Roosters vol open diensten? Meer personeel aannemen is niet altijd het antwoord. De oplossing zit in een slimmer georganiseerde medewerkerspoule.
Het is elke keer weer een uitdaging: de bezetting is niet op orde en roosters zijn vol open diensten. Met de personeelstekorten in verschillende sectoren is dit een terugkerend hoofdpijndossier. Maar wat als het aannemen van meer personeel niet de oplossing is? Voor een weerbare planning is het noodzakelijk om je medewerkerspoule op orde te hebben: niet alleen qua aantallen, maar ook qua samenstelling. Zonder goede poolmanagement blijft de bezetting namelijk altijd kwetsbaar.
Poolmanagement is het dusdanig inrichten van een groep medewerkers zodat deze kan meebewegen de variatie in werkvraag. Het doel hiervan is om flexibele capaciteit te organiseren zodat schommelingen in de werkvraag opgevangen worden. Wanneer poolmanagement niet op orde is, ontstaan er gaten in roosters door veranderingen in de werkvraag en uitval van medewerkers. Daarnaast is er vaak een structurele disbalans tussen de benodigde bezetting en medewerker beschikbaarheid. Tekenend is bijvoorbeeld wanneer er van tevoren genoeg personeel beschikbaar lijkt, maar tijdens het maken van het rooster of in de dagsturing gaten en knelpunten ontstaan. Deze situatie signaleert: de medewerkerspoule voldoet niet aan de vraag.
Poolmanagement op orde hebben is dus essentieel om te zorgen voor een betere match tussen personeelsvraag en -aanbod. Bovendien is het een hulpmiddel om de brug te slaan tussen strategische, tactische en operationele personeelsplanning. Maar hoe organiseer je poolmanagement en waar stuur je op?
Als eerste is het belangrijk om inzicht te krijgen in het werkaanbod en de uurvraag. Welke knelpunten zijn er en hoe ziet de bandbreedte eruit? Op strategisch niveau wordt er in zijn geheel gekeken naar de samenstelling van de medewerkerspoule: welke kenmerken zijn er bijvoorbeeld qua leeftijd of opleidingsniveau? Hoe sluit dit aan op de huidige werkvraag en wat is de verwachting in de toekomst? Denk bijvoorbeeld aan een medewerkerspoule met een hoge gemiddelde leeftijd: wat gaat de impact zijn van uitstroom door pensioen en andere leeftijdsgebonden zaken (zoals vrijstelling van bepaalde diensten)? Welke kennis gaat er verloren en hoe kan dat worden vervangen? Hoe houden we onze medewerkers fit en vitaal? Hoe betrekken en behouden we nieuwe generaties voor de organisatie?
Deze informatie is het kader voor de gewenste medewerkerspoule op tactisch niveau. Hier maak je keuzes over flexibele inzet en worden strategieën uitgewerkt voor flexibele capaciteit. Denk bijvoorbeeld aan: welke richtlijnen zijn er voor plus- en minuren? Welke afspraken maken we met uitzendbureaus? Hoe gaan we om met ZZP-inzet?
Vervolgens is het zaak om de verkregen informatie om te zetten naar actie. Daarbij zijn er drie aandachtsgebieden:
· Stabiliteit: bereken een basisbezetting die wenselijk en realistisch is voor de organisatie. Welke medewerkerspoule past hierbij?
· Verbetering: vergelijking de gewenste medewerkerspoule met de huidige poule: welke acties zijn er mogelijk om het verschil te overbruggen?
· Borging: stel een plan van aanpak op om van ist naar soll te gaan en borg dit met een overlegstructuur.
Onafgebroken aandacht voor poolmanagement is onmisbaar in een professionele planorganisatie. Een start maken en poolmanagement op de agenda zetten is de eerste stap naar verbetering. Dit zorgt er tegelijkertijd voor dat de planorganisatie minder wordt opgeslokt door de waan van de dag. Om dit voor elkaar te krijgen zijn scherpe keuzes aan de voorkant nodig en goede samenwerking tijdens de uitvoering. Want uiteindelijk zijn de knelpunten van vandaag de uitdagingen op de lange termijn die niet worden aangepakt.
Download hier het Poolmanagement proces. Gebruik dit in je volgende planningssessie!
Hulp nodig? Neem contact op met Spril!