Inloggen

menu

Planning en roosteren door de jaren heen bij Ipse de Bruggen

Geplaatst op: 22 november 2022
Geplaatst op: 22 november 2022
Geschreven door
Tiffany Verkerk
Categorie
Personeelsplanning
Leesduur
5 min leestijd
Deel dit artikel
Heb je vragen?

Een interview met Carla van Linsten:

Altijd al benieuwd geweest hoe het plannen er vroeger aan toe ging? Wij vroegen het aan Carla van Linsten, Roosteraar bij Ipse de Bruggen!

"Ik ben in 1980 voor het eerst gaan plannen. Dit was voor het personeel van één woning bij Ipse de Bruggen, een zorginstelling voor kinderen, jongeren en volwassenen met een verstandelijke beperking. Het roosteren was een neventaak vanuit leerling Z verpleegkundige gehandicaptenzorg. Het werk in de jaren daarna zagen er aardig anders uit, dan het plannen van nu!"

1980

"Toen ik begon bij Ipse de Bruggen was er geen planning. Iedereen werkte 10 dagen (5 dagen dagdiensten en 5 dagen avonddienst) achter elkaar en daarna was je 4 dagen vrij.

In 1978 zijn we gaan plannen op papier, potlood en gum tot ongeveer 1985.

Hierbij kan je een tekenvel voorstellen die eruitziet als een Excelsheet. Alle variabelen moesten toen handmatig in de gaten gehouden worden. We hadden een kleine kaartenbak met daarin de verlofstanden. Bij een ruiling werd de originele dienst doorgestreept of overschreven en aangepast naar de juiste dienst. Aan het einde van de maand moest ik dit per persoon overschrijven op een rooster van karton. Dit ging naar loonadministratie."

1985

Rond 1985 zijn we begonnen met plannen op een soort van ministeckbord. Hier heb ik hem nog liggen! 

"Een wit blokje is een dienst op woning. De Code 01 staat voor een dienst tussen 07:00 uur en 19:00 uur. Elke woning had eigen opstarttijden dus de woning wist zelf welke code voor welke starttijd van dienst stond. Elke dienst duurde standaard 8 uur, met een doorbetaalde pauze. Een groen blokje stond voor verlof. Het cijfer waar het blokje op eindigt gaf het aantal ogenomen verlofuren aan. Zo stond blauw voor een vrije dag, bruin voor een cursusdag en grijs voor compensatiedag. Om eerlijk te zijn weet ik even niet meer waar geel voor stond.

Wanneer het rooster af was moesten we hier een glasplaat opleggen zodat alle blokjes goed bleven zitten om vervolgens een kopie te maken in kopieerapparaat. Deze kopie had je voor jezelf omdat het rooster best fraudegevoelig was. Dit ministeckrooster schoof je namelijk in een speciale houder die op de muur was gemonteerd in het algemene kantoortje in de woning, iedereen had hier dus toegang toe en kon aanpassingen maken. Aan het einde van de maand maakte je weer een kopie van het rooster en bracht dit naar salarisadministratie."

2009

"In 2009 zijn we begonnen met het Fred Rietveldrooster in Excel. Dit is te vergelijken met ministeckrooster maar dan digitaal. Dit systeem rekende dus ook uit hoeveel uren er gewerkt moesten worden en er daadwerkelijk ingepland stonden. Het rooster kon ook aangeven hoeveel diensten er waren ingepland."

2012

"In 2012 zijn we overgegaan naar roosterprogramma ORTEC. Hier werken we nu nog steeds mee in samenwerking met het programma AFAS. Het grootste verschil tussen vroeger en nu is dat je niets zelf meer hoeft uit te rekenen, geen papieren meer hoeft bij te houden met verlofstanden. Ook gaat het plannen en corrigeren sneller en overzichtelijker. De systemen houden alles bij, wanneer er welke ruiling is doorgevoerd, of en wanneer er schending van de ATW wordt gemaakt. Overal zitten nu waarschuwingssystemen ingebouwd. Het plannen was vroeger wel iets simpeler omdat iedereen altijd diensten van 8 uur werkte."

Vertel ons meer!

Wanneer in je loopbaan heb je de grootste veranderingen geïmplementeerd zien worden? Welke verandering was dit?  

"De aanpassing vanaf ministeck naar Excel en vanaf Excel naar ORTEC".

Hoe verlopen de processen? En hoe is de samenwerking met andere afdelingen (bijv. MT of HRM)? 

"De zorgmanager van de woning draagt aan welke capaciteit hij of zij graag ziet op de woning. Verder ligt op dit moment nog alle verantwoordelijkheden wat betreft het roosteren tot aan het afsluiten van een rooster bij mij. Dit wil zeggen het maken van het maandrooster volgend de ATW en cao-normen, het verwerken van mutaties, vervangen van ziekte op lange en korte termijn, het adviseren van de zorgmanager in capaciteit (is het nodig om personeel te werven, analyse van opvallende of terugkerende calamiteiten) het inschakelen van de uitzendbureaus, het beoordelen van verlofaanvragen, het bijhouden van verlof-, PBL- en jaaruren enz. Bij het afsluiten de roosters nalopen en accorderen aan de zorgmanager. Die geeft akkoord op het rooster en geeft loonadministratie een seintje dat het rooster is afgesloten zodat zij de loonbetaling kunnen verwerken."

Welke veranderingen zie je op korte termijn nog gebeuren? 

"Binnenkort gaat het vervangen van diensten op korte termijn weg uit mijn takenpakket. Alles wat er voor aankomende week moet worden gedaan in het rooster wordt dan opgepakt door de Front office.

Wellicht gaan we binnenkort naar het zelfroosteren toe. Dit staat al vanaf 2015 op de planning maar is helaas nog niet gelukt. Er zijn nog te veel woningen die niet aangesloten zijn bij het centrale roosterbureau. Ook draagt een woning zelf de kosten voor het plannen en zij zien op dit moment geen toegevoegde waarde voor zelfroosteren omdat alle voorkeuren via Ortec kunnen worden ingediend."

Vergelijkbare artikelen

Toegang tot premium artikelen

Sluit venster

Login

Account maken

Ik zoek een interimmer

Sluit venster

Vul je gegevens in

Offerte aanvragen

Sluit venster

Uw gegevens