Plannen: hoe ging dat vroeger eigenlijk?

Maar hoe zijn we hier terecht gekomen en wat hebben we hiervoor meegemaakt in de planning? Zo waren de eisen voor een planner heel anders dan nu. Er wordt nu verwacht dat een planner een hoop competenties of eigenschappen bevat. Denk aan: MBO+ of HBO werk- denk niveau, goed kunnen anticiperen, creatief zijn, flexibiliteit tonen, juiste oordeelsvorming kunnen maken, conflicten beheersen, taken delegeren, inzicht hebben in de (werk)omgeving, plan- en organisatievermogen en resultaat- en vakgericht kunnen werken.

Vroeger was het plannen vaak een bijkomend onderdeel van een andere baan. Hier stonden dus geen competenties voor uitgeschreven. Om er echt achter te komen hoe het plannen er vroeger aan toe ging, hebben we een paar anekdotes bij elkaar gezocht over hoe het plannen vroeger ging.

Potlood, gummetje, kan koffie, koekjes en puzzelen maar.

“Sinds 1985 werk ik in de zorg en de digitale wereld was toen nog ver weg. Dienstroosters hingen op prikborden en je diensten schreef je over in je agenda. Aanvragen deed je ook op papier. Naast de aanvraaglijst hing een lijstje met wat wel en niet mocht hierin. 

Rond 2006 werkte ik als IC verpleegkundige en maakte ik daarnaast de roosters. Er was wel een digitaal systeem (ontworpen door een voormalig patiënt) maar dit had enkel horizontale tellingen en was bedoeld om een gemaakt rooster in te kloppen (handig voor de salarisadministratie). Plannen gebeurde op grote vellen papier die door een drukker werden aangeleverd. Met ongeveer 50 medewerkers waren dat flinke vellen. We plande per maand en soms 2 maanden aaneen (dan knipte en plakte we twee van deze vellen aan elkaar).

Aanvragen moesten met potlood ingevuld worden, maar dat gebeurde meestal niet waardoor het één grote kliederlijst werd. Op het moment van plannen was het handiger om alles over te schrijven. Vervolgens de vaste aanvragen er met rode pen in zetten, de "harde aanvragen" daarnaast met blauw en de rest met potlood. Wanneer dat was gedaan handmatig eronder een soort van telling in elkaar knutselen zodat je kon afstrepen wat er gepland was. En dan kon het plannen beginnen. 

Horizontaal telde we handmatig de geplande diensten. We hadden zelf lijsten gemaakt met hoeveel diensten per contractvorm per maand gepland moesten worden om bij benadering aan de uren te komen.

Kortom, veel tellen, puzzelen, diensten invullen en weer uitgummen als het toch niet goed uitkomt, weer opnieuw plannen, tellen enz. Vervolgens alles in het systeem zetten en waar nodig nog wat schuiven wanneer iemand te veel of te weinig ingepland stond. In deze tijd niet meer voor te stellen dat dit de werkwijze was. Je zou denken dat het op papier plannen compleet verbannen is. In mijn laatste baan binnen de VVT kwam ik deze werkwijze weer tegen. Alles op papier om het vervolgens in te kloppen in het systeem Caress. Inmiddels is aldaar Inplanning geïmplementeerd en ondanks de uitgebreide trainingen plannen een aantal planners nog steeds op papier.  Voelt toch meer vertrouwd voor hen. Heeft wat nostalgisch..... potlood, gummetje, kan koffie, koekjes en puzzelen maar.”

~ Marianne van de Veer, Consultant bij Spril

Plannen met gekleurde magneetjes.

“Ik was ooit planner van de roosters op een callcenter, daar had ik een groot wandbord met allemaal gekleurde magneetjes tot mijn beschikking. Elk kleurtje en vorm stond voor een bepaalde dienst.  Het was soms een heel gepuzzel, helaas heb ik hier geen foto meer van, best jammer want het was een kleurrijk gezicht! Het leek een beetje op ministeck!”

~ Ellis van Bree-Tjallinks, Front Office medewerker bij Magna Tyres Group

Plannen in drievoud op A1 Papier!

“Ik ben in 2006 aan de slag gegaan als assistent-bedrijfsleider en ben toen voor het eerst in aanraking gekomen met het maken van een rooster, dit was voor een supermarktketen.

Het maken van een rooster was onderdeel van mijn werkzaamheden als assistent-bedrijfsleider en later als bedrijfsleider. Het maken van de planning deed ik alleen. De informatie die ik nodig had m.b.t. het personeel (ziekte/scholing/vakantie) kreeg ik vanuit de rayonmanager. Het aantal uren dat ingezet mocht worden ging op basis van de geschatte omzet van een roosterperiode. Het maken van het rooster gebeurde nog op papier. We hadden hiervoor een groot blok (A1 formaat). Hier zat doordrukpapier onder en zo werd het rooster in 3-voud gemaakt. Voordat ik het rooster op A1-formaat ging opschrijven had ik deze al in het klad, ook op papier, gemaakt.

De echte uitdaging kwam op het moment dat het rooster uit was.

Het rooster staat op papier, je kan je dus voorstellen dat er een hoop tipp-ex werd gebruikt om ruilingen, ziekte en andere mutaties bij te houden. De vertaling vanaf dit papieren rooster naar de loonadministratie was dan ook altijd een uitdaging."

~ Maicel Gritter, Allround WFM Specialist en Personeelsplanner bij Spril

De eerste stap in de digitale planning; Plannen in Excel.

“Van 2010 tot en met 2015 ben ik als personeelsplanner in aanraking gekomen met planmatige werkzaamheden bij het Ministerie van Defensie.

Het ging hier om personeelsplanning van de artsen, oogartsen, oorartsen en de psychologen die deel uitmaakte van de werving en selectie voor het Ministerie van Defensie. De planning werd gedaan met behulp van twee computersystemen, namelijk SAP en Excel. De capaciteitsmanager gaf in SAP aan wat de capaciteitsbehoefte was.

Verder was hier ook het verlof en ziekteverzuim zichtbaar, deze systemen konden toen nog niet samen werken en moest handmatig door mij in de gaten worden gehouden. Aan de hand van SAP werd het rooster in Excel gemaakt. Alle mutaties die zichtbaar waren in SAP moest daarna dus nog in Excel worden verwerkt aan de hand van het personeelsbestand.”

~ Antonio da Visitação Henriques, Unit Coach bij Axxicom Airport Caddy