Plannen met een personeelstekort

Bepaal je tekort en kijk vooruit

Een personeelstekort is een mismatch tussen de beschikbare en benodigde capaciteit. Maar weet je waar het tekort precies zit? Het beste middel om hiermee aan de slag te gaan, en om controle te houden, is een capaciteitsplan. Een capaciteitsplan is in zijn meest eenvoudige vorm een overzicht van de beschikbare capaciteit versus de benodigde capaciteit. In een sluitend capaciteitsplan is zichtbaar wat het tekort aan personeel is, door middel van gedetailleerde inzichten. Het is een startpunt voor verder onderzoek. Is het tekort bijvoorbeeld groter bij een bepaalde afdeling? Of wordt het versterkt door een golf aan verzuim of de vakantieperiode? Door ervoor te zorgen dat een capaciteitsplan zo volledig mogelijk is, wordt het ook een middel om vooruit te kijken.

Dat is waar capaciteitsmanagement echt het verschil kan maken. Waarom pas acteren als het water al aan je lippen staat en niet al als de voorspelling er ligt? Met een capaciteitsplan kun je op de middellange termijn ingrijpen door bijvoorbeeld verlof anders te verdelen en trainingen in te plannen op momenten waarop de meeste capaciteit beschikbaar is. Op de lange termijn spreken we van strategische personeels- of formatieplanning. Hierin wordt de capaciteitsbehoefte over een aantal jaar onderzocht en bekeken hoe de huidige capaciteit daarbij aansluit. Bijvoorbeeld: een opleiding in de zorg kan een aantal jaar duren, wat betekent dat nu het moment is om aan het personeelstekort over een paar jaar te werken. Door middel van een capaciteitsplan kun je alvast de eerste stap zetten naar integraal capaciteitsmanagement, door de verkregen inzichten te delen met de andere lagen van de organisatie. Zo begin je nu al met het tekort van de toekomst.

Check je flexibiliteit

Je weet waar het tekort zit en waarom, dankzij je capaciteitsplan. Maar wat kan je er nu mee doen? Het sleutelwoord is: flexibiliteit. Welke mogelijkheden heb je in jouw organisatie?

• Wat voor contractenmix is er in jouw organisatie? Kun je door een andere indeling van fulltime en parttime-contracten de beschikbare capaciteit beter laten aansluiten bij het werkaanbod? Een flexibele groep medewerkers kan een optie zijn om knelpunten op te vangen.  
• Is het mogelijk om de dienstentijden anders in te delen zodat ze beter aansluiten op het werkaanbod? Bijvoorbeeld langere diensten doordeweeks gecombineerd met kortere diensten het weekend? Ook de jaarurensystematiek (JUS) kan uitkomst bieden wanneer er sprake is van een seizoenspatroon en er afspraken worden gemaakt over bijvoorbeeld meer werken in de zomer en minder in de winter.  
• Hoe zit het met de verschillende functietypes in jouw organisatie? Is meer uitwisselbaarheid mogelijk om zo bijvoorbeeld overcapaciteit op de ene afdeling in te zetten bij de andere afdeling? Denk ook aan het uitwisselen tussen locaties of het inzetten van kantoorpersoneel op kritische piekmomenten. 

Leer van het verleden en stel prioriteiten  

Het gevaar van de waan van de dag ligt continu op de loer bij de planorganisatie, helemaal als je te maken hebt met een personeelstekort. Dat is begrijpelijk: iedereen moet een tandje bijzetten, en als planorganisatie zet je alles op alles om de eindjes aan elkaar te knopen. Hoe tegennatuurlijk dat ook voelt, het is belangrijk om stil te staan bij wat er heeft plaatsgevonden en daar lessen uit te halen. Werkt het uitwisselen van personeel tussen locaties, en zo nee, waarom niet? Is er nog extra uitleg nodig, of liggen bepaalde locaties qua reisafstand te ver uit elkaar, waardoor het uitwisselen weinig effect heeft? Soms kan het meest simpele al het meest verhelderend zijn: wat hadden we verwacht en wat is er daadwerkelijk gebeurd? En vooral: waarom is dat gebeurd?

Met deze lessen kun je aan de slag om prioriteiten te stellen. Met een personeelstekort zal de dagelijkse praktijk er anders uitzien. Pak samen met de operatie de regie en wees transparant over welke taken prioriteit hebben. Wat moet altijd doorgaan en wat kan uitgesteld worden? Is een hogere wachttijd op de ene afdeling acceptabel om de minimale bezetting op een andere afdeling te garanderen? Dit zijn geen eenvoudige keuzes, waardoor het makkelijk is om geen keuze te maken. Maar als alles urgent is, wordt uiteindelijk niets meer urgent, met alle gevolgen van dien voor de dagelijkse praktijk. Leg vast wat prioriteit heeft en zorg dat deze informatie voor iedereen toegankelijk is, bijvoorbeeld in de vorm van een handboek.

Kortom: je kunt de regie pakken over het personeelstekort door middel van de beschreven drie stappen. Dat het personeelstekort voorlopig niet weggaat, is duidelijk. We zullen het gaan merken op het gebied van de klimaattransitie: er is meer personeel nodig om een positieve impact te maken op de planeet. Daarnaast zorgt onze vergrijzende samenleving voor een grotere zorgbehoefte. De uitdaging is om medewerkers vitaal te houden die in deze zorgvraag voorzien.

Advies nodig, hulp bij implementatie of een sparringpartner? Neem contact op met Spril.