Grip op Shrinkage

Van onderbuikgevoel naar onderbouwde planning 

In veel organisaties wordt nog vaak gewerkt met vaste shrinkagepercentages: 25%, 30%, soms zelfs hoger. Maar is dit percentage gebaseerd op daadwerkelijke data, of op aannames uit het verleden? Juist daar ligt een risico. Shrinkage is geen vast gegeven, maar afhankelijk van seizoenen, werkdruk, interne ontwikkelingen en keuzes in beleid.  

Shrinkage in verschillende sectoren 

Zakelijke dienstverlening 

In de zakelijke dienstverlening, waar klantcontact en commerciële activiteiten centraal staan, kan shrinkage variëren van noodzakelijke persoonlijke ontwikkeling tot inzet op interne projecten. Wat je vaak ziet, is dat operationele keuzes invloed hebben op het aantal indirecte uren. Bijvoorbeeld wanneer een teamleider toch akkoord geeft op verlof, ondanks een negatieve planningstoets. Dit soort beslissingen zijn legitiem, maar hebben wel consequenties. Daarom is eigenaarschap cruciaal. Wie is verantwoordelijk voor de afwijking?  

Zorg en overheid 

In zorg- en overheidsorganisaties is shrinkage minstens zo relevant. Hier draait het niet alleen om commerciële belangen, maar juist om continuïteit en beschikbaarheid van dienstverlening. Ook in deze sectoren zijn er trainingen, overleggen, ontwikkeltrajecten en onvoorziene uitval door ziekte of calamiteiten. Door deze componenten niet goed te voorspellen en monitoren, kom je in de knel met roosters, wachttijden of de kwaliteit van dienstverlening. Shrinkage is geen luxe, maar een randvoorwaarde voor goed personeelsbeleid.  

Sturen op cijfers én afspraken 

Grip op shrinkage begint bij een integrale aanpak: cijfers én procesafspraken. Niet alleen forecasting en rapportages, maar ook duidelijke verantwoordelijkheden. Wanneer planning en operatie samenwerken, en er goede afspraken zijn over hoe om te gaan met onverwachte wijzigingen, ontstaat er ruimte voor flexibiliteit. 

Shrinkage als buffer in je capaciteit 

De berekening van het benodigd aantal medewerkers op basis van het verwachte werk (zoals het volume aan klantverkeer, het aantal patiënten, meldingen bij de politie, etc.) is slechts stap één. Deze benodigde capaciteit moet altijd worden opgehoogd vanwege shrinkage. Shrinkage is feitelijk de buffer in je planning. Het zijn de extra ingeroosterde uren waarmee je rekening houdt voor onvoorziene activiteiten, tijdverlies op de productie en andere indirecte werkzaamheden. 

Als uit je data blijkt dat gemiddeld 25% van de contracturen niet direct productief zijn, dan moet je deze 25% vooraf al meenemen in je capaciteitsberekening. Zo voorkom je dat je op papier voldoende mensen hebt, maar in de praktijk capaciteit tekortkomt door onvoorziene afwezigheid of niet-productieve tijd. 

En vergeet de afdeling planning niet 

Zoals eerder vermeld kunnen de indirecte uren niet toegeschreven worden aan sectoren als zakelijke dienstverlening of zorg. Waar mensen werken kun je spreken van indirecte uren. Dit geldt ook voor de afdeling planning zelf. Collega’s hebben recht op vakantie, kunnen ziek worden of zijn bezig met persoonlijke ontwikkeling. Maar het planwerk moet doorgaan. 

De kunst is om de afdeling zo in te richten dat flexibiliteit geborgd is. Denk aan buddy-systemen of de mogelijkheid om vooruit te werken. Er is hierin geen goed of fout, zolang je maar erkent dat ook de afdeling planning te maken heeft met indirecte uren.

Een andere oplossing is het tijdelijk inschakelen van extra capaciteit. Bijvoorbeeld door de inzet van een gespecialiseerd interim-bureau, zoals Spril. Juist wanneer je door onderbezetting of onverwachte uitval niet voldoende menskracht hebt om het werk op te vangen, kan een ervaren interim professional tijdelijk het werk overnemen. Zo voorkom je dat het operationele werk stilvalt en houd je ruimte om structureel te werken aan verbetering en stabiliteit in je planning. 

Dat is geen wensdenken, dat is professioneel organiseren. 

Wil jij weten hoe wij je kunnen helpen of ondersteunen bij shrinkage? Neem contact met ons op