De kanteling van werktijden: Invulling kader en Capaciteitsplan

De kanteling van werktijden bestaat projectmatig uit de volgende onderdelen:

1. Start
2. Beleid
3. Organisatorische inrichting
4. Draagvlak
5. Operationele fase

Ieder onderdeel deelt zich weer op in verschillende deelonderwerpen. Het geheel vormt een projectplan. Dit plan is als tool te gebruiken bij de kanteling binnen de organisatie. Vraag het plan op door een mail te sturen naar pepijn@spril.nl en pas het toe.

In een serie artikelen behandelen we iedere keer een onderdeel uit het projectplan. Steeds een onderwerp dat een belangrijk punt markeert of dat in de praktijk de meeste problematiek met zich meebrengt.

“Het is een essentieel onderdeel van planning op tactisch niveau. Het geeft je de mogelijkheid om je visie naar arbeid te vertalen en doelstellingen te realiseren.”

Capaciteitsplan

Een waardevolle investering?

Het opstellen van een Capaciteitsplan is een specialisme binnen Capaciteitsmanagement waarin veel organisaties hebben geïnvesteerd en deze investering is het waard. Een Capaciteitsplan geeft je organisatie, naast inzicht in uitval en een mogelijkheid om het werk te flexibiliseren, de volgende mogelijkheden:

• Sturing op uitval;
• Direct inzicht in de beschikbaarheid van de medewerkers;
• De zorgvraag op functieniveau en op weekbasis;
• De bruto en netto beschikbare capaciteit.

Het is een essentieel onderdeel van planning op tactisch niveau. Het geeft je de mogelijkheid om je visie naar arbeid te vertalen en doelstellingen te realiseren. In het plan bepaal je de koers van de planning en de organisatie voor het komende jaar.

Het is een daadkrachtig middel dat op hoofdlijnen de inzet van medewerkers laat aansluiten bij de voorspelde zorgvraag. Het minimale niveau waarop Capaciteitsmanagement plaatsvindt, is op weekbasis. Te veel inzoomen op details is hier niet van toepassing. Dat vindt verderop in het planproces plaats.

Effecten van het Capaciteitsplan - en management

• Het geeft een duidelijk beleidskader.
• Het geeft richting aan sturing van uitval.
• Het geeft een referentiekader.
• Het biedt een uitstekende basis voor het planproces.
• Het geeft stabielere roosters en minder kans op overwerk.

Capaciteitsplanning is vaak onderdeel van bestaande planningssoftware. Denk hierbij aan Aysist7, OWS, Intus en Monaco. Ieder pakket heeft zijn eigen uitgangspunten en verschillen, maar allemaal voldoen ze aan de belangrijkste voorwaarden: werk, personeel, uitval, historische gegevens en het financiële aspect.

Een Capaciteitsplan geeft je de mogelijkheid om aan de knoppen te draaien en de tactische keuzes voor de organisatie te maken. Een waardevolle investering!

De kanteling van werktijden is meer dan alleen een verschuiving naar meer invloed op het rooster door de medewerker. Het is een verandertraject met een flink besparingspotentieel!