De nieuwe CAO VVT is inmiddels een paar maanden van kracht. Op papier geeft de CAO meer duidelijkheid over werktijden, bereikbaarheid en de manier waarop uren worden gepland. Tegelijk vraagt de nieuwe set afspraken iets van organisaties, planners en teams.
Wat betekenen deze veranderingen in de praktijk van de planning?
WFM-specialist Jolijne Tjong Ayong werkt als personeelsplanner en adviseur in de ouderenzorg. Vanuit haar rol ziet zij dagelijks wat er gebeurt wanneer nieuwe afspraken uit de CAO landen in de dagelijkse roosters.
De nieuwe CAO VVT bevat meer concrete afspraken over werktijden, bereikbaarheid en inzet van medewerkers. Daardoor ontstaat meer duidelijkheid, maar het betekent ook dat organisaties bewuster moeten nadenken over hoe werk wordt georganiseerd.
Volgens Jolijne vraagt dat vooral om betere samenwerking tussen verschillende rollen.
“In jaargesprekken worden afspraken gemaakt met medewerkers over bijvoorbeeld werkdagen of beschikbaarheid. Voor een planner is het belangrijk dat deze afspraken bekend zijn. Alleen dan kunnen ze ook goed worden meegenomen in het rooster.”
In de praktijk blijkt dat deze informatie nog niet altijd vanzelfsprekend gedeeld wordt tussen HR, management en planning. Daardoor ontstaat soms pas later zicht op de gevolgen voor het rooster.
Een van de eerste effecten van de nieuwe CAO was zichtbaar in de basisroosters. Veel organisaties hebben deze opnieuw moeten bekijken. Dat heeft vooral te maken met de manier waarop contracturen en werkdagen zich tot elkaar verhouden.
“In verschillende teams merk je dat roosters opnieuw worden ingericht. Er wordt bewuster gekeken naar de lengte van diensten en naar het aantal dagen dat iemand werkt.”
Daarbij speelt ook de zorgvraag een rol. In de thuiszorg liggen de grootste zorgmomenten vaak in de ochtend en avond.
“In de praktijk zie je pieken tussen 7.00 en 11.00 uur en later op de dag tussen 17.00 en 22.00 uur. Wanneer diensten erg kort zijn, kan het lastig worden om contracturen goed te verdelen over de week. Daarbij moet ook rekening worden gehouden met het aantal opkomstdagen.”
Sommige organisaties kijken daarom opnieuw naar de inrichting van diensten. Door bijvoorbeeld bepaalde zorgtaken anders over de dag te verdelen, kunnen diensten langer worden gemaakt. Daardoor kunnen medewerkers hun contracturen met minder werkdagen invullen.
De urenregeling uit de CAO zorgt in de praktijk voor nieuwe vragen bij planners. Dat speelt vooral bij contracten van bijvoorbeeld 24 uur.
“In de praktijk merk je dat het plannen van deze contracturen soms lastig is wanneer iemand op een beperkt aantal dagen beschikbaar is. Dan moet je goed kijken hoe je de uren verdeelt over diensten.”
Dat vraagt meer afstemming tussen medewerker, leidinggevende en planner. Niet alleen bij het maken van het rooster, maar ook bij het monitoren van uren gedurende het kwartaal.
De nieuwe CAO stimuleert namelijk dat organisaties vaker naar urenoverzichten kijken en tijdig bijsturen wanneer plus- of minuren ontstaan.
Een belangrijke bedoeling van de nieuwe CAO is dat medewerkers meer invloed krijgen op hun werk-privébalans. Jolijne ziet dat dit in de praktijk ook gebeurt.
“Medewerkers kennen de afspraken uit de CAO goed. Ze weten bijvoorbeeld hoeveel dagen ze volgens hun contract werken en wat hun rechten zijn.”
Dat zorgt ervoor dat planners vaker vragen krijgen over hoe diensten worden ingepland of hoe afspraken worden toegepast. Volgens Jolijne is dat op zichzelf een goede ontwikkeling.
“Het gesprek over roosters wordt inhoudelijker. Teams kijken samen hoe werk, contracturen en privésituaties beter op elkaar kunnen aansluiten.”
Een ander onderwerp dat in de praktijk aandacht krijgt, is het recht op onbereikbaarheid. De CAO benoemt dat medewerkers buiten werktijd niet vanzelfsprekend bereikbaar hoeven te zijn. In organisaties betekent dit dat er duidelijker moet worden afgesproken wanneer iemand wel of niet benaderd kan worden.
“Wanneer vaste vrije dagen duidelijk zijn vastgelegd en bekend zijn bij de planning, helpt dat om hier goed mee om te gaan.”
In de praktijk vraagt dit vooral om duidelijke afspraken binnen teams en tussen planners en leidinggevenden.
Naast het rooster raakt de nieuwe CAO ook andere onderdelen van de organisatie. Volgens Jolijne wordt bijvoorbeeld steeds duidelijker dat systemen beter moeten ondersteunen bij het vastleggen van afspraken.
“Planners moeten kunnen zien welke afspraken met medewerkers zijn gemaakt. Denk aan vaste vrije dagen, normdagen of persoonlijke afspraken uit jaargesprekken.”
Wanneer die informatie niet goed zichtbaar is in systemen, wordt het lastiger om roosters goed te maken en te controleren.
Twee maanden na invoering van de nieuwe CAO zijn organisaties nog volop bezig om de gevolgen goed in te richten. De sleutel ligt vooral in samenwerking, aldus Jolijne.
Ook de planningssystemen zijn nog volop in ontwikkeling. Daardoor is het voor zowel medewerkers als planners soms lastig om alle afspraken en opkomstdagen goed terug te zien in de systemen.
“De CAO raakt veel verschillende onderdelen van een organisatie. Wanneer HR, management en planning regelmatig samen naar uren, roosters en cijfers kijken, kun je sneller bijsturen.”
Daarmee wordt ook duidelijk dat de nieuwe CAO niet alleen nieuwe regels brengt, maar vooral een andere manier van samenwerken vraagt.
Wat houdt de nieuwe CAO VVT precies in? Lees het hier.