Plannen hoe ging dat vroeger eigenlijk? In gesprek met Pepijn Martens

“Ik ben voor het eerst beroepsmatig in 1999 aanraking gekomen met planning. Dit was voor het Hilton Hotel in Amsterdam. Hier maakte ik als supervisor de dagplanningen op een whiteboard. Dus wie er wanneer en in welke zaal wat moest brengen. Dit ging om de banqueting, dus vanaf koffie serveren tot aan de gehele service voor feesten en partijen. Hierna ben ik in 2002 vanuit het horeca/hotelwezen naar de uitzendwereld voor de horeca gegaan. In 2006 ben ik voor Déhora gaan werken, hier heb ik verschillende opdrachten gehad.

In 2008 ben ik de grootste veranderingen tegengekomen bij een opdracht voor het Rijksmuseum Amsterdam. Hiervoor had ik bij de KLM gepland en daar werd al digitaal gewerkt en op cijfers gestuurd. Toen ik bij het Rijksmuseum binnenkwam nam ik weer even een stap terug in de tijd.

Er hing een groot uitgeprint basisrooster van een heel jaar aan het prikbord, voor maar liefst zo’n 70 beveiligers. Hierop werden ruilingen gedaan door de medewerkers zelf. Een hoop geklieder dus op het papier. En oh ja… vergeet ook niet de planner even van de ruiling op de hoogte te stellen. Dit stapje werd dus wel eens overgeslagen. De sturing van de planning miste, helaas.

Als planner maakte je de roosters en de dagplanning op postenlijsten: wie er op welke post moet staan. Het kwam dus geregeld voor dat Pietje kwam opdagen terwijl ik dacht dat Jantje moest werken. Het museum kon/mocht niet open als er niet genoeg beveiligers waren omdat dan de veiligheid van de bezoekers niet gewaarborgd kon worden. Hiervoor was de overdracht van de dag van morgen erg belangrijk. De teamleider had zijn eigen werkplek waar zij hun eigen rooster maakte op ministeck.

De eerste kleine stap was dat de planning van de muur is gehaald en het basisrooster werd ingevoerd in Rostarflex (is nu RostarCAS). Wat er toen gebeurde, is dat er ineens inzicht kwam tussen tekorten en overschotten van het personeel. Vervolgens zijn wij nieuwe basisroosters gaan ontwerpen op basis van de wensen én op basis van werkaanbod. Iedereen mocht vier harde eisen per 4-weeksrooster doorgeven. Een belangrijk uitgangspunt was een eerlijke verdeling van diensten.

Hiermee hebben we een forse besparing op het overwerk kunnen maken. Het idee van het aanpassen van de basisroosters zorgde voor de nodige weerstand, maar uiteindelijk hebben we 99% van de wensen kunnen realiseren in de basisroosters. Dit gaf een flinke boost aan de medewerkerstevredenheid. Vervolgens zijn we in 2010 gaan plannen met Harmony (voorloper van OWS). Hierin was de grootste verandering dat we een optimiser en een taakgerichte planning hebben geïmplementeerd. Hierbij is het proces verder gedigitaliseerd en geoptimaliseerd “

Welke veranderingen zie je op korte termijn nog gebeuren?

“Het gebruik van AI en power BI. Ook doordat de medewerkers steeds meer autonomie krijgen verandert onze positie als planner. Vroeger moest je als planner gek zijn op “puzzelen” en een MBO werk- en denkniveau hebben, echter stellen steeds meer organisaties personeelsplanning centraal en veranderen de competenties en vaardigheden ieder jaar. Je moet jezelf dus ook blijven ontwikkelen om deze functie te kunnen vullen, denk aan een HBO/HBO+ of zelfs een WO-niveau. De rol verandert van uitvoerend naar adviserend en digitalisering is daarin een belangrijke factor.

Over 20 jaar zal ons beroep naar verwachting niet meer bestaan, maar zijn we vervangen door AI en algoritmes. Dan zijn er geen planners maar procesmanagers nodig om dit te controleren.”