In gesprek met Lunet

De uitdaging bij Lunet

Lunet startte in 2023 met het opzetten van een nieuw Planbureau en stapte tegelijk over op een nieuwe planningsapplicatie. Dat is op zichzelf al een stevige klus, maar al snel bleek dat de formatie niet klopte. Er was uitgegaan van een netto berekening in plaats van een bruto berekening, waardoor het aantal inzetbare planners veel lager uitviel dan gedacht.

Dat zorgde voor druk op het team, extra werk voor leidinggevenden en minder ruimte om de nieuwe werkwijze goed neer te zetten. De organisatie zat midden in een veranderproces waarin stabiliteit, overzicht en ervaring hard nodig waren.

Via een persoonlijke connectie binnen Lunet kwam de hulpvraag uiteindelijk bij Spril. De vraag was duidelijk: extra planners op korte termijn, meer kennis in het team en ondersteuning bij de opbouw van het Planbureau.

Hoe Spril het heeft aangepakt

Spril kon snel schakelen. Binnen korte tijd startten drie planners om direct verlichting te brengen. Ze dachten mee in de dagelijkse planning, ondersteunden het planningsteam en hielpen bij het neerzetten van een werkbare structuur.

Omdat al snel duidelijk werd dat capaciteitsplanning nóg een stap eerder in het proces aandacht verdiende, sloot ook een ervaren capaciteitsplanner van Spril aan. Daarmee kreeg Lunet niet alleen extra handen, maar ook de kennis om dit nieuwe onderdeel goed in te richten.

Wat Spril in deze periode specifiek heeft gedaan:

• Praktische ondersteuning, zodat het team direct ontlast werd.
• Kennis en ervaring delen, waardoor planners en leidinggevenden sneller konden schakelen.
• Procesbegeleiding, bijvoorbeeld bij het volgen van beleid, het terugbrengen van uitzonderingen en het aanscherpen van werkafspraken.
• Sparren over lastige situaties, zoals teams die zich ‘een uitzondering’ voelen of onderdelen die nog niet goed meeliepen in het nieuwe proces.
• Flexibel meebewegen toen een leidinggevende intern vertrok, waardoor er opnieuw behoefte ontstond aan een ervaren kracht.

Doordat de Spril collega’s ervaring hadden uit andere zorgorganisaties, herkenden ze veel van de vraagstukken. Dat zorgde voor vertrouwen, tempo en een fijne manier van samenwerken.

Wat het Lunet heeft opgeleverd

Het Planbureau van Lunet kreeg sneller structuur en stabiliteit. Door de inzet van ervaren planners konden processen beter gevolgd worden en werd er meer in de lijn gewerkt. Dat zorgde voor:

• Meer rust in het team, omdat veel vraagstukken eerder werden herkend en opgelost.
• Sterkere planners, doordat zij konden leren van de ervaring die Spril inbracht.
• Betere samenwerking met teams en teamleiders, ook op momenten dat er weerstand of vragen waren.
• Een steviger basis voor de toekomst, omdat het Planbureau nu duidelijker processen volgt en beter in control is.

Lunet kan inmiddels veel meer zelf oppakken en kijkt met vertrouwen vooruit. Tegelijk blijft de deur open, want in de zorg en in planning verandert er altijd iets. Opleidingen voor het plannersteam staan al in de planning en Spril wordt daarbij gezien als logische partner.

Woorden van Laura

"De samenwerking met Spril was heel toegankelijk en prettig. De ervaring die jullie meebrachten heeft ons echt geholpen om het Planbureau sneller stevig neer te zetten."
— Laura Laagland, Lunet

Wie is Lunet?

Lunet ondersteunt mensen met een verstandelijke beperking in de regio Eindhoven. De organisatie werkt op meerdere locaties, met een groot betrokken team en een centrale rol voor Personeelsplanning. Het Planbureau speelt daarin een belangrijke verbindende functie tussen teams, medewerkers en de kwaliteit van zorg.

Wil jij ook samen verder bouwen?

Wil je samen kijken naar de opbouw van een Planbureau, het versterken van je Personeelsplannings- of WFM-proces óf tijdelijk extra capaciteit in je team?
We denken graag met je mee.