Waarom capaciteitsplanning het verschil kan maken voor het plannen van de buitendienst

… de organisatie niet meer genoeg (technisch geschoold) personeel kan vinden

…de meest ervaren medewerkers de komende jaren met pensioen gaan

…de organisatie wil dat personeel duurzaam inzetbaar is en blijft

…de organisatie reistijd tussen opdrachten wil beperken zodat medewerkers vitaal blijven tijdens hun werkdagen

…de organisatie wil verduurzamen door bijvoorbeeld minder werk-werk kilometers te maken

De beperkingen van roostering

Het antwoord wordt vaak gezocht in het rooster, maar snel wordt het duidelijk dat daar niet de oplossing zit. Zo maken veel organisaties de beweging om hun roostering te automatiseren, wat in de praktijk vaak ingewikkelder blijkt dan voorzien. Want hoe kan een automatisch systeem effectief het werk verdelen als er niet genoeg personeel is? En lijkt het alsof er steeds minder orders worden afgehandeld met dezelfde capaciteit? Het antwoord op alle vragen ligt bij capaciteitsplanning.

Capaciteitsplanning als oplossing

Als we denken aan personeelsplanning dan denken we vaak aan het rooster: een overzicht van diensten in een mooi schema of het automatisch plansysteem dat de orders netjes verdeeld over het personeel. Maar het rooster is slechts één onderdeel van personeelsplanning, waarbij de kwaliteit afhankelijk is van wat er vooraf gaat aan het rooster en wat er naderhand mee gebeurt. Veel vraagstukken waar de planning van een buitendienst mee worstelt zijn lastig te corrigeren in een rooster dat al is gevuld met medewerkers en diensten. Het goed uitvoeren van capaciteitsplanning biedt hier uitkomst en maakt het verschil in het effectief plannen van een buitendienst.

Het proces van capaciteitsplanning

Capaciteitsplanning is het procesgedeelte waarin de vertaling wordt gemaakt van voorspellen naar plannen, door het werkaanbod dat is voorspeld, en de parameters die daarbij horen, te vertalen naar FTE of formatie. Dit proces mits goed ingericht zorgt voor flexibiliteit. Naast flexibiliteit, is het hoofddoel van capaciteitsplanning efficiëntie: het zo optimaal afstemmen van vraag op aanbod. Capaciteitsplanning volgt dus op het procesonderdeel voorspellen, waar in kaart wordt gebracht wat er nodig is aan werk, en gaat vooraf aan het procesonderdeel roostering waarin benodigde FTE worden vertaald naar activiteiten in een rooster.

Belangrijke factoren voor effectieve capaciteitsplanning

Om capaciteitsplanning goed uit te voeren bij een buitendienst heb je inzicht nodig in hoeveel tijd je kwijt bent voor de verschillende zaken waar personeel op wordt ingezet. Er zijn hierin grofweg drie categorieën te onderscheiden:

• Tijd die wordt besteed aan werk of orders. Heet vaak sleuteltijd, interventietijd of normtijd. Daarnaast kan er geplande tijd zijn voor werk waar bezettingseisen het uitgangspunt zijn (“er moeten minimaal twee medewerkers aanwezig zijn tussen 10:00-18:00”).
• Reistijd tussen de verschillende orders of activiteiten die gepland worden.
• Tijd waarin medewerkers niet productief zijn (niet “sleutelen”) of niet beschikbaar zijn.

De rol van tijdsregistratie

Tijdsregistratie binnen de buitendienst is dus van cruciaal belang. Het gaat er bij effectieve capaciteitsplanning namelijk om dat je het totaalbeeld hebt van waar je personeel voor kunt inzetten en op welke momenten. Onderscheid maken tussen wanneer medewerkers werk aan het uitvoeren zijn en wanneer medewerkers hiervoor niet beschikbaar zijn is de eerste stap van capaciteitsplanning.

Organisatiecultuur en weerstand

Bij veel organisaties – niet alleen organisaties met een buitendienst - is er alleen niet altijd een cultuur is van terugblikken of evalueren. Een dergelijk proces opstarten kan dus op weerstand of wantrouwen stuiten. Wees bewust van welke vraagstukken er spelen binnen jouw organisatie en ga hier het gesprek over aan. Goede capaciteitsplanning brengt transparantie in het planproces, maar daarvoor heb je wel alle spelers aan tafel nodig.