ENA maakt grote stappen op gebied van personeelsplanning

De vraag naar zorg loopt snel op, terwijl het aantal zorgmedewerkers niet meegroeit. Wat moet je dan, als ouderenzorgorganisatie? Jezelf zo efficiënt mogelijk inrichten is een deel van de oplossing. En wel op zo’n manier, dat het welzijn van de ouderen daar niet minder van wordt. Samen met Spril sleutelde ENA flink aan de inrichting van haar workforce management.

Ongeveer 450 medewerkers telt ENA, verdeeld over verpleeghuizen in Voorthuizen, Scherpenzeel en Barneveld en een kantoor in Barneveld. Cliënten wonen er en krijgen psychogeriatrische en somatische zorg. Maar ENA biedt meer: Dagopvang, kortdurende zorg, Zorgthuis.

Dat betekent dat medewerkers met veel verschillende specialismen en achtergronden er dagelijks in de weer zijn met het welzijn van de cliënten. Allemaal hebben ze te maken met roosters en planningen, die essentieel zijn voor het zo goed mogelijk helpen van zo veel mogelijk mensen. Mark Horsman houdt zich er intensief mee bezig, met die capaciteitsplanning. Hij is de teamleider bij ENA. "De capaciteitsplanning gaat over alles, van manager tot schoonmakers, van specialist tot keukenhulp. Zonder goede planning kan de organisatie niet goed draaien.’’

Opleiding op locatie

Horsman leidt het team sinds het voorjaar van 2021, toen hij via bemiddeling van Spril binnenstapte. "Iedereen snapt dat goed plannen en roosteren – zeker in de zorg – van groot belang is. Toen we vanwege corona ook nog met veel ziekteverzuim te maken kregen, werd dat belang extra duidelijk. Op het planbureau hebben we te maken met vaste mensen teams op de afdelingen, maar ook met flex-medewerkers en de externe flexibele schil. Dan is het eerste wat je nodig hebt een goed overzicht van wat er nodig is en wat je kunt leveren. Zonder inzicht is het onmogelijk om goede beslissingen te nemen.’’

Het betere positioneren van de planning was een van de eerste projecten die werden opgepakt. Van een centraal flexbureau naar een Servicebureau Plannen en Roosteren. Hierbij komen de planners dichter bij de locaties en kunnen de roosteraars helpen met planproces. Het team is daarvoor uitgebreid en SPRIL helpt ENA bij het opleiden van de planners. Horsman: "Op deze manier proberen wij meer eenduidigheid in het proces te krijgen zodat we weten wat er gebeurt als we aan bepaalde knoppen draaien.’’

Vitaliteit

Voordien werd die inzet zo’n beetje per verzorgingshuis geregeld. Door dat centraal in te richten, konden zorgmedewerkers worden ontlast, zodat ze meer tijd hebben voor het werk dat ze het liefst doen. "Door van een afstand te kijken, lukt het om de organisatie logischer in te richten. Onze medewerkers doen nu meer wat ze leuk vinden en waar ze goed in zijn. Dat is natuurlijk heel goed voor de vitaliteit.’’

Om nog beter in zijn vak te worden, doet Horsman intussen ook een post HBO-opleiding Personeelsplanning aan de Spril Academy. "Voorjaar 2023 ben ik klaar. Hoewel ik al jaren in deze branche zit, leer ik heel veel bij. Ik ontwikkel mezelf zo door tot specialist.’’

ENA maakte in korte tijd grote stappen. De planning en roostering zijn overzichtelijker en efficiënter, de medewerkers doen meer waar ze goed in zijn, de cliënten krijgen de hulp die ze nodig hebben. Mark Horsman: "Toen ik hier kwam was het idee dat we winst konden halen op het gebied van personeelsplanning. Nu kan ik zeggen: we zijn serieus op de goede weg.’’