Hoeveel planners heb je nodig voor 100, 300 of 1.000 medewerkers? Het klinkt als een simpele rekensom, maar dat is het zelden. Het aantal medewerkers zegt namelijk maar een deel van het verhaal.
De hoeveelheid van het planwerk wordt vooral bepaald door de complexiteit van je organisatie, de taken van het planbureau of de WFM-afdeling en hoe goed processen en systemen zijn ingericht. Daarom bestaat er geen standaardverhouding die voor iedere organisatie werkt.
Je komt regelmatig vuistregels tegen zoals één planner per 100 of 200 medewerkers. Zulke cijfers kunnen helpen om een eerste vergelijking te maken, maar zeggen op zichzelf weinig.
Een organisatie met 150 medewerkers, veel verschillende contracten, meerdere locaties en veel roosterwijzigingen kan meer plancapaciteit nodig hebben dan een organisatie met 500 medewerkers waar het werk grotendeels voorspelbaar is.
De betere vraag is daarom niet:
Hoeveel medewerkers kan één planner plannen?
Maar:
Hoeveel werk moet het planbureau of de WFM-afdeling uitvoeren en hoeveel capaciteit is daarvoor nodig?
Het aantal medewerkers is natuurlijk relevant, maar kijk vooral naar wat er achter die medewerkers gebeurt.
Denk bijvoorbeeld aan het aantal locaties en afdelingen, verschillende diensten en werktijden, contractvormen, verlofregels, kwalificaties en skills, roosterwensen en het aantal wijzigingen nadat een rooster gepubliceerd is.
Ook de organisatie van het planproces maakt veel verschil.
Moet een planner bijvoorbeeld alleen een rooster maken? Of verwerkt het planbureau of de WFM-afdeling ook ziekmeldingen, verlof, contractwijzigingen, openstaande diensten, dagelijkse bijsturing en vragen van medewerkers?
Hoe meer taken bij het planbureau of de WFM-afdeling liggen, hoe meer capaciteit daarvoor nodig is.
Wil je weten hoeveel planners je nodig hebt, begin dan niet bij het aantal FTE binnen het planbureau of de WFM-afdeling. Begin bij het werk.
Breng in kaart welke activiteiten planners uitvoeren en hoeveel tijd daarin gaat zitten.
Bijvoorbeeld:
Pas als je weet hoeveel werk er daadwerkelijk wordt uitgevoerd, kun je bepalen hoeveel capaciteit daarvoor nodig is.
Een eenvoudige aanpak is om per activiteit drie dingen vast te leggen:
Hoe vaak komt deze activiteit voor?
Hoeveel tijd kost één uitvoering gemiddeld?
Wie voert de activiteit uit?
Stel dat je iedere maand 800 roosterwijzigingen verwerkt en één wijziging gemiddeld vier minuten kost.
Dan vraagt alleen deze activiteit al:
800 × 4 minuten = 3.200 minuten
Dat is ruim 53 uur per maand.
Doe dezelfde berekening voor de andere werkzaamheden van het planbureau of de WFM-afdeling. Zo ontstaat een veel beter beeld van de daadwerkelijke werkbelasting.
Vergeet daarbij niet dat een planner niet alle contracturen beschikbaar is voor planwerk. Er gaat ook tijd naar overleg, opleiding, administratie, pauzes en andere werkzaamheden.
Twee organisaties met hetzelfde aantal medewerkers kunnen een totaal andere hoeveelheid planwerk hebben.
Een paar voorbeelden.
Daarom zegt alleen het aantal medewerkers weinig over hoeveel planners nodig zijn.
Een belangrijke aanwijzing voor de hoeveelheid planwerk is het aantal wijzigingen nadat het rooster is gepubliceerd.
Veel wijzigingen betekenen niet automatisch dat je meer planners nodig hebt.
Het kan ook betekenen dat er eerder in het proces iets niet goed gaat.
Misschien wordt beschikbaarheid te laat aangeleverd. Misschien verandert de personeelsbehoefte vaak. Misschien zijn verantwoordelijkheden niet duidelijk. Of misschien worden roosters gepubliceerd terwijl nog veel informatie ontbreekt.
In dat geval los je het probleem niet structureel op door meer planners toe te voegen.
Dan moet je eerst kijken naar het proces.
Wanneer de werkdruk binnen het planbureau of de WFM-afdeling hoog is, lijkt extra capaciteit een logische oplossing. Soms is dat ook precies wat nodig is.
Maar kijk eerst of het planproces goed georganiseerd is.
Door processen slimmer in te richten kan de hoeveelheid handmatig planwerk flink verminderen.
Het doel is daarbij niet om zo min mogelijk planners te hebben. Het doel is om planners in te zetten voor werkzaamheden waar hun kennis en ervaring daadwerkelijk waarde toevoegen.
Uit een berekening kan bijvoorbeeld komen dat je 1,2 FTE plancapaciteit nodig hebt. Dat betekent niet automatisch dat één planner voldoende is. Een planproces moet ook doorgaan tijdens vakantie, ziekte en opleiding. Daarnaast wil je voorkomen dat alle kennis bij één persoon zit. Kijk daarom naast de benodigde uren ook naar de kwetsbaarheid van je planbureau of WFM-afdeling.
Een goede bezetting gaat niet alleen over efficiëntie, maar ook over continuïteit en kwaliteit.
Er is dus geen magisch aantal planners per 100 medewerkers.
Een goede bezetting ontstaat door te kijken naar het werk dat uitgevoerd moet worden, de complexiteit van de organisatie en de manier waarop het planproces is ingericht. Heb je structureel veel overwerk, achterstanden, roosterwijzigingen of ad hoc werkzaamheden? Dan is dat een signaal om verder te kijken.
Misschien heb je meer plancapaciteit nodig. Maar misschien zit de grootste winst juist in duidelijkere processen, een andere taakverdeling of betere ondersteuning vanuit WFM software.
Twijfel je of jouw planbureau of WFM-afdeling goed is ingericht of wil je weten hoeveel plancapaciteit je daadwerkelijk nodig hebt?
Spril helpt organisaties om Personeelsplanning en Workforce Management slimmer en beter te organiseren. We kijken niet alleen naar het aantal planners, maar juist naar processen, verantwoordelijkheden, werkzaamheden en de manier waarop planning binnen de organisatie is ingericht.
Zo weet je niet alleen hoeveel planners je nodig hebt, maar vooral waarom.