Capaciteitsplanning: de sleutel om personeelsplanning te optimaliseren

Capaciteit beheren: van prognose naar praktijk

Bij capaciteit beheren wordt de vertaling gemaakt van de prognose naar het aantal benodigde uren, medewerkers en optimale mix van contractvormen. Het aantal benodigde medewerkers wordt vergeleken met de beschikbare medewerkers met als uitkomst een overzicht van het tekort of overschot aan capaciteit. Hiermee kun je als planorganisatie strategieën ontwikkelen om eventuele tekorten of overschotten aan te pakken.

Capaciteit beheren richt zich op de volgende zes resultaatgebieden:

1. Doorlopend inzicht in capaciteitsvraag: de planorganisatie heeft zicht op fluctuaties in de capaciteitsvraag en kan daarop anticiperen.
2. Inzicht in beschikbaar personeel: er is in alle periodes zicht op beschikbaar personeel en inzetbaarheid.
3. Afvlakken van pieken en vullen van dalen: door het maken van strategische en tactische keuzes kunnen pieken en dalen in de capaciteitsvraag en -beschikbaarheid worden afgevlakt, waardoor het beter mogelijk is om een passend rooster hiervoor te ontwerpen.
4. Knelpunten vroeg signaleren: waardoor het mogelijk is om tijdig actie te ondernemen of te escaleren wanneer nodig
5. Transparantie: het is voor de gehele planorganisatie duidelijk op basis waarvan keuzes worden gemaakt en dit kan onderbouwd en teruggehaald worden.
6. Centraal inzicht in prestaties: De planorganisatie kan op alle momenten de vraag beantwoorden: hoe staan we ervoor? Wat komt er op ons af?

Voordelen van capaciteitsplanning voor jouw organisatie

Waarde toevoegen op deze resultaatgebieden leidt tot een hogere productiviteit doordat de juiste medewerker op het juiste moment is gepland. Daarnaast wordt de kwaliteit van de dienstverlening verbeterd doordat er op alle momenten voldoende gekwalificeerd personeel is gepland en zijn arbeidskosten beter te beheersen. Bovendien draagt een transparant planproces bij aan een betere werkprivébalans voor medewerkers, met als gevolg een hogere medewerkerstevredenheid.

Stappenplan voor succesvolle capaciteitsplanning

Kortom: de moeite waard om een plan op te stellen om capaciteit te gaan beheren. Door de stappen hieronder te volgen kan de planorganisatie een gestroomlijnd proces gaan uitrollen:

1. Definieer en analyseer het werkaanbod in uren
2. Analyseer de verschillende soorten indirecte uren en afwezigheid. Kwantificeer dit in uren zodat je inzicht hebt in de bruto-netto verhouding binnen de poule
3. Combineer het werkaanbod en indirecte uren tot de bruto capaciteitsbehoefte per periode
4. Stel de benodigde interventies op om gedurende alle periodes aan de capaciteitsbehoefte te voldoen
5. Stel vast welke acties nodig zijn om pieken en dalen af te vlakken
6. Maak een plan voor inzet van flexibel personeel of kaders voor inzet vast personeel zoals tijdens piekperiodes
7. Formaliseer keuzes, interventies en acties in een capaciteitsplan en leg dit vast voor verdere richting en sturing

Verbeter voortdurend het capaciteitsproces

Heb je je proces op orde? Er is altijd nog meer te verbeteren. Bijvoorbeeld binnen de techniek, met geavanceerde planningssoftware kun je je een huidig proces optimaliseren en handmatige aanpassingen onnodig maken.

Betrek stakeholders voor beter resultaat

Met betrokken stakeholders wordt elk capaciteitsproces beter uit te voeren. Zorg dat alle relevante belanghebbenden zijn aangesloten voor betere samenwerking en goede draagvlak.

Stel duidelijke tijdslijnen en beslismomenten

Toch is de meeste winst te behalen door duidelijke tijdslijnen te stellen. Zorg voor een duidelijk beslismoment voor acties en interventies om snel te kunnen inspelen op veranderingen in de personeelsbehoefte. Met meer tijd heb je meer middelen om zaken voor elkaar te krijgen.

Conclusie: een gestructureerde aanpak voor je capaciteitsplanning

Door een gestructureerde aanpak te volgen en gebruik te maken van geavanceerde technologieën, kun je als planorganisatie beter voorbereid zijn op wat er op de organisatie afkomt én hierop reageren. Een goed uitgewerkt proces om capaciteit te beheren met de juiste hulpmiddelen zorgt voor een stabiele basis om verder te verbeteren.

Download:

Whitepaper: Centraal of decentraal gestuurde planning?

Lees meer:

Wat is capaciteitsplanning?

Capaciteitsplanning in de Zorg

Capaciteitsplanning: Centraal of decentraal

Hulp nodig bij:

Ondersteuning

Advies