensen beter ingedeeld konden worden op basis van hun interesse en vaardigheden. Dat is efficiënter en door de hogere tevredenheid daalt het verzuim.’’

Het softwarepakket voor de planning kreeg daarnaast aandacht, de hele manier waarop de organisatie rond capaciteit en planning was opgebouwd, werd opnieuw opgetuigd. "Meer grip is wat we wilden. Zeker tijdens verandering is het belangrijk om de controle te behouden over het systeem van plannen en roosteren.’’

Joland Sagis is als het ware in een helikopter boven de organisatie gaan hangen om te zien hoe alles logisch en efficiënt ingedeeld kan worden, en ook hoe het stuur weer in handen gekregen kon worden. Dat leverde al veel op. "We zijn bijvoorbeeld van 85 mensen die zich met de roosters bezighielden, teruggegaan naar twaalf planners. Die hebben hun volledige focus op die taak, zodat de anderen zich op zorg kunnen richten. Dat werk efficiënter en maakt de mensen blijer.’’

Dat niet alleen. De medewerkers die vooral willen verzorgen, zijn beter af, de cliënten vanzelfsprekend ook. En de mensen die zich liever bezig houden met capaciteit, planning en roosteren, vallen ook beter op hun plek.

Grote stappen

Het is een proces dat nog niet afgerond is. "We hebben alles opnieuw opgebouwd en veel mensen een nieuwe functie gegeven. Dat is wennen, mensen moeten groeien. Maar je ziet elke dag vooruitgang, en dat is geweldig om mee te maken. We hebben het goed uitgetekend, en nu begint het vorm te krijgen.’’

Spril had een grotere rol dan de inzet van Sagis alleen. Verschillende planners werden gedetacheerd. Om opengevallen posities in te vullen, maar ook om mee te helpen bij het begeleiden van de andere functionarissen op de afdeling. Sagis: "De mensen die nu dedicated met capaciteit en planning bezig gaan vanuit Silverein, hebben ook allemaal een opleiding via Spril gevolgd.’’

Voor de zelfstandig WFM-specialist was het een prachtige reis. "Ik ben intussen voor een andere organisatie aan het werk, maar heb Silverein achtergelaten in de overtuiging dat daar heel grote stappen zijn gezet en nog gezet gaan worden. Dat weet ik, omdat ik voor mijn vertrek een heel goede opvolger heb gevonden. En zo moet het ook zijn, vind ik. Wij komen helpen, maar zorgen tegelijk dat we niet onmisbaar zijn door de rest van de organisatie te overtuigen en te laten zien hoe ze het werk op de beste manier verder kunnen zetten.’’