JUS & KUS: wat betekent het en hoe gebruik je het in jouw organisatie?

Flexibiliteit organiseren

JUS & KUS zijn twee methodes om flexibiliteit van inzet te organiseren. Beide methodes hebben als uitgangspunt dat een medewerker niet elke week een vast aantal uur werkt, maar kan variëren in het aantal uur per week. Hierbij werkt de medewerker gemiddeld de contracturen, door bijvoorbeeld plus- en minuren te werken. Het verschil tussen JUS & KUS is de periode waarin dit gemiddelde wordt gehandhaafd. De namen van de methodes verklappen het al: bij een KUS moeten de urenbalans van de medewerker elk kwartaal op nul staan, bij een JUS vindt de verrekening na een jaar plaats.

JUS in de praktijk

Waar een JUS in veel organisaties gangbaar was, wordt er recent vaak de keuze gemaakt om KUS in te voeren als een optie of zelfs helemaal over te stappen. Zo werd de KUS-methode expliciet genoemd in de meest recente CAO VVT. De JUS is een praktische methode om flexibiliteit in je planning te organiseren, mits je de werkwijze goed beschrijft en borgt. Met een jaarurensystematiek heb je de mogelijkheid om beschikbare uren te verdelen over het jaar, wat goed van pas komt met de veelvoorkomende pieken en dalen tussen de seizoenen. Zo kunnen organisaties ervoor kiezen om medewerkers meer in te zetten in vakantieperiodes om zo een optimale dekking te behouden wanneer er veel verlof wordt opgenomen. Deze plusuren worden gecompenseerd door medewerkers minder in te zetten in periodes wanneer weinig verlof wordt opgenomen.

Valkuilen van JUS

Dit zijn dan ook meteen de twee grootste valkuilen van de JUS:

1. Om een jaarurensystematiek goed uit te voeren met de planorganisatie goed capaciteitsmanagement kunnen uitvoeren. Dit houdt in dat je zicht hebt op de pieken en dalen in je werkvraag en medewerkerbeschikbaarheid zodat je zo optimaal mogelijk de beschikbare uren over het jaar kan verdelen. Hierbij is het vooral belangrijk dat er ook zicht is op wanneer uren gecompenseerd kunnen worden. Als er sprake is van structurele ondercapaciteit dan is JUS geen goed instrument. Medewerkers bouwen veel plusuren op die ze niet kunnen opnemen met alle gevolgen van dien. Goed capaciteitsmanagement houdt ook in goede sturing op plus- en minuren en bovendien een duidelijk proces voor medewerkers om plusuren op te nemen.
2. De tweede valkuil is dat JUS vaak voor medewerkers onduidelijk is: je hebt een vast aantal uur op je contract staan, maar je wordt regelmatig meer of minder ingepland. Hoe zit het dan met je salaris? Hoe bewaak je dat niet te veel wordt ingepland wanneer dat niet past? Of je juist extra diensten moet zoeken wanneer je minder dan je contracturen wordt ingepland? Duidelijke spelregels en kaders zijn onmisbaar voor medewerkers als je JUS wil laten slagen. Hoeveel meer of minder dan je contracturen mag je ingepland worden? Hoe kan je aangeven wat voor jou passend is? En waar heb je zicht op je opgebouwde plus- en minuren en welk proces is er om dit terug te brengen naar nul?

Waarom organisaties kiezen voor KUS

Het is dus niet gek dat met deze twee valkuilen veel organisaties op zoek zijn gegaan naar een andere methode. Zie daar de KUS: doordat de urenbalans elk kwartaal op nul moet staan is het eenvoudiger om overzicht te houden. Ook medewerkers begrijpen vaak beter hoe ze ervoor staan qua plus- en minuren. En excessen worden op de urenbalans beperkt omdat er elk kwartaal gecompenseerd moet worden. Klinkt mooi! Maar helaas is het niet zo dat de KUS geen valkuilen kent:

Valkuilen van KUS

1. Het doel van de JUS is om flexibiliteit zo optimaal mogelijk te organiseren over het jaar heen. Door in de KUS-methode je flexibiliteit per kwartaal te organiseren beperk je de mogelijkheden. Zo kun je als planorganisatie bijvoorbeeld niet medewerkers extra inzetten in de zomerperiode om meer verlof op te vangen en later in het jaar die uren te compenseren. De toegevoegde waarde van het dusdanig organiseren van je capaciteit wordt hierin beperkt.
2. Net zoals bij de JUS moet je als planorganisatie goed capaciteitsmanagement uitvoeren om goed de KUS uit te voeren: zicht op de benodigde werkvraag en beschikbare capaciteit zijn noodzakelijk. Bij de KUS is de noodzaak zelfs hoger, omdat je vaker een balansmoment hebt. Dit verhoogt de administratieve druk bij de planorganisatie en kan ertoe leiden dat er extra werk ontstaat doordat plus- en minuren vaker moeten worden gebalanceerd.

Hoe maak je de juiste keuze?

Kortom: er zijn van beide methodes voor- en nadelen. Hoe kies je welke methode bij jouw organisatie past? Ten eerste moet je de basis op orde hebben: goed capaciteitsmanagement met duidelijke inzicht in je benodigde werkvraag en beschikbare capaciteit. Daarnaast een duidelijk proces voor planners om plus- en minuren te balanceren. Daarnaast ook duidelijke spelregels en kaders voor medewerkers: hoe worden mijn uren ingepland? Hoe worden plus of minuren afgerekend en wanneer?

Wanneer de basis op orde is, is het zaak om te kijken naar de behoefte van je organisatie en je medewerkers: heb je een variabele werkvraag dat weinig voorspelbaar is? Dan geeft de KUS-variant mogelijk al veel flexibiliteit en ruimte om uren te balanceren. Heb je als organisatie een werkvraag of capaciteit dat duidelijke pieken en dalen kent? Dan kan de JUS-variant meer gerichte flexibiliteit geven. Voor medewerkers is het nuttig om te inventariseren waar de grootste behoefte ligt: regelmaat in het rooster of juist flexibiliteit op specifieke momenten? Beide methodes kunnen dit bieden, dus goed inventariseren waar de behoefte ligt is belangrijk zodat dit plek krijgt in de spelregels. Want daar valt of staat alles mee: een duidelijk beleid en heldere uitvoering.