Argos Zorggroep optimaliseert de planning met behulp van Spril

Argos Zorggroep is een zorgorganisatie met 2300 medewerkers die deskundige zorg, behandeling en gezelligheid aan ouderen biedt. Dit doen zij bij hen thuis of in een van de huizen voor verpleging en/of revalidatie in Schiedam, Vlaardingen, Maassluis, Spijkenisse, Hoogvliet, Poortugaal en Rhoon. Argos Zorggroep bestaat uit 6 regio’s waar zorg wordt geleverd. Daarnaast heeft Argos nog een tak Thuiszorg verspreid over de verschillende regio’s.

Het centrale planbureau

De personeelsplanning in een organisatie is een complexe materie, die op veel mensen van invloed is. In elke fase speelt medewerkertevredenheid maar ook organisatiebelang een grote rol. Het doel van Argos was om het centrale planbureau zo snel mogelijk op te tuigen en in de lead te laten komen. Om op die manier ervoor te kunnen zorgen dat er efficiënte en gezonde roosters kunnen worden opgeleverd om de benodigde zorg te kunnen bieden. Een van de uitdagingen was het optuigen van het planbureau met voornamelijk nieuwe medewerkers.

Om het centrale planbureau vorm te geven schakelde Argos een aantal professionele planners van Spril in. Jeroen van Zanten, teamleider planbureau: “We zochten ervaren planexperts voor het inrichten van het proces en het opzetten en verstevigen van een systeem voor het centraal plannen. Naast het neerzetten van een goede basis wilden we een planvisie ontwikkelen die goed en gezond is voor de organisatie, voor de medewerkers en voor de planners.”

Toen de eerste Spril planners hun intrede deden in maart 2020 bestond het team planners uit 4 vaste planners. Om vooruit te komen was er langer en meer externe inzet benodigd van professionele planners die in teamverband en uniform konden werken. Gedurende deze periode zijn meerdere planners van onder andere Spril ingezet om samen met het plannersteam en de managers van Argos de planning verder vorm te geven, om efficiënte roosters te maken, om de verbinding te zoeken met de locaties en goed gebruik te maken van de functionaliteiten van de roostersoftware.

Inzet Spril

Een van de planners van Spril is gestart op het planbureau als senior planner en werd verantwoordelijk voor 1 regio. De opdracht: achterstanden wegwerken, basisroosters voor de lopende maand en de komende maanden in het systeem zetten, gewerkte uren verwerken en de juiste informatie verzamelen rondom de zorginzet en bezetting en alle betreffende planzaken naar het centrale planbureau overzetten.

Peter Vogelzang, senior planner/planadviseur Spril, vertelt: “Al vrij snel werd duidelijk dat we extra mensen nodig hadden. Daarom hebben we een aantal planners extra ingezet, mensen met planervaring die het opzetten van het planbureau mede konden ondersteunen. Er is hard gewerkt aan het updaten van de vaste planners, we hebben sterk ingezet om de vaste planners in hun kracht te zetten. Er zijn wekelijkse 1 op 1 sessies ingepland met alle planners om zo niet alleen actief hun kennis te vergroten maar ook om vertrouwen te kweken en hen te laten merken dat ze gehoord werden.”

De rol van de ingezette planners is uitgegroeid naar naast een uitvoerende rol ook een ondersteunende en adviserende rol, waarbij vooral de samenwerking is opgezocht met zowel het team als de verantwoordelijken voor de planning. Gezamenlijk is er gewerkt aan het verder vormgeven en aansturen van en naar een professionele planorganisatie.

Nieuwe manier van plannen

Gaandeweg het proces is besloten om (tijdelijk) een nieuwe werkvorm te hanteren. Door te kiezen voor een verandering kon de focus gelegd worden op specifieke fases van de planning. Hierdoor kon het planbureau sneller de gewenste stappen naar voren maken. In de nieuwe werkvorm is gekozen voor “3 fases in het planproces”:

• de lange-termijn planning (12 weken en verder)
• De korte-termijn planning (openstaande diensten voor week 2 t/m 12 vooruit)
• De ad-hoc verstoringen

Op ieder onderdeel werden voor een aantal weken een vast team planners ingezet. Hierdoor kreeg eenieder afgebakende werkzaamheden, die vervolgens bij afwezigheid of verzuim goed op te vangen waren. Daarnaast werd er meer en meer toegewerkt naar het principe van basisroosters. De teams hebben input geleverd ten aanzien van de totstandkoming van de basisroosters, waarmee het vooral ook een team-effort is geworden.

Een stevig fundament voor Argos Zorggroep

De basis is gelegd. Inmiddels staat er een stevig en gedegen fundament dat verder kan bouwen aan een efficiënt en effectief plan- en roosterproces om de zorg kwalitatief en kwantitatief te kunnen leveren. Daarnaast wordt er hard gewerkt aan het aantrekken en ontwikkelen van professionele planners.

Ook behoefte aan ondersteuning en begeleiding bij jouw vragen op het gebied van Workforcemanagement, Personeelsplanning en/of Capaciteitsmanagement? Neem contact met ons op!