Rust en duidelijkheid: hoe plan je mensen zo effectief mogelijk in, in deze tijd van coronamaatregelen?

Nu het corona virus het hele land in de greep heeft, zijn veel van onze klanten druk in de weer om hun planning op orde te houden en alle verstoringen te managen. De impact is groot: naast een verhoogd verzuim hebben de preventieve maatregelen het meeste effect op de roosters:

• Verloven worden ingetrokken
• Niet-essentiële activiteiten zoals scholing en standaard werkoverleg afgeblazen
• Diensten vallen uit
• Andere komen er met andere begin- en eindtijden bij.

Niks is stabiel

Kortom: de planning van onze klanten staat voor de komende weken permanent in de steigers, elke dag moet er aangepast en weer opnieuw aangepast worden. Onorthodoxe situaties vragen om onorthodoxe maatregelen. We hebben voor je een selectie gemaakt van de belangrijkste aandachtspunten, die we bij onze klanten op tafel hebben gelegd. Alle maatregelen hebben als doel om rust en duidelijkheid te creëren, en uiteraard om de kans op verspreiding van het virus zo klein mogelijk te maken.

Capaciteitsplanning

Natuurlijk is het op dit moment geen tijd om uitgebreide “wat als” scenario’s te gaan maken. Maar eentje is op dit moment erg handig: een “plus-min” scenario. Hiermee kun je precies bepalen bij welke komende werklast je een extra dienst erbij moet zetten of wanneer er eentje af kan. Dat scheelt behoorlijk veel tijd als het zover is om actie te ondernemen.

Ploegendiensten

Wordt er in shifts of ploegendiensten gewerkt, zorg dan voor één vaste dagploeg, één vaste avondploeg en een vaste nachtploeg. Dat gaat weliswaar tegen de principes van voorwaarts roteren in, maar door 3 groepen te maken die elkaar nauwelijks tegenkomen, verminder je de kans op kruisbesmetting. Hoe minder mensen elkaar in de shifts tegenkomen, hoe beter het is.

Mini flexschillen

Hetzelfde geldt voor de flexpool medewerkers. Minimaliseer de inzet bij één grote of zo weinig mogelijk kleinere teams. Plan flexpoolmedewerkers waar het kan voor langere termijn in, ook al is het beleid nu anders. Hoe minder beweging tussen teams hoe beter. Dit geldt ook voor ZZP-ers!

Bescherm de fulltimers

In de meest teams zijn de fulltimers vaak de ruggengraat van een team. Altijd aanwezig, weten altijd van de hoed en de rand. Een paar dagen vrij geweest als parttimer? Een fulltimer praat je bij. Omdat ze er bijna altijd zijn is de klap des te groter als ze uitvallen, juist nu. Zorg ervoor dat de fulltimers nu even niet direct de zwaarste taken krijgen, of het grootste risico lopen ziek te worden. Het klinkt misschien gek, maar als er dan toch ziekte moet ontstaan, dan is in deze uitzonderlijke situatie beter dat dat een parttimer overkomt.

Je kunt ook de Checklist Personeelsplanning hier downloaden. Het goed organiseren van de personeelsplanning van een organisatie kan veel opleveren voor een organisatie, zo niet veel besparen. De Checklist Personeelsplanning maakt direct verbeterpunten inzichtelijk.

Lees ook: Onze collega, Pernille Dekker, in actie bij de GGD Amsterdam