Je ontkomt niet aan de krantenkoppen: “Overal tekorten: waar is het personeel gebleven?” En wie eenmaal erop let ziet het overal: de lange wachtrijen op Schiphol, minder treinen op het spoor, advertenties in bioscopen, horeca en winkels. Maar hoe ga je om met personeelstekort in je planningsproces? Hieronder drie handvatten:
Een personeelstekort is een mismatch tussen de beschikbare en benodigde capaciteit. Maar weet je waar het tekort precies zit? Het beste middel om hiermee aan de slag te gaan, en in controle te blijven, is een capaciteitsplan. Een capaciteitsplan is in zijn meest eenvoudige vorm een overzicht van de beschikbare capaciteit versus de benodigde capaciteit. In een sluitend capaciteitsplan is zichtbaar wat het tekort is aan personeel, door middel van gedetailleerde inzichten. Het is een startpunt voor verder onderzoek. Is het tekort bijvoorbeeld groter bij een bepaalde afdeling? Of wordt het versterkt door een golf aan verzuim of de vakantieperiode? Door te zorgen dat een capaciteitsplan zo volledig mogelijk is, wordt het ook een middel om vooruit te kijken.
Want dat is waar capaciteitsmanagement echt het verschil kan maken. Waarom pas acteren als het water al aan je lippen staat en niet al als de voorspelling er ligt? Je kunt met een capaciteitsplan op de middellange termijn ingrijpen door bijvoorbeeld verlof anders te verdelen en trainingen in te plannen op momenten waarop de meeste capaciteit beschikbaar is. Op de lange termijn spreken we van strategische personeels- of formatieplanning. Hierin wordt de capaciteitsbehoefte over een aantal jaar onderzocht en wordt bekeken hoe de huidige capaciteit daarbij aansluit. Bijvoorbeeld: een opleiding in de zorg kan een aantal jaar duren, wat betekent dat nu het moment is om met het personeelstekort over een paar jaar aan de slag te gaan. Door middel van een capaciteitsplan kun je alvast de eerste stap zetten naar integraal capaciteitsmanagement, door de verkregen inzichten te delen met de andere lagen van de organisatie. Zo start je nu al met het tekort van de toekomst.
Je weet waar het tekort zit en waarom dankzij je capaciteitsplan. Maar wat kan je er nu mee? Het sleutelwoord is: flexibiliteit. Welke mogelijkheden heb je in jouw organisatie?
Het gevaar van de waan van de daag ligt continu op de loer bij de planorganisatie, al helemaal als je te maken hebt met een personeelstekort. Dat is begrijpelijk: iedereen moet een tandje bijzetten en als planorganisatie zet je alles op alles om de eindjes aan elkaar te knopen. Hoe tegennatuurlijk dat ook voelt, het is belangrijk om stil te staan bij wat er heeft plaatsgevonden en daar lessen uit te halen. Werkt het uitwisselen van personeel tussen locaties en zo nee, waarom niet? Is er nog een extra uitleg nodig of zijn er bepaalde locaties die qua reisafstand te ver uit elkaar liggen, waardoor het uitwisselen weinig effect heeft? Soms kan het meest simpele al het meest verhelderend zijn: wat hadden we verwacht en wat is er daadwerkelijk gebeurd? En vooral: waarom is dat gebeurd?
Met deze lessen kun je aan de slag om prioriteiten te stellen. Met een personeelstekort zal de dagelijkse praktijk er anders uit zien. Pak samen met de operatie de regie en wees transparant over welke taken prioriteiten hebben. Wat moet altijd doorgang vinden en wat kan uitgesteld worden? Is een hogere wachttijd op de ene afdeling acceptabel om de minimale bezetting op een andere afdeling te garanderen? Dit zijn geen eenvoudige keuzes, waardoor het makkelijk is om geen keuze hierin te maken. Maar als alles urgent is, wordt uiteindelijk niets meer urgent, met alle gevolgen van dien voor de dagelijkse praktijk. Leg vast wat er prioriteit heeft en zorg dat deze informatie voor iedereen toegankelijk is, bijvoorbeeld in de vorm van een handboek.
Kortom: je kunt de regie pakken over het personeelstekort door middel van de beschreven drie stappen. Dat het personeelstekort voorlopig niet weggaat is duidelijk [link 1]. We zullen het gaan merken op het gebied van de klimaattransitie: er is meer personeel nodig om een positieve impact te maken op de planeet. Daarnaast zorgt onze vergrijzende samenleving voor een grotere zorgbehoefte. De uitdaging is om medewerkers vitaal te houden die in deze zorgvraag voorzien.
Advies nodig of een sparringpartner? Neem contact op met Spril.
Spril
Microfoonstraat 5
1322 BN Almere [route]
Spril
Microfoonstraat 5
1322 BN Almere
Copyright © 2023 Spril - Made by TRGR