Onze collega, Pernille Dekker, in actie bij de GGD Amsterdam

Belangrijke kenmerken

• Op- en afschalen is aan de orde van de dag;
• Er zijn externe invloeden uit de politiek waardoor de randvoorwaarden kunnen wijzigen op dagelijkse basis;
• Expertise in Workforce Management en Personeelsplanning is onvoldoende voorhanden.
• Het proces verandert continu en er wordt veel gevraagd van het eigen personeel.

Onze collega Hans Haakman schreef eerder dit jaar over rust en duidelijk in de planning in tijden van coronacrisis. Lees hier meer over het onderwerp “rust en duidelijkheid in de planning”.

Meekijken met Pernille

Spril ondersteunt met de inzet van interim specialisten met de tactische en operationele planning van personeel. Vandaag kijken we mee met Pernille Dekker vanuit haar thuiswerkplek. Ze neemt ons mee in het specialisme van WFM en Personeelsplanning bij haar opdracht bij de GGD Amsterdam. Ze verzorgt hier de operationele planning voor de corona teststraat in de RAI, locatie Noord en locatie Nieuw-West.

“Mijn opdracht bij de GGD kwam op mijn pad doordat Spril warme contacten heeft bij de gemeente Amsterdam en dat er een hulpvraag kwam in verband met corona.”

De hulpvraag bestond uit de volgende onderdelen:

• Honderden medewerkers moeten op korte termijn in worden gepland;
• Er zijn verschillenden teams;
• Met veel verschillende kwalificaties;
• Het opschalen van de planning met nieuwe locaties.

“Samen met een collega hebben wij het werk van een vijftal GGD medewerkers overgenomen en gecentraliseerd. Wij hebben een verdeling gemaakt in de verschillende teams. En zo was ik ineens planner van de teststraat in de RAI Amsterdam.”

De corona teststraat

Een corona teststraat is een kleine fabriek en is een heel belangrijke schakel in het testbeleid van de overheid. In 8 maanden tijd is het opgezet als een soepel werkend geheel. Het proces is schaalbare keten en zo kunnen we meebewegen met de veranderende vraag aan testen. Wat klein begon met eigen GGD personeel, is het nu een planning met een workforce van 300 medewerkers, verdeeld over verschillende locaties. Er wordt veel flexibiliteit verwacht van de planning.

“Elke week starten 20 nieuwe medewerkers, welke geworven zijn door verschillende uitzendbureaus. Een rooster maken voor een nog steeds groeiende groep medewerkers is een uitdagende maar ook dankbare taak. Je probeert iedere keer weer de medewerker belangen en organisatiebelangen te balanceren”. Waar een Excelrooster in het begin nog prima voldeed, is het nu tijd om over te schakelen naar een planapplicatie die het werk verder optimaliseert. Per 21 december gaat de applicatie live. “In Excel een rooster bouwen wat voor medewerkers goed te lezen is én voor mij als planner overzichtelijk blijft, is een fikse klus. Er zijn veel wensen, skills en het werkaanbod veranderd continu. Dat is met de groeiende aantallen iedere keer een uitdaging op zich.”

“Ik sta dagelijks in contact met een van de 50 specialisten bij Spril. Dat is een hele waardevolle schakel in ons werk. Er is altijd iemand beschikbaar die mijn vraag kan beantwoorden of er is iemand die zijn ervaring met mij deelt. Dit alles komt in mijn opdracht samen om een optimaal werkproces te creëren wat het beste past bij de dienstverlening van de teststraat. Als iemand later zou vragen: Wat is jou bijgebleven van de COVID-19 tijd? Dan zal mijn antwoord zijn: Vanaf mijn keukentafel de planning maken van 1 van de grootste teststraten in Nederland!”

Wat kan Spril betekenen

Spril helpt organisatie met het implementeren van capaciteitsplannen. Het capaciteitsplan helpt organisaties met het inzichtelijk maken van de implicaties van veranderend werk- en personeelsaanbod. Het opstellen van een capaciteitsplan is een specialisme binnen WFM en Personeelsplanning. Het geeft organisaties de volgende inzichten:

• Sturing op uitval
• Direct inzicht in de beschikbaarheid van uw medewerkers
• De werkvraag op functieniveau en op weekbasis
• De bruto en netto beschikbare capaciteit